S-Mailroom ist unsere Lösung zur digitalen Verwaltung der Eingangspost für Unternehmen

Mit dem ShakeSpeare® Posteingangsprozess gewinnt Ihre Organisation einen Überblick über die gesamte Eingangspost aus allen Quellen. Eingehende Dokumente, Schriftsätze, werden durch die S-Mailroom-Plattform kanalisiert und innerhalb Ihrer Organisation mit einem Mausklick verteilt, genehmigt und beantwortet.

Central incoming post overview

Zentrale Übersicht des Posteingangs

  • Sie erhalten einen zentralen Überblick über den Posteingang und können sich von Excel-Tabellen und anderen Methoden der Posteingangsverwaltung in Ihrer Organisation verabschieden
  • Für jeden Posteingang (digital oder physisch) aus verschiedenen Sammelquellen (Niederlassungen, verschiedene Postfächer, Standorte und Länder) können Sie nachverfolgen, wann er eingegangen ist, was empfangen wurde, welche Dokumente angehängt wurden (wenn ein Benutzer Rechte hat), an wen er verteilt wurde, was damit passiert ist und welche Aktionen durchgeführt wurden.
Several (automated sources) and relevance setting with escalation

Mehrere (automatisierte) Eingangsquellen und Relevanzeinstellung mit Eskalation

Wichtige Informationen gehen täglich über verschiedene Quellen ein, Sie können diese an ShakeSpeare® Mailroom anbinden und haben dadurch alle Eingänge zur Bearbeitung zur Verfügung, um lange Verteilzeiten und verlorene Dokumente zu vermeiden:

 

  • Verbinden Sie verschiedene Postfächer mit S-mailroom, so dass jede eingehende E-Mailroom gemäß den Unternehmensprozessen und -regeln verwaltet wird
  • Scannen Sie eingehende Post – Briefe und Dokumente – direkt in den S-Mailroom ein und verteilen Sie sie per Mausklick an die entsprechenden Personen im Unternehmen, um den Verlust von Unterlagen und Informationen zu vermeiden und den Prozess zu beschleunigen
  • Hot-Folder-Drop – Erstellen Sie eine Hot-Folder-Struktur, in der eingehende Dokumente gespeichert werden können, damit S-Mailroom sie automatisch verarbeiten und innerhalb Ihrer Organisation verteilen kann
  • Relevanz und Bearbeitungspriorität können verschiedenen Posteingängen zugewiesen werden, um zu priorisieren, was so schnell wie möglich bearbeitet werden muss und was weniger relevant ist
  • Definition von Eskalationsregeln innerhalb der Organisation, um die Effizienz der Unternehmensabläufe sicherzustellen
folder-management

Digitales Archiv – GoBD konform und mit Revisionssicherheit

  • Kein Dokument kann von einem normalen Benutzer vollständig aus der Datenbank gelöscht werden
  • Alles wird digital gespeichert und archiviert, so dass die Dokumente zu jedem Zeitpunkt wiedergefunden werden können
  • Der Revisionspfad ermöglicht die Verfolgung der Zugriffs- und Verteilungshistorie sowie die Verfolgung von Aktionen und Ergebnissen für jeden Beitrag

Die Verwaltung eingehender Post und Informationen ist für viele Unternehmen entscheidend

 

Die versteckten Kosten der Postbearbeitung sind Unternehmen oft nicht bekannt, da es schwierig ist, die internen Kosten für die Bearbeitung der Eingangspost zu definieren. Mit S-mailroom fangen Sie an, Informationen innerhalb Ihrer Organisation zu sammeln, die es Ihnen ermöglichen, die Engpässe zu definieren und den Zeitaufwand für die Postbearbeitung durch verschiedene Mitarbeiter zu reduzieren und vor allem die Verteilung der Post an die vorgesehenen Empfänger zu beschleunigen. 

 

Der Zugriff auf die Post wird auch Ihren Mitarbeitern auch unterwegs gewährt, so dass diese von jedem Ort (wenn Sie es wünschen) in der Welt mit einer Internetverbindung auf sichere Weise auf die Dokumente zugreifen und ihre Arbeitszeit auf Reisen oder bei anderen Engagements, bei denen sie freie Zeit haben, optimieren können.

 

Durch den Einsatz der ShakeSpeare Technologie mit S-Mailroom erhält Ihre Organisation folgende Vorteile:

Eine Dokumentenmanagement-Lösung (DMS)

S-Mailroom basiert auf der ShakeSpeare Software-Technologie und nutzt das DMS-Modul als integralen Bestandteil. Alle Dokumente und zugehörigen Informationen werden sicher gespeichert, gesichert und archiviert. Eine Anbindung an eine andere DMS-Lösung ist mit ShakeSpeare jederzeit möglich. Wenn Sie möchten, können Sie Ihr bestehendes DMS-System nutzen oder ShakeSpeare® DMS als zentralen Bestandteil der sicheren und zuverlässigen Verwaltung von Dokumenten mit ShakeSpeare® behalten.

Maßgeschneiderter Workflow für das Postmanagement

Unterschiedliche Unternehmen und Organisationen haben unterschiedliche Verfahren für die Handhabung von Post. Es gibt keine Einheitslösung für das Postmanagement. Behörden, das Gesundheitswesen, die Pharmaindustrie, die Rechtsabteilung, die Finanzbranche und viele andere Geschäftsbereiche haben strenge Auflagen für die Verarbeitung eingehender Post und Dokumente, oft auch in Bezug auf Fristen. Der gesamte Postmanagementprozess wird an Ihre Organisation angepasst und S-Mailroom stellt sicher, dass der Prozess jedes Mal eingehalten wird. Die Eskalationsfunktion sorgt dafür, dass in Ihrer Organisation nie wieder ein Termin verpasst wird.

Übersicht und Management

Es kann verschiedene Prozesse für verschiedene rechtliche Einheiten oder Niederlassungen geben, die Ihre Organisation haben könnte. Einen zentralen Überblick zu behalten, um die Compliance sicherzustellen, ist für viele unserer Kunden oft entscheidend. S-mailroom ermöglicht einen zentralen Überblick über die Posteingangsprozesse und die eingestellten Rollen & Rechte-Funktionen, um verschiedenen Personen oder Positionen den Zugriff auf unterschiedliche Post zu ermöglichen. Die Daten werden nachverfolgt und können für Reporting, Business Intelligence, Prozessoptimierung sowie Schwachstellenanalyse genutzt werden, um die Organisation effizienter zu machen und Compliance sicherzustellen.

Verbindung zu anderen Unternehmensprozessen

Handelt es sich beim Posteingang um einen Vertrag, eine Rechnung oder eine Bestellung? Sie können die S-Mailroom-Lösung zu einer vollständigen ShakeSpeare Software-Plattform ausbauen, die es Ihnen ermöglicht, den Posteingang mit bestehenden Unternehmensprozessen wie Vertrieb, Operations, HR, Vertragsmanagement oder Rechnungsprüfung und -bearbeitung zu verbinden. Alles in einer Plattform und miteinander verbunden können Sie große Vorteile bei internen Abläufen sowie ein Verständnis der Prozesse mit messbaren Zahlen gewinnen. Verbessern Sie Ihre Organisation und fügen Sie neue Prozesse in Verbindung mit dem Posteingang hinzu, um einen optimalen Betrieb zu gewährleisten.

Integrationen

Setzen Sie bereits verschiedene Softwarelösungen ein, um unterschiedliche Prozesse zu verwalten? Mit der S-mailroom- oder ShakeSpeare-Software können Sie alle mit der BPM-Engine und den Integrationen verbinden. So haben Sie eine zentrale Plattform, die verschiedene Softwarelösungen miteinander verbindet und möglicherweise eine Chance, Kosten zu reduzieren, indem Sie mehrere durch eine ersetzen. Wir können eine Verbindung zu CRM, ERP, DMS oder anderen, auch hauseigenen Lösungen herstellen. Single Sign On für sicheres Arbeiten und Benutzeridentifikation, Outsourcing oder Evaluierung war noch nie so einfach wie mit ShakeSpeare als zentraler Prozessmanagement-Plattform. Automatisieren Sie banale, sich wiederholende Aufgaben, indem Sie ShakeSpeare Schritte ausführen lassen, die normalerweise von den Anwendern erledigt werden müssten, so dass diese sich stattdessen auf ihre Arbeit und die Wertschöpfung konzentrieren können.

S-mailroom Cloud Pricing

*Preise zzgl. USt.

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Wenn Sie sich für die komplette ShakeSpeare Software Suite für Dokumentenmanagement und -generierung sowie für die Digitalisierung und Automatisierung anderer Unternehmensprozesse (wie z.B. HR, Compliance, Finanzen, Controlling, Einkauf, Auftragsmanagement und andere) interessieren, schauen Sie sich bitte unsere allgemeine ShakeSpeare Software Suite an.

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