Mit dem ShakeSpeare® Posteingangsprozess gewinnt Ihre Organisation einen Überblick über die gesamte Eingangspost aus allen Quellen. Eingehende Dokumente, Schriftsätze, werden durch die S-mailroom-Plattform kanalisiert und innerhalb Ihrer Organisation mit einem Mausklick verteilt, genehmigt und beantwortet.
Zentrale Übersicht des Posteingangs
- Sie erhalten einen zentralen Überblick über den Posteingang und können sich von Excel-Tabellen und anderen Methoden der Posteingangsverwaltung in Ihrer Organisation verabschieden
- Für jeden Posteingang (digital oder physisch) aus verschiedenen Sammelquellen (Niederlassungen, verschiedene Postfächer, Standorte und Länder) können Sie nachverfolgen, wann er eingegangen ist, was empfangen wurde, welche Dokumente angehängt wurden (wenn ein Benutzer Rechte hat), an wen er verteilt wurde, was damit passiert ist und welche Aktionen durchgeführt wurden.
Mehrere (automatisierte) Eingangsquellen und Relevanzeinstellung mit Eskalation
Wichtige Informationen gehen täglich über verschiedene Quellen ein, Sie können diese an ShakeSpeare® Mailroom anbinden und haben dadurch alle Eingänge zur Bearbeitung zur Verfügung, um lange Verteilzeiten und verlorene Dokumente zu vermeiden:
- Verbinden Sie verschiedene Postfächer mit S-mailroom, so dass jede eingehende E-Mail gemäß den Unternehmensprozessen und -regeln verwaltet wird
- Scannen Sie eingehende Post – Briefe und Dokumente – direkt in den S-mailroom ein und verteilen Sie sie per Mausklick an die entsprechenden Personen im Unternehmen, um den Verlust von Unterlagen und Informationen zu vermeiden und den Prozess zu beschleunigen
- Hot-Folder-Drop – Erstellen Sie eine Hot-Folder-Struktur, in der eingehende Dokumente gespeichert werden können, damit S-mailroom sie automatisch verarbeiten und innerhalb Ihrer Organisation verteilen kann
- Relevanz und Bearbeitungspriorität können verschiedenen Posteingängen zugewiesen werden, um zu priorisieren, was so schnell wie möglich bearbeitet werden muss und was weniger relevant ist
- Definition von Eskalationsregeln innerhalb der Organisation, um die Effizienz der Unternehmensabläufe sicherzustellen
Digitales Archiv – GoBD konform und mit Revisionssicherheit
- Kein Dokument kann von einem normalen Benutzer vollständig aus der Datenbank gelöscht werden
- Alles wird digital gespeichert und archiviert, so dass die Dokumente zu jedem Zeitpunkt wiedergefunden werden können
- Der Revisionspfad ermöglicht die Verfolgung der Zugriffs- und Verteilungshistorie sowie die Verfolgung von Aktionen und Ergebnissen für jeden Beitrag
Die Verwaltung eingehender Post und Informationen ist für viele Unternehmen entscheidend
Die versteckten Kosten der Postbearbeitung sind Unternehmen oft nicht bekannt, da es schwierig ist, die internen Kosten für die Bearbeitung der Eingangspost zu definieren. Mit S-mailroom fangen Sie an, Informationen innerhalb Ihrer Organisation zu sammeln, die es Ihnen ermöglichen, die Engpässe zu definieren und den Zeitaufwand für die Postbearbeitung durch verschiedene Mitarbeiter zu reduzieren und vor allem die Verteilung der Post an die vorgesehenen Empfänger zu beschleunigen.
Der Zugriff auf die Post wird auch Ihren Mitarbeitern unterwegs gewährt, so dass diese von jedem Ort (wenn Sie es wünschen) in der Welt mit einer Internetverbindung auf sichere Weise auf die Dokumente zugreifen und ihre Arbeitszeit auf Reisen oder bei anderen Engagements, bei denen sie freie Zeit haben, optimieren können.
Durch den Einsatz der ShakeSpeare Technologie mit S-mailroom erhält Ihre Organisation folgende Vorteile:
Eine Dokumentenmanagement-Lösung (DMS)
Maßgeschneiderter Workflow für das Postmanagement
Übersicht und Management
Verbindung zu anderen Unternehmensprozessen
Integrationen
S-mailroom Cloud Pricing
*Preise zzgl. USt.
Wenn Ihre Organisation mehr Benutzer benötigt, erstellen wir ein benutzerdefiniertes Angebot für Ihre Organisation
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Wenn Sie sich für die komplette ShakeSpeare Software Suite für Dokumentenmanagement und -generierung sowie für die Digitalisierung und Automatisierung anderer Unternehmensprozesse (wie z.B. HR, Compliance, Finanzen, Controlling, Einkauf, Auftragsmanagement und andere) interessieren, schauen Sie sich bitte unsere allgemeine ShakeSpeare Software Suite an.
