Hinweisgebersystem

Hinweisgeber sind in den letzten Jahren zu einem sehr relevanten Thema geworden, seit bedeutende Whistleblower den Weg für die Regulierung und den Schutz von Whistleblowern in Europa und Nordamerika geebnet haben. Im Jahr 2021 wird in Deutschland eine neue Verordnung in Kraft treten, die Unternehmen ab einer bestimmten Größe dazu verpflichtet, Methoden zur Meldung von Missständen bereitzustellen und sicherzustellen, dass diese Kanäle den Mitarbeitern der Organisation zugänglich gemacht werden.

Der Hauptzweck der Verordnung besteht darin, sicherzustellen, dass Meldungen gefördert werden und es den Mitarbeitern ermöglichen, potenzielle Korruption, Betrug oder ähnliche Fälle von Rechtsverstößen aufzudecken.

Hinweisgebersystem

Whistleblowing ist in der Europäischen Union durch die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, geregelt worden. Diese Richtlinie verpflichtet die EU-Mitgliedsstaaten, den Schutz von Hinweisgebern in die lokale Gesetzgebung der EU-Mitgliedsstaaten zu implementieren, wobei klargestellt wird, dass bereits bestehende Schutzmaßnahmen in den Mitgliedsstaaten, in denen solche oder bessere Schutzmaßnahmen bereits vorhanden waren, nicht reduziert werden sollen.

Die Richtlinie muss bis zum 17. Dezember 2021 umgesetzt werden. Was bedeutet das für die Mitgliedsstaaten und die in diesen Ländern tätigen Unternehmen?

Hinweisgeber  / Hinweisgebersystem

In diesem Fall werden zwei Arten von juristischen Personen unterschieden – entweder abhänging von der Anzahl der Mitarbeiter wird definiert, was sie umsetzen müssen oder was generell die Hauptanforderungen für diese Unternehmenstypen sind, die die Grundlage für die lokale Verordnung vorgeben:

“Für juristische Personen des privaten Sektors sollte die Verpflichtung zur Einrichtung interner Berichtswege ihrer Größe und dem Grad des Risikos, das ihre Aktivitäten für das öffentliche Interesse darstellen, entsprechen. Alle Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten sollten unabhängig von der Art ihrer Tätigkeit verpflichtet sein, interne Meldewege einzurichten, und zwar auf der Grundlage ihrer Verpflichtung zur Erhebung der Mehrwertsteuer. Nach einer angemessenen Risikobewertung könnten die Mitgliedstaaten auch von anderen Unternehmen verlangen, dass sie in bestimmten Fällen interne Meldewege einrichten, beispielsweise aufgrund der erheblichen Risiken, die sich aus ihren Tätigkeiten ergeben können”, und lässt eine Option zu, die auch kleinere Organisationen betrifft, indem sie definiert: “Diese Richtlinie sollte die Möglichkeit der Mitgliedstaaten unberührt lassen, juristische Personen des privaten Sektors mit weniger als 50 Arbeitnehmern zu ermutigen, interne Kanäle für die Berichterstattung und die Weiterverfolgung einzurichten, auch indem sie für diese Kanäle weniger strenge Anforderungen als die in dieser Richtlinie festgelegten festlegen, sofern diese Anforderungen Vertraulichkeit und sorgfältige Weiterverfolgung gewährleisten.”

Für viele Compliance-Manager ergibt sich daraus die Notwendigkeit, Wege zu finden, wie solche Kanäle innerhalb der Organisationen implementiert werden können, je nachdem, auf welcher Ebene dies von der Organisationsleitung als relevant angesehen wird. Viele Compliance-Manager haben damit zu kämpfen, dass es viel Flexibilität gibt, was innerhalb der Organisation zur Verfügung gestellt werden muss, um den Anforderungen gerecht zu werden, aber auch um ein funktionierendes, benutzbares und genutztes System für Hinweise bereitzustellen und zu implementieren, das auch die Risiken des Missbrauchs von anonymen Kanälen innerhalb der Organisation reduziert. Schließlich agiert ein Compliance-Manager, der keine Compliance-Probleme hat, höchstwahrscheinlich in einem Umfeld, in dem es solche Probleme zwar gibt, sie aber nicht gut erkannt und gehandhabt werden und die Mitarbeiter nicht genügend ermutigt werden, sich an der Identifizierung solcher Probleme zu beteiligen.

Die Auswahl sicherer Kommunikationskanäle und -methoden ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich, und viele haben sehr wirksame Methoden zur Verwaltung und Meldung von Compliance-Problemen eingeführt.

Der erste Punkt ist natürlich auch die Auswahl der zu verwendenden Whistleblowing-Plattform und -Technologie. Eine Hinweisgeber-Software-Lösung wie ShakeSpeare Legal kann schnell implementiert werden und ermöglicht ein “Selbstbedienungs”-Portal über das Intranet oder das Internet (das z. B. auch externe Parteien einbezieht) als schnelle und kosteneffiziente Plattform, die intern den Compliance-Melde- und Managementprozess innerhalb der Software selbst definiert, um eine bessere Verfolgung, Berichterstattung, Prüfung und Verwaltung der Probleme selbst zu ermöglichen.

In einem unserer Hauptmärkte – Deutschland -, der bei der Einführung von Datenschutz- und ähnlichen Vorschriften eine Vorreiterrolle einnimmt, ist die Gesetzgebung noch nicht verabschiedet, aber sie ist zu erwarten. Wie die aktuellen Verfahren und Prozesse verbessert werden können, war das Thema vieler Arbeitsgruppen, aber es wurde festgestellt, dass solche Kanäle intuitiv, verfügbar, anonym (optional für den Benutzer) und überprüfbar sein müssen. Vor allem aber müssen sie Hand in Hand mit den organisatorischen Normen und Vorschriften gehen und die Mitarbeiter zur Teilnahme motivieren, um sicherzustellen, dass die Organisation die Vorschriften einhält, um die Risiken für die Organisation selbst zu verringern. Eine effiziente Compliance-Organisation hilft Organisationen nachweislich, relevante Risiken zu vermeiden und in verschiedenen Szenarien auch Betrug, vorsätzliche Fahrlässigkeit und sogar Risiken für Menschenleben aufzudecken. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie die Lösungen von ShakeSpeare Legal Software im Bereich Compliance eingesetzt werden und Unternehmen dabei helfen, durch den Einsatz moderner und kosteneffizienter Tools mit anpassungsfähigem Workflow-Management ein höheres Maß an Compliance zu erreichen, wenden Sie sich bitte über das Webformular an uns. Wir stellen Ihnen gerne einige Best-Practice-Beispiele und Erfolgsgeschichten aus verschiedenen EU-Ländern vor.

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