Die Rechnungsprüfung ist eine der zeit- und kostenintensivsten Routineprozesse in Unternehmen. Insbesondere dann, wenn unterschiedlichste Rechnungen in diversen Layouts an verschiedene Rechnungseingänge in Papier- oder digitaler Form eingehen, ist die händische Rechnungsprüfung bei steigendem Rechnungsvolumen ineffizient und fehleranfällig.
Eine digitale Rechnungsprüfung bietet Potenzial zur Automatisierung der Verarbeitung eingehender Rechnungen. Dank künstlicher Intelligenz und individueller Anpassung können unterschiedliche Rechnungen und auch andere Dokumente lückenlos und zuverlässig ausgelesen werden. Relevante Rechnungsinformationen wie Kreditor, Debitor, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer, Kontodaten usw. werden strukturiert für die weitere Verarbeitung bereitgestellt.
Bevor Unternehmen Rechnungen bezahlen, müssen sie diese prüfen, um Rechnungen nicht doppelt zu bezahlen und sicher zu sein, dass die abgerechnete Leistung erbracht wurde.
Eingangsrechnungen lassen sich dank künstlicher Intelligenz und dem Einsatz der richtigen Software lückenlos und sicher auslesen, bearbeiten, genehmigen, um abschließend in ein Buchhaltungssystem übertragen werden zu können. Das bedeutet, dass alle relevanten Daten für die Weiterverarbeitung bereitgestellt, gespeichert und archiviert werden. Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, Dokumente 10 Jahre aufzubewahren. Sie sind jederzeit abrufbar und auffindbar, um den gesetzlich erforderlichen Jahresabschluss zu erstellen.
In einem DMS lässt sich dieser Prozess digital abbilden und bringt dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern eine Reihe positiver Aspekte. Doch wie genau funktioniert ein DMS und wie lässt sich dieser Freigabelauf digital abbilden?
Definition – Was ist ein DMS?
DMS ist die Abkürzung für Dokumenten Management System, in welchem die Organisation und Koordination sämtlicher Schriftstücke im Unternehmen vereinfacht und koordiniert werden können. Die DMS Software bietet Unternehmen eine leistungsfähige Softwareplattform für die digitale Verwaltung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse und Dokumente und zeichnet sich durch eine Vielzahl von Vorteilen aus.
Digitalisierung der Unternehmensprozesse mit einer Dokumenten Management Software
Ein tägliches Muss in Unternehmen: Die Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen. Der manuelle Bearbeitungsprozess ist oft zeitaufwändig und zieht in vielen Fällen noch eine große Papierflut hinter sich her. Die Arbeit wird unübersichtlich und Zuständigkeiten sind nicht klar.
In vielen Unternehmen haben sich gewisse Regeln zwar gut eingespielt, doch wer heute wettbewerbsfähig bleiben möchte, der muss sich dem digitalen Wandel anschließen.
Kommen Ihnen diese Situationen bekannt vor?
„Die Kollegin ist heute krank. Wer ist zuständig für die Bearbeitung der Rechnung?“
„Wie ist der aktuelle Status der Rechnung?“
„Wir haben schon wieder eine Skontofrist verpasst.“
„Wie komme ich an meine Dokumente, wenn ich im Homeoffice oder von unterwegs arbeite?“
Eine Software unterstützt Sie und bietet Lösungen für all diese Herausforderungen. Abläufe werden transparent, sicher und ermöglicht effizienteres Arbeiten. Der Rechnungseingang lässt sich mit der richtigen Software einfach und schnell digitalisieren.
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Warum ein DMS einsetzen?
Für jedes Unternehmen ist es wichtig, dass wertvolle Ressourcen richtig eingesetzt werden und vor allem erhalten bleiben. Unproduktives Arbeiten, Personal- und Zeitmangel, überlastete und unzufriedene Mitarbeiter und zusätzliche Kosten hingegen bremsen den Erfolg aus. DMS-Lösungen helfen Ihnen, sich auf die Kernaufgaben zu konzentrieren und vereinfachen den (Arbeits-)Alltag wesentlich.
Weitere Vorteile eines DMS sind:
- Revisionssichere Bearbeitung, Speicherung und Archivierung nach GoBD
- Rechnungsbearbeitung- und freigaben sind von überall möglich, auch aus dem Homeoffice
- Manuelles Erfassen und Eingeben von Daten entfällt. Sie scannen Rechnungen und schicken Sie per Mail ins System. Automatische Textauslese übernimmt die Datenauslese.
- Transparenz im Bearbeitungsprozess & Zuständigkeiten sind klar
- Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung: Skonti werden nicht verschlafen
- Fristenmanagement, Fälligkeiten werden nicht übersehen
- Erstellung automatischer Ablehnungsschreiben
- Automatische Dubletten Checks und IBAN Checks
- Effizientes Arbeiten, Entlastung der Mitarbeiter
- Wesentliche Zeitersparnis durch schnelle Suche
- Auditierbares System: keine Vorbereitung für Wirtschaftsprüfungen
Rechnungen scannen/ per E-Mail weiterleiten, prüfen, freigeben
Der Rechnungseingang kann digital bearbeitet, gespeichert und verwaltet werden, um Zeit zu sparen und zugleich Fehler zu minimieren. Der Rechnungsfreigabeprozess gestaltet sich in jedem Unternehmen anders. Mit der passenden Software lassen sich individuelle Workflows anlegen und durch Freigabe-, Genehmigungsprozesse und Berechtigungen strukturieren.
Wie kann ein Rechnungsfreigabeprozess aussehen?
Mit Hilfe eines Dokumenten Management Systems mit digitalem Workflow lässt sich die Freigabe Ihrer Eingangsrechnungen einfach automatisieren. Die analoge Bearbeitung der Rechnungen sowie die manuelle Verteilung von Abteilung zu Abteilung ist nicht mehr nötig. Aktenordner, Unterschriftmappen und die Papierflut gehören ab sofort der Vergangenheit an.
Wie eine Freigabe von Eingangsrechnungen aussehen kann, sehen Sie anhand dieses Beispiels:
- Die Rechnung geht ein und wird per Mail-in oder Scan-In-Modul in der Plattform hochgeladen.
- Mittels OCR können bereits relevante Daten, wie z.B. Rechnungsnummer, Lieferant, Brutto- und Nettobeträge, MwSt., etc. ausgelesen und im System übernommen werden.
- Einfache und mehrstufige Freigabe der Eingangsrechnung. Mehreren Nutzern können verschieden Rolle und Rechte zugeordnet werden.
- Komplexere Freigabe: Nutzer können nach Kostenstellen geordnet werden, Abteilungen zugeordnet werden, Freigabegrenzen erhalten, mit Vertreterregelung hinterlegt werden.
- Direkte Übermittlung an das Verbuchungssystem, z.B. DATEV Unternehmen Online, SAP, SAP One, Microsoft Navision / Dynamics
Für wen eignet sich ein DMS?
Ein Dokumenten Management System kann in den meisten Abteilungen eines Unternehmens eingesetzt werden. Egal ob zur Vertragsverwaltung, E-Mail-Archivierung oder für Rechnungsworkflows. Mit einem DMS ergeben sich abteilungsübergreifend gewinnbringende Synergien, aus denen das Unternehmen und seine Mitarbeiter nachhaltig schöpfen können.
Hier die häufigsten Anwendungsbereiche:
- Rechnungsgenehmigung
- Vertragsmanagement
- Auftragsverwaltung
- Digitaler Posteingang
- Aktenverwaltung / digitales Archiv
Wo kann ein DMS installiert werden?
Für die Installierung eines DMS gibt es zwei Alternativen.
Die On Premise Lösung, bei der die Software auf einem firmeninternen Server installiert wird
Die Cloud Lösung, bei welcher sich die Daten auf einem externen Server eines Cloud Anbieters befinden.
Welche Lösung passt, kann man pauschal nicht sagen. Daher lohnt es sich, sich einen Software Anbieter zu suchen, der beide Optionen anbietet. Ihr Software Anbieter wird sie hierzu beraten.
Wie führe ich ein DMS erfolgreich ein?
Die Entscheidung für ein DMS und dessen Integration soll gut geplant sein. Nach der Recherche und der Entscheidung für den richtigen Anbieter sollten Sie die Prozesse beschreiben, dokumentieren und überprüfen. Schließen Sie ineffiziente Arbeitsabläufe aus, um die digitalen Prozesse zu verschlanken und am effizientesten zu gestalten. Jetzt ist die Gelegenheit, Ineffizienz zu beseitigen.
Halten Sie die Zukunft Ihres Unternehmens im Auge: Wie entwickelt sich Ihre Organisation? Wie unterstützt ein DMS die Erreichung Ihrer Ziele? Für welche Bereiche benötigen Sie ein DMS?
Die Zukunft des DMS
Die Digitalisierung verändert unser Leben in allen Bereichen. Innovative Technologien unterstützen und entlasten uns vor allem beruflich und bringen Unternehmen aufgrund von Kostensenkung, Zeiteinsparung und Qualitätssicherung voran. Die Automatisierung von Workflows, wie die Bearbeitung von Rechnungen (Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen), gehören mittlerweile schon zum Standard in vielen Organisationen.
Die Digitalisierung von administrativen Aufgaben und der Einsatz eines DMS wird sich flächendeckend durchsetzen, schließlich möchte jedes Unternehmen die Zukunft seines Geschäfts absichern und Home Office fähig sein.
