Schadenverwaltung mit einer Workflow-Software: Schäden sinnvoll und digital dokumentiert 

Lästige Dokumentationspflicht für Arbeitsunfälle oder Schäden im Betrieb 

Kommt es in einem Unternehmen zu einem Arbeitsunfall, so werden sofort sehr viele Parteien in diesen involviert. Die Daten rund um den Unfall müssen erfasst und die Berufsgenossenschaft will informiert werden. Versicherungen und Betriebsrat spielen hier häufig auch eine Rolle und die Buchhaltung sowie Personalabteilung werden über dieses Unglück in Kenntnis gesetzt. Dabei fällt von Haus aus sehr viel Dokumentation an. Im Sinne der Arbeitnehmer*innen besteht natürlich die Pflicht, diese entsprechend gewissenhaft zu führen und alle Details zu dem Vorfall zu speichern.  

Ein weiteres Beispiel sind Schäden die im öffentlichen Nahverkehr oder in Kliniken entstehen. Dass die Schere bei einer OP im Bauch des Patienten vergessen wird, ist die Horrorvorstellung, die durch Film und Fernsehen suggeriert wird. Aber dennoch gibt es in Kliniken häufiger Vorfälle. Fehler durch die Ärzt*innen, eine zerbrochene Brille bei der OP, solche Verluste müssen auch aufgenommen und schriftlich festgehalten werden. Oft geht es dann um eine Erstattung des Verlusts oder Schadens durch eine Versicherung, aber es gibt auch Fälle, bei denen das Ganze dann vor Gericht geht. Hier fallen dann Fristen an, die gewahrt werden müssen. Beispielsweise für die Klageerwiderung o.ä.

Der Status quo: Wie werden Schadensfälle meist dokumentiert? 

Häufig ist es so, dass man in einer Unternehmensplattform wie Confluence pdfs mit Anweisungen und Vordrucken hinterlegt hat. Diese werden dann ausgedruckt, ausgefüllt und in Ordnern abgeheftet. Dieser Prozess hat augenscheinlich Nachteile. Das Suchen, Drucken und Ausfüllen des Formulars ist zeitaufwendig. Das Ablegen der Dokumente in Ordnern anfällig für Verlust und zeitintensives Suchen. Des Weiteren kann es bei Fällen zu Fristen kommen, die im Prozess dann mit Exceltabellen oder Erinnerungen durch Kalender abgebildet werden. Auch hier die Fehleranfälligkeit und fehlende Automatisierung. Man mag sich nicht ausdenken, was in der Rechtsabteilung los ist, wenn Fristen verpasst werden könnten oder Lücken in der Dokumentation entstehen. Meist ist auch die Rechtsabteilung der Initiator auf der Suche nach einer softwaregestützten Lösung dieser Herausforderung. In manchen Fällen wird schon mit Datenbanken gearbeitet, in die die Fälle eingegeben werden, was sich aber häufig als umständlich erweist, da dahinter kein Workflow liegt. 

Wie lässt sich der Prozess der Schadenverwaltung digital abbilden? 

Natürlich könnte man sagen, man speichert die pdfs digital in einem Cloud-Speicher oder auf dem eigenen Laufwerk. Das ist jedoch nicht revisionssicher und anfällig für menschengemachte Fehler. Deshalb sollte man hier zu einer Software greifen.  

Schritt 1: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems 

Genauer, ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS), in dem Dokumente revisionssicher gespeichert werden und mit Rollen- und Rechtvergabe der genaue Zugriff auf das System eingestellt werden kann. Hier werden hochgeladene und abgelegte Dokumente mit einer Version versehen. Wird bspw. ein Schadensblatt bearbeitet, wird dieses als neue Version angelegt, sodass man ganz genau tracken kann, wer wann was am Dokument hinzugefügt, gelöscht oder verändert hat. Des Weiteren werden die Dokumente verschlagwortet, sodass man einfach danach suchen kann. 

Schritt 2: Anbindung des DMS an einen digitalen Workflow 

Natürlich ist es gut, im ersten Schritt seine Dokumente digital gespeichert zu haben. Jedoch liegt hier noch viel mehr Potential. Die Anwender*innen können die Daten, die zu dem Fall aufgenommen werden müssen, auch direkt über eine Webform in die Software eingeben und als Fall speichern, sodass sie die Daten jederzeit zur Verfügung hat. Und auch hier werden die Rechte entsprechend der Struktur und Informationsregelung des Unternehmens angepasst. Das vereinfacht und beschleunigt die Suche und Daten wie Fristen können hinterlegt werden. Dieser Prozess kann dann auch – wie eine Akte – digital weitergegeben und eingesehen werden. Diesen Workflow kann man mit einem Workflow Konfigurator nachbilden. 

Schritt 3: Automatisierung als Schlüssel zu noch mehr Zeitersparnis  

Wenn diese Daten schon alle in einem System hat, dann kann man diese auch nutzen, um sich die Arbeit noch mehr zu erleichtern. Wenn es in Krankenhäusern zu Schäden kommt, bei denen die Patient*in eine Klage gegen die Einrichtung erhebt und das Ganze vor Gericht geht, dann muss hierzu häufig korrespondiert werden. Und meist sind die Arten der Briefe oder Dokumente in allen Fällen dieselben. Eine Klageerwiderung oder ein Einspruch könnte über eine Software mit Dokumentenerstellungsworkflow automatisch erstellt und per E-Mail versendet werden. Dies geschieht durch die Eingabe der änderbaren Daten ins System (bzw. sind diese schon eingegeben), wodurch eine Vorlage dann mit diesen veränderbaren sogenannten Metadaten gefüllt wird. Ein weiteres Beispiel für eine Automatisierung, die Rechtsabteilungen sehr viel Zeit und vor allem Kummer erspart, ist ein valides Fristenmanagement. Zu jedem Fall werden eine oder mehrere Fristen hinterlegt und ein Datum, an dem man an den Fall aus welchem Grund auch immer, erinnert werden will. Der Fall bleibt dann solange im Hintergrund, bis das eingegebene Datum vom System gematcht wird und der Prozess einem auf den digitalen „Schreibtisch“ gelegt wird. So sieht man sofort, um welchen Fall man sich kümmern muss. Bestenfalls kann man sich durch einen Kommentar zum Vorfall auch sofort daran erinnern. Das geht dann schon in die Legal-Tech-Richtung.  

 

Für wen ist eine Lösung für die digitale Verwaltung von Schäden sinnvoll? 

Generell sollte man sich zuerst die Häufigkeit anschauen. Wie häufig kommen Schäden oder Unfälle im Unternehmen vor und wie sieht der Prozess aus? Anhand dessen kann sehr schnell erkennen, wann eine solche Einführung Sinn macht. In Verkehrsbetrieben, wie dem öffentlichen Nahverkehr gibt es häufiger Schäden, in Krankenhäusern auch und hier sogar noch mehr in Form von Rechtsstreitigkeiten. In großen Betrieben im produzierenden Gewerbe werden oft Arbeitsunfälle dokumentiert. Auch hier sollte man sich die Idee weg vom Papier genau anschauen. 

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