Ganz vorne dabei mit einer modernen Software
So mancher Aktenordner, in dem über Jahre Verträge abgelegt wurden, ist mittlerweile schon ziemlich verstaubt. So verstaubt, wie das analoge Ablagesystem, das immer noch in vielen Unternehmen angewandt wird.
Ein digitales Vertragsmanagement digitalisiert und automatisiert die Prozesse eines gesamten Vertragszykluses. Prozesse werden dadurch schneller, einfacher, effizienter und sicherer. Ein digitales Vertragsmanagement bildet den gesamten Vertragsprozess vom ersten bis zum letzten Schritt ab. Es spart nicht nur Zeit beim Suchen und Erstellen sonder auch Platz im Archiv und damit Kosten.
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Die Vorteile eines digitalen Vertragsmanagement
»Das haben wir schon immer so gemacht.« Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und warum sollte man also etwas ändern, was bisher gut funktioniert hat?
Wer jetzt nicht aktiv wird und sich mit dem Thema Digitalisierung befasst, verliert schnell den Anschluss.
5 überzeugende Argumente für ein DMS (Dokumenten Management System) für Verträge
- Sie sparen Zeit
Wie lange sind Ihre Mitarbeiter täglich auf der Suche nach wichtigen Informationen aus abgelegten Dokumenten? In einem DMS können Sie die Dauer der Suche durch die Suchfunktion oder der speziellen Suche nach Metadaten reduzieren.
Dokumente gelangen per E-Mail oder Scan in Funktion direkt auf einen an Ihr Unternehmen definierten Workflow.
- Sie sparen Geld
Mit einem papierlosen Büro spart man Geld für Papier, Material- und Druckkosten, Mietkosten für Archivräume und tut gleichzeitig der Umwelt Gutes.
Durch digitale Workflows wird die Zusammenarbeit von Mitarbeitern wesentlich effizienter und leichter.
Fristen werden nicht mehr übersehen oder verpasst.
- Sie behalten den Überblick
Alle Verträge und Dokumente sind im Blick. Wichtige Informationen sind einfach abrufbar. Vertragsdaten können kurzerhand exportiert und für Analysen und Berichte sortiert, geordnet und aufbereitet werden.
Vertragsfristen werden dank Erinnerungsfunktion angezeigt.
Da alle Akten digital verfügbar und durchsuchbar sind, können Sie auf Kundenanfragen schneller reagieren. Sind mehrere Mitarbeiter für einen Kunden zuständig, so erweist es sich als Vorteil, dass alle Unterlagen digital abgelegt sind. Mitarbeiter können unverzüglich reagieren.
Im Krankheitsfall oder wenn eine Kollegin oder ein Kollege im Urlaub sind, werden Vertreter hinterlegt und Zuständigkeiten sind dadurch eindeutig.
Statusverwaltung, z.B. die Freigabe von Vertragsdokumenten.
- Sicherheit
Daten liegen auf Ihrem Server oder in einer Cloud. Bei ShakeSpeare Software können Sie beispielsweise beide Optionen nutzen. Um sicher zu gehen, dass Verträge nicht einfach verschwinden ist es wichtig darauf zu achten, dass die Software für digitales Vertragsmanagement eine revisionssichere Speicherung und Archivierung der Dokumente sicherstellt. Dies bedeutet eine »Unlöschbarkeit« sowie einen
Abruf der Berabeitungshistorie und Protokollierung mit Benutzer- und Zeitstempel.
Die Compliance in Ihrem Unternehmen wird sichergestellt durch die zentrale und gesamtheitliche Einstellung von Rollen, Rechten, Verantwortungen, Regeln und Erinnerungen. Alle Verträge, Vertagsarten sowie die Fristen und Erinnerungen folgen den internen und externen Regeln.
- Flexibilität
Spezielle Anforderungen, die Unternehmensstruktur und die Arbeitsweise können schnell und einfach angepasst werden.
Dokumente können immer und von überall bearbeitet werden, sei es auf Geschäftsreisen oder aus dem Homeoffice. Der Zugriff ist zeit- und ortsunabhängig.
Schnittstellen zu anderen Programmen sind möglich, z.B. MS Dynamics NAV, SAP, etc.
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Volle Kontrolle über Ihre Verträge – heutzutage ein Muss
Mit einem unternehmensweiten Vertragsmanagement sind Sie definitiv auf der Überholspur und winken Ihren Excel-Listen und Aktenordnern nur noch im Rückspiegel zu.
Wichtig ist es, die richtige Software einzusetzen, die zuverlässig funktioniert und für die Prozesse in Ihrem Unternehmen passt.
Analoge Aktenordner und manuelle Aufgaben im Office verschwinden, wenn Dokumente mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems digitalisiert werden. Die Vertragsverwaltung übernimmt ab sofort die Software für Sie.
Wie finde ich das richtige digitale Tool für mich?
Eine gute Software stellt sicher, dass Sie Ihre Verträge über den gesamten Lebenszyklus hinweg im Blick behalten. Von den ersten Schritten der Anbahnung eines Vertrages bis hin zur Signatur und dem Abschluss begleitet die Software und unterstützt durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Alle relevanten Daten und die damit einhergehenden Aufgaben, wie Zahlungen, Kündigungen, usw. werden beachtet.
Was soll die Software für das »contract management« noch abbilden?
Zentrales Vertragsverwaltung
- Einfache Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Verträgen
- Ein System für alle Fachbereiche, Abteilungen, Standorte und Unternehmen innerhalb einer Unternehmensgruppe
- Individuelle Lese- und Schreibberechtigungen nach Vertragsarten und / oder einzelnen Abteilungen sowie Einzelberechtigungen
Vertragserstellung und Entwurffreigabe
- Häufig zu erstelende Standardverträge können mit Hilfe von Vertragskonfiguratoren schnell und einfach erstellt werden
- Der Vertragsentwurf kann über einen internen Workflow durch die beteiligten Abteilungen freigegeben werden
Digitale Signatur
- Mit Anbietern wie z.B. DocuSign können die Verträge aus dem System heraus zur digitalen Signatur gesendet und automatisch nach Signatur abgelegt werden
Fristen- und Erinnerungsmanagement
- Automatische Erinnerung für Kündigungsfristen und Vertragsabläufe
- Wiedervorlage auf einer To-Do-Liste
- Automatische E-Mail-Erinnerung
- Farbliche Kennzeichungen zur Übersicht
- Eskalationsstufen per E-Mail
Flexibilität
- Vertragsarten können frei gewählt und selber angelegt und hinzugefügt werden
- Definition und Erweiterung von Vertrags- und Stammdaten
- Anpassung an Ihre Anforderungen
- Zugriff von überall, zeit- und ortsunabhängig, auch von mobilen Endgeräten
Support
- Gute Erreichbarkeit in den Business hours
- Schnelle Lösung bei Problemen
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Was kann ein digitales Vertragsmanagement noch?
Verträge müssen in einem DMS nicht nur gespeichert und archiviert werden, sondern können auch damit erstellt werden.
Häufig erstellte Vertragsdokumente, wie z.B. NDAs, Arbeitsverträge, Datenschutzerklärungen, etc., können über einen sogenannten Vertragskonfigurator einfach und standardisiert hinterlegt werden. Das spart dem Vertragserstellter viel Zeit.
Für die Nutzung einer Software für die digitale Vertragserstellung gibt es zwei Möglichkeiten:
Die Software kann vom Nutzer selbst konfiguriert werden, so ist neben der Erstellungslogik auch rechliches Wissen hinterlegt. Der Nutzer, z.B. eine Rechtsabteilung, wird komplett vom Erstellungsprozess gekoppelt und gibt sein Wissen durch den Algorithmus der Software weiter.
Die zweite Variante ist es, die Software dem Wissensträger zur Verfügung zu stellen. Dieser greift dann bei der Erstellung direkt auf die Software zurück.
Je einfacher ein Anwendungsfall ist, desto leichter wird die Umsetzung sein.
Wie Sie sicher erkennen, lohnt es sich in jedem Fall, sich mit dem Thema digitales Vertragsmanagement auseinanderzusetzen, um weiter wettbewerbsfähig zu sein und seine Abläufe im Unternehmen zu optimieren.
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