Interview mit Melanie Schneider – Was sollten Unternehmen bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements beachten?

Für unser erstes Experteninterview haben wir uns Frau Melanie Schneider eingeladen. Sie ist zertifizierte IT Vertrags- und Projektmanagerin und hat mit den Jahren und in vielen Kundenprojekten einen reichen Erfahrungsschatz zum Thema „Einführung eines digitalen Vertragsmanagements“ erworben. Wir haben Sie befragt, wie Firmen eine solche Implementierung angehen sollten.

ShakeSpeare® (ShSp): Welche Unternehmen profitieren – Ihrer Meinung nach – am meisten von einer digitalen Vertragsverwaltung?

Melanie Schneider (MSc): Grundsätzlich profitieren alle Unternehmen von einem digitalen Vertragsmanagement. Eine manuelle Vertragsverwaltung birgt zu viele Risiken und hat im Unternehmen überhaupt keine Transparenz. Da wissen dann oft nur der Geschäftsführer oder der Einkauf und seine Assistenz über Verträge und Bedingungen Bescheid. Aufgrund der heutigen Anforderungen an Unternehmen und mit Blick auf die Softwareeinführung und weitere operative Umsetzungen, halte ich den Einsatz einer digitalen Vertragsverwaltung für Unternehmen, die mehr als 10 Verträge verwalten und koordinieren müssen, für sinnvoll. Und natürlich geht es oftmals vor allem um die Kosten. So ist es sehr erstaunlich, dass die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements so stiefmütterlich behandelt wird. Bereits in 2017 hat eine veröffentlichte Studie von KPMG aufgezeigt, dass sich bis zu 30% der IT Jahreskosten durch ein implementiertes und gelebtes Vertragsmanagement einsparen lassen! Am Beispiel: Ein Unternehmen kalkuliert im Jahr 3,1 Mio. Euro für sein IT Budget. Darin enthalten sind Ablösungen von Altsystemen / Hardware / Neuentwicklungen und Projekte. Das Einsparungspotential mit einem implementierten IT Vertragsmanagement Tool würde hier mit einem Einsparungspotential von 30% eine Kostenersparnis von umgerechnet 930.000,00 EUR bedeuten! Die Zahl dürfte für sich sprechen. Ohne ein digitales Vertragsmanagement ist dies jedoch nicht zu erreichen. Vor dem Hintergrund der Digitalisierung und weiterer Anforderungen in der IT, können diese in Unternehmen vor allem durch ein digitales IT Vertragsmanagement unterstützt und professionell begleitet werden. Die Lieferantensteuerung wird verbessert und Review-/Genehmigungszeiten lassen sich lt. der KPMG Studie und weitere technische Möglichkeiten heute, durch den digitalen Prozess ebenfalls zwischen 40-50% reduzieren.

 

Shsp: Welche Stakeholder sind üblicherweise bei der Vertragsverwaltung involviert und was zeichnet sie aus?

 

MSc: Die Sichtweise zu dieser Frage ist in der Praxis sehr unterschiedlich. Oftmals werden in Unternehmen lediglich der Einkauf, die Rechtsabteilung und die Geschäftsführungeingebunden.

Aus der Unternehmenssicht sind dies die Bereiche, die meist mit der Vertragsanbahnung zu tun haben. Völlig außer Acht gelassen wird hierbei jedoch, dass der Vertrag nach der Unterschrift auch gelebt und korrekt umgesetzt werden muss!

Aus meiner Beratungspraxis habe ich die Erfahrung gemacht, dass es sinnvoll ist, alle Beteiligten in das Thema der sog. „Vertragsverwaltung“ einzubinden. Dies ist der Einkauf, der Fachbereich (Technik), das Controlling, das Lizenzmanagement, Projektmanagement und die Rechtsabteilung. Also alle Personen aus Abteilungen, die im Laufe des Vertragslebenszyklus und bis zum Vertragsende mit dem Vertrag in der Umsetzung in Berührung kommen. Denn der Vertrag ist noch lange nicht gut, weil er gut verhandelt und sein Einkaufsergebnis erreicht hat.

Wie gut ein Vertrag tatsächlich verhandelt und umgesetzt wurde, entscheiden alle Beteiligten und dies zeigt sich nicht allein mit der Gegenüberstellung vom verhandelten Preis zu Vertragsbeginn und tatsächlichen Kosten zum Vertragsende/-abschluss.

Dabei zeichnet die Stakeholder aus, dass sie fundierte Kenntnisse zum Vertragslebenszyklus haben, über den Tellerrand schauen und auch wissen, dass man die Ziele nur gemeinsam erreichen kann.

ShSp: Womit sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Vertragsmanagement Software starten?

 

MSc: Bei der Auswahl eines Vertragsmanagement Tools geht es zunächst darum, was genau das Ziel ist? Hierzu sollte eindeutige Klarheit bestehen, ob es um Transparenz/Kosten/Reporting/Prozesse und/oder andere strategische Ziele im Unternehmen geht. Also, was genau ist das Unternehmensziel?

Ferner ist es unabdingbar, mit allen Beteiligten einen Anforderungskatalog zu erstellen, der die Anforderungen aber auch die Ergebnisse (Unternehmensziele), die durch die Vertragsmanagement Software umgesetzt und erreicht werden sollen, wiederspiegelt.

ShSp: Was sind die ausschlaggebenden Faktoren für eine erfolgreiche Softwareeinführung im Vertragsmanagement?

 

MSc: Aus meiner Sicht und Beratungspraxis ist es die Betrachtung der technischen Faktoren und der prozessualen Einführung.

Zu einer erfolgreichen technischen Softwareeinführung im Vertragsmanagement gehört z.B., dass

✓ die technischen Anforderungen & Schnittstellen für alle Beteiligten klar sind

✓ die technischen Grenzen für alle Beteiligten transparent gemacht sind.

✓ die Schnittstellen zu anderen Systemen geprüft und im Anforderungsprofil in der Umsetzung berücksichtigt sind, d.h. wo werden Schnittstellen zu anderen Systemen benötigt oder sollten für Erweiterung bedacht werden?

✓ die gewünschten Reportingstrukturen und Anforderungen in der technischen Umsetzung eindeutig gemacht sind.

✓ alle Beteiligten mit Ihrer Erfahrung mitgewirkt haben.

Nur wenn Sie alle diese Aspekte hinreichend beleuchten und vereinbaren, können Sie von einer erfolgreichen Softwareeinführung im Vertragsmanagement sprechen.

Shsp: Was würden Sie Unternehmen vor der Implementierung einer Vertragsmanagement Software raten?

 

MSc: Mein Rat wäre, sich durch technische und fachliche Experten extern beraten und begleiten zu lassen. Darüber hinaus ist es für Unternehmen hilfreich, verschiedene Blickwinkel aus den involvierten Fachbereichen im Unternehmen auf das Thema zuzulassen. Es gibt nie nur eine Sicht.

Im Unternehmen müssen die Ziele, welche mit der Einführung des Systems oder der Software umzusetzen sind, aber auch die Grenzen, klar sein. Welche Erwartungen können erfüllt werden und welche Erwartungen können nicht erfüllt werden? Im Unternehmen müssen die erforderlichen Rollen und Prozesse durchdacht sein, welche die technische Implementierung flankieren und auf lange Sicht dafür sorgen, dass das Vertragsmanagement operativ gelebt und umgesetzt wird. Für notwendig halte ich auch, die Akzeptanz für das Vertragsmanagement im Unternehmen und die Umsetzung im Unternehmen sicherzustellen. Sonst hat man viel Geld für ein Tool ausgegeben und die Umsetzung wird nicht mitgetragen, im schlimmsten Fall torpediert. Last but not least, die richtige Auswahl von Mitarbeitern, die das Vertragsmanagement unterstützen können und auch wollen. Hier braucht es eine Besetzung nach Kompetenz nicht einfach nur nach Köpfen!

 

ShSp: Können Sie uns ein Praxisbeispiel für ein erfolgreiches Projekt im Vertragsmanagement nennen und warum dieses erfolgreich war?

Vor ein paar Jahren habe ich die Einführung eines Vertragsmanagement Tools in einem großen Unternehmen begleiten dürfen. Aus einem internen Audit hatte die Bereichsleitung die Einführung eines Vertragsmanagement Tools – konzernweit – für das Unternehmen gefordert.

Erfolgreich wurde die Projektumsetzung durch

  • ein fundiertes Anforderungsprofil
  • die Beteiligung aller Betroffenen im Mutterkonzern und aus den Niederlassungen
  • die Einführung von Prozessen und Standards für das IT Vertragsmanagement mit externer Beratung
  • die klare Definition von Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten (RACIS)
  • die Validierung der Projektergebnisse im Vergleich zu den Unternehmenszielen
  • die Unterstützung der Umsetzung des IT Vertragsmanagements durch die Bereichsleitung.

 

Shsp: Liebe Frau Schneider, vielen Dank für Ihren Input und den Einblick in Ihre Welt. Es war sehr spannend und wir freuen uns auf weitere Kooperationen mit Ihnen.

 

 

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