Effizienteres Arbeiten in der Rechtsabteilung: wie kann der Einsatz einer Software die Mitarbeiter entlasten?

Der Status quo in Rechtsabteilungen

Bevor man sich mit der Frage beschäftigt, in welche Einsatzbereiche man eine Software in der Rechtsabteilung einführt, sollte man sich den gegenwärtigen Stand vor Augen führen. In vielen Unternehmen gibt es sehr kleine Rechtsabteilungen oder gar nur one-woman/man-show. Heißt, hier laufen alle Fäden zusammen. Von der Personalarbeit über Vertragsrecht bis hin zu Beratungen im allgemeinen rechtlichen Sinn. Meist sind dies Routinearbeiten, die überwiegend noch sehr analog und damit ineffizient bearbeitet werden. Eine Anfrage geht per Mail oder – noch aufwändiger – per Telefon ein und wird dann vom Syndikus oder der Syndika entsprechend bearbeitet. Bei den Anfragen über das Telefon ist es immer dasselbe: Anrufe werden immer dringlicher eingestuft und aufgebauscht, als sie es wirklich sind. Und geht es immer irgendetwas unter, weil man gerade den Fall oder den Vertrag nicht da hat. Bei Mail stellt sich die Herausforderung, dass diese in der Flut von Nachrichten bei Arbeitsspitzen untergehen können. Des weiteren hat man kein wirkliches Tracking über die Leistung der Rechtsabteilung. Einen selbst interessiert es ja schließlich am meisten: „Wie viele Anfragen habe ich diesen Monat bearbeitet? Wie viele davon betrafen Bereich X und was davon war sinnvoll?“ Alle diese Fragen helfen am Ende dabei, sich peu a peu besser aufzustellen und Dinge zu automatisieren.

Wie kann ich nun also die Rechtsabteilung entlasten?

Eine gute Frage, die Sie genau an der richtigen Stelle anbringen. Effizientes Arbeiten steht gerade in mittelständischen und schnell wachsenden KMU im Vordergrund. Im Vergleich zu Konzernen ist man hier eventuell noch nicht so breit aufgestellt, sodass man in jedem Bereich einen Spezialist*innen hat. In jedem Bereich bzw. jeder Abteilung kommt Software zur Unterstützung zum Einsatz, um dem menschlichen Gehirn eine Stütze und Erinnerung zu sein (bspw. bei CRM-Systemen für den Vertrieb). Das entlastet die Mitarbeiter*innen. Sie können sich gedanklich freier entfalten, weil sie nicht ständig selbst daran denken müssen, sondern dies von einer Software übernommen wird. Warum kann dies nicht auch bei den Rechtsabteilungen geschehen? Nun, gerade findet in den Branchen ein Umdenken statt. Weg von Stift und Zettel hin zur Arbeit mit Digitalisierung und vor allem auch softwaregestützten Automatisierungen. Die Rechtsabteilung kann diesen Wandel gut vertragen und vor allem schnell verinnerlichen und umsetzen.

 

Welche Arbeitsabläufe kann ich also wie durch Einsatz von Softwareprodukten effizienter gestalten?

Die erste Frage ist häufig. Welchen Softwarebereich sollte man sich anschauen? Passt eine klassische Anwaltskanzleisoftware? Diese Frage kann man mit einem anwaltsklassischen: „es kommt drauf an.“ beantwortet werden. Arbeitet Ihre Rechtsabteilung häufig mit oder an Fällen oder vor Gericht? Das ist gerade bei größeren spezialisierteren Unternehmen der Fall, der häufig auch mit Patenten etc. arbeiten. Dann kann es eventuell Sinn machen, sich diese Lösungen genauer anzuschauen. In 98% der Unternehmen sollte man sich aber die einzelnen Teilbereiche genauer anschauen, die den überwiegenden Teil der Arbeit ausmachen. Und dabei sind es meist in jedem KMU dieselben Schmerzpunkte.

Anfragemanagement bzw. auch Legal Ticketing genannt

Wie eingangs erwähnt, werden die meisten internen Anfragen per Mail gestellt. Hier herrscht ein ungemeines Potenzial der Nachverfolgung und Vereinfachung. Die Herausforderung wurden bereits erörtert, wie kann es also gelöst werden. Die Anfragen können über ein Webformular oder ein internes Portal gestellt werden. Diese Tickets können Mitarbeiter*innen dann annehmen und bearbeiten. Vorteil des Ganzen ist, dass der Syndikus oder die Syndika auf einen Blick den Sachverhalt überblicken kann. Dokumente, Kommentare der Anfragensteller*in und Anfrage sind somit digital auf dem Schreibtisch. Das weitere Procedere sieht wie folgt aus. Die Nutzer*in, die die Anfrage zuerst begutachtet, hat die Entscheidung, ob er oder sie dies selbst bearbeitet oder gegebenenfalls weitergibt. Sobald eine Anfrage beantwortet wurde, bekommt die Anfragesteller*in dies mitgeteilt. Alles passiert im selben Workflow, sodass dies einheitlich für alle Abteilungen geschieht und ein Abweichen davon nicht mehr möglich ist. Diese Workflows werden auch oft Arbeitsstrukturen genannt und diese sind von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Deshalb sollten Sie hier darauf achten, auf eine entsprechend flexible Lösung zu setzen. Außer Sie wollen Ihre Abläufe der Software anpassen. Diese Frage sollten Sie sich stellen.

Vertragsmanagement bzw. auch Contract Management genannt

Ein zweites, ebenfalls recht schnell umzusetzendes Projekt, ist der Einsatz einer Software für das digitale Vertragsmanagement. In den meisten Unternehmen gibt es kein zentrales Register, in dem alle Verträge gespeichert sind. Die Folge: wenn die Verträge noch auf Papier existieren, dann müssen diese mühsam gesucht werden. Fristen werden verpasst und die Rechtsabteilung, die diese Verträge verantwortet, hat keinen Überblick über diese. Verträge digital zu verwalten spart also Zeit und Geld und die Einführung ist relativ überschaubar. Auch hier sind der Ausarbeitung der Workflows keine Grenzen gesetzt. Mit einem guten Rollen und Rechte System für die Nutzer kann man ganz genau einstellen, welche Mitarbeiter*in welchen Vertrag sehen darf und welchen nicht. Es gibt mehrere Standorte? Dann sollten Sie auf jeden Fall nach einem mehrmandantenfähigen Programm Ausschau halten. Oder Sie folgen einfach diesem Link 😉 ShakeSpeare® bspw. kann auch noch erweitert werden. Man kann Verträge erstellen oder verschicken, man kann docuSign anbinden und die Schritte der Signatur einfach automatisieren. Aber man sollte erstmal mit dem ersten Schritt beginnen und sich dann weiterentwickeln.

Sie sehen also, es gibt durchaus Möglichkeiten, die interne Rechtsabteilung zu entlasten. Man muss nur damit anfangen 😊 Und wenn man es einmal hat, dann ist man weiter als ein großer Teil der Mitbewunderer und hat bei der Personalsuche ein gehöriges Pfund, mit dem man wuchern kann.

 

No comment

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.