Digitales Zentrales Vertragsmanagement: Aufgabe der Rechtsabteilung oder der Verwaltung?

Ganz vorne dabei mit einer modernen Software

Bei vielen Unternehmen macht es früher oder später Sinn, eine zentrale, digitale Lösung zur Vertragsverwaltung einzuführen. Bei dem ein oder anderen sind die ersten Schritte vielleicht gemacht und Verträge werden beispielsweise nicht mehr ausgedruckt, sondern nur noch digital mit „pdfs“ bearbeitet und per Mail verschickt. Das spart natürlich vor allem Papier, sind wir doch in einer nachhaltigen Zeit angekommen, in der wir die Umwelt so gut es geht, schonen wollen. Der nächste Schritt sollte dann in Richtung der vollen Digitalisierung dieser Prozesse gehen. Und dabei stellen sich viele Unternehmen die in der Überschrift genannte Frage.

Digitales Vertragsmanagement – aber richtig!

Bevor wir auf diese Frage im Speziellen eingehen, müssen wir einmal die Grundbegrifflichkeiten klären. Vertragsmanagement umfasst nicht nur die pure Vertragsverwaltung, sprich dessen Ablage und Wiederauffinden. Nein, dazu gehört noch viel mehr. Die Vertragsdaten werden nämlich so weit aufbereitet, dass sie einen wesentlichen Einfluss auf die Geschäftsprozesse haben. Viele Unternehmen arbeiten bei Auswertungen und KPIs noch mit Excel-Listen. Diese sind aber zum einen extrem zeitaufwändig in der Erstellung und zum anderen in ihrer Nutzung stark limitiert. Und eines haben wir im digitalen Zeitalter gelernt: Informationen sollten zur richtigen Zeit schnell verfügbar sein. Und das an jedem Ort der Welt. Das erspart uns wiederum lästige Arbeiten und Nachfragen. Daher ist es ein guter Schritt zu sagen: ich möchte mir eine digitale Vertragsmanagement-Lösung genauer anschauen und vorstellen lassen. Doch wo ist das Vertragsmanagement besser aufgehoben? In der Verwaltung oder in der Rechtsabteilung? Dazu sehen wir uns einmal die einzelnen Aufgaben an.

Vertragsverwaltung – die Verwaltung ist bereits ein Teil des Wortes!

Zu den Pflichtaufgaben der Verwaltung gehören dabei das Erfassen, Weitergeben und Archivieren der Verträge. Die Verwaltung hat dabei immer einen Überblick über die aktuellen Geschehnisse und stellt sicher, dass nichts untergeht und spielt daher eine zentrale Rolle. Und hier lauert ein Fehlerpotential. Hin und wieder kann es vorkommen, dass Verträge falsch abgelegt werden oder Fristen übersehen werden. Dazu kommt ein erhöhter Aufwand in der Weitergabe beispielsweise zur Abklärung an die Rechtsabteilung. Mails können versehentlich gelöscht werden oder falsch zugeordnet werden. Im schlimmsten Fall ergibt sich ein folgenschweres Missverständnis, das sowohl die Rechtsabteilung als auch die Verwaltung sehr viel Zeit und das Unternehmen damit Geld kostet. Das Ziel eines jeden Unternehmens sollte es sein, solche Fälle zu vermeiden. Langfristig wird dies nur mit einem revisionssicheren digitalen Workflow funktionieren, bei dem beide Seiten ihre Punkte einbringen, um so einen sicheren und schnellen Ablauf zu gewährleisten.

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Digitales Vertragsmanagement – aber richtig!

Wozu braucht es dann die Rechtsabteilung?

Während die Verwaltung vor allem die quantitative Obhut über die Verträge hat, geht es in Rechtsabteilung viel mehr um die qualitativen Inhalte eines Vertrags. Oft müssen einzelne Verträge mühevoll ausgearbeitet werden oder, wenn bereits Vorlagen bestehen, diese langatmig und erst nach doppelter Kontrolle adaptiert werden. Mit einer Lösung zum digitalen Vertragsmanagement kann diese Einzelverwaltung abgeschafft und durch die sogenannte Standardvertragsvorlagenverwaltung abgelöst werden. Die Legal-Experten können Standardverträge aufsetzen und diese können von der Verwaltung durch die Eingabe der Information gefüttert werden.

Hybrides Zusammenarbeiten der Abteilungen

Kommen wir nun zur Eingangsfrage: wessen Aufgabe ist denn nun das Vertragsmanagement? Das Schöne: bei Nutzung einer digitalen Lösung stellt sich diese Frage nicht. Durch einfache Workflows können diese beiden Abteilungen miteinander verknüpft werden, ohne – wie früher – nebeneinander sitzen zu müssen und das Ganze analog auszudrucken bzw. physisch von A nach B zu transportieren. Die Aufgaben sind seit jeher klar geregelt. Standardvertragsvorlagen können von der Rechtsabteilung abgesegnet und freigegeben werden, welche die Verwaltung dann standardmäßig verwenden kann. Das erleichtert die Zusammenarbeit der Abteilungen ungemein. Es kommt zu weniger Missverständnissen, denn man kann auch Kommentarfunktionen anfügen, welche die Kommunikation zu einem bestimmten Sachverhalt erlaubt. Die Rechtsabteilung muss sich nicht mehr um alle Standardverträge kümmern, sondern kann sich speziellen Fällen widmen, die eher ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Letzten Endes sind wieder beide Abteilungen involviert. Die Verwaltung kümmert sich um die richtige Ablage und die Durchführung der Standards, die Rechtabteilung trägt für die inhaltliche Ausgabe Sorge, sodass sich jeder auf das Wesentliche konzentrieren kann und nicht durch Nebenschauplätze abgelenkt wird. Die Zusammenarbeit wird durch die Einführung einer zentralen Lösung vor allem beschleunigt und verlustsicher gemacht. Das schafft den beteiligten Abteilungen Freiräume für andere Aufgaben.

Welche Aufgaben kann eine Software für digitales Vertragsmanagement übernehmen?

Das Vertragsmanagement gilt in jedem Unternehmen als zentrale Informationsstelle. Welche Beziehungen herrschen zu anderen Verträgen vor? Etc. Es ist völlig frei wählbar, welche Informationen zu welchem Vertrag erfasst und gespeichert werden, auf jeden Fall wird alles zentral gespeichert und ist zentral abruf- und für alle vorgesehenen Nutzer aufrufbar. Zu jedem Vertrag wird quasi eine elektronische Akte mitgeführt und alles Essenzielle mit abgelegt.  Des Weiteren wird die Recherche optimiert. Normalerweise nimmt dies sehr viel Zeit in Anspruch. In einer analogen Ausgabe wühlt man sich durch Ordnerberge, bis man schlussendlich den richtigen Vertrag gefunden hat. Durch eine Suchfunktion können die Verträge schnell gefunden bzw. gefiltert werden. Auch das Nachhalten von Aufgaben oder Fristen kann in der Praxis aufhalten. Die Verwaltung notiert sich im Kalender ggf. die Fristen, im Urlaub wird aber vergessen eine solche First zu übergeben. Dadurch verliert man nicht nur bereits im Vorfeld Zeit, weil die Eingabe der Fristen sehr umständlich ist, sondern auch im Nachgang, sollte mal eine Frist vergessen werden. Dies kann zudem noch dazu führen, dass beispielsweise Verträge nicht rechtzeitig gekündigt werden, was dem Unternehmen noch mehr Geld kostet. Bei einer Einarbeitung in den Workflow des digitalen Vertragsmanagements, können diese Daten spielend hinterlegt und mit einer Erinnerungsfunktion bedacht werden. Dann wird der Mitarbeiter mit einer E-Mail informiert, dass es eine Frist gibt. Diese Funktion kann man dann auch für mehrere Mitarbeiter hinterlegen, was dazu führt, dass auch Vertretungen zu gegebenem Zeitpunkt diese Information erhalten. Das sollte eine Kernfunktion sein, die in jeder Vertragsmanagement-Software eingebaut sein sollte.

Digitales Zentrales Vertragsmanagement: Aufgabe der Rechtsabteilung oder der Verwaltung?

Worauf ist bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanagement zu achten?

Die Entscheidung für die Digitalisierung und für die Beschaffung einer Lösung für digitales Vertragsmanagement sollte unter den gegebenen Gesichtspunkt der Sicherheit und des Zeitsparens ein Leichtes sein. Die Entscheidung für die zum Unternehmen passende Software ist dahingegen schon etwas schwieriger und sollte mit Bedacht getroffen werden. So spielt es natürlich eine Rolle, welche Art von Verträgen behandelt werden und welche Abteilungen damit arbeiten sollen. Auch Faktoren wie Schnelligkeit und Reportingfunktionen sollten im Vorfeld definiert und besprochen werden. Auch die Frage nach der Einzel- oder Mehrsprachigkeit sollte sich strategisch stellen. Bin ich nur auf dem inländischen Markt präsent oder auch im Ausland. Der aus unserer Sicht wichtigste Punkt sind die spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Wie sind die Abläufe und Prozesse zwischen den Abteilungen geregelt und können diese durch die Software dargestellt werden? Dazu gehören auch Schnittstellen zu SAP oder anderen Tools. Diese Frage sollte für das Unternehmen im Mittelpunkt stehen und eine wichtige Rolle in der Entscheidung einnehmen.

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