Was ist Legal Ticketing / Legal Help Desk?

Strukturiertes Arbeiten durch eine Legal Ticketing Software für Rechtsabteilungen – auch aus dem Home Office

Wenn Unternehmen wachsen, so bringt das viele Herausforderungen mit sich. Ressourcen müssen optimal genutzt werden, es braucht eine bessere Vernetzung von Mitarbeitern und Abteilungen und Prozesse erfordern Optimierung und Automatisierung. Dies gilt für alle Abteilungen: von der Buchhaltung bis zur Rechtsabteilung.

Je größer die Unternehmen werden, umso schwieriger gestaltet sich das Management von internen und externen Anfragen. Ticketing-Systeme, beispielsweise für den IT- oder Kunden Support, bieten sich hier als Lösung an. Eine Aufgabe, die durch eine Ticketing Software erfasst wurde, kann nicht mehr vergessen werden.

Durch die Corona Pandemie ist eine zusätzliche Anforderung hinzugekommen: sowohl Anfragende aus dem Unternehmen als auch Mitarbeiter der Rechtsabteilung und externe Kanzleien arbeiten zumindest einen Teil der Arbeitszeit aus dem Home Office.

Ein Ticketing System ist immer dann sinnvoll, wenn das Unternehmen viele Anfragen erreichen oder wenn ständig neue Teilprojekte an Mitarbeiter verteilt werden müssen. Diese können innerhalb eines Helpdesk-Systems gesammelt und von hier aus bearbeitet und gesteuert werden.

Mit ShakeSpeare Legal unterstützen wir vor allem Rechtsabteilungen aus der Branchen Gesundheitswesen, Technologie, Lebensmittel, Finanzen, Versicherungen und Banken, um die beste Servicequalität, Sicherheit und Arbeitseffizienz zu gewährleisten.

Was versteht man unter Legal Ticketing bzw. Legal Help Desk?

In den meisten Unternehmen wird die Rechtsabteilung via E-Mail, Telefon oder Chat kontaktiert. Dabei werden oft Daten nicht richtig oder gar nicht erfasst und effizientes Arbeiten ist nicht möglich. Die rechtliche Fragestellung wird meistens in einer E-Mail, Telefonat oder einem Dokument beantwortet, ohne dabei revisionssicher dokumentiert zu sein. Sollte der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen sind auch seine Arbeitsergebnisse verschwunden. Im Falle eines Rechtsstreits können keine stichhaltigen Beweise erbracht werden.

Mit einem Legal Ticketing aus einer Worfklow Software erhalten Anfragen Strukturierung, werden kategorisiert, erfasst und entlang eines digitalen Workflows weitergeleitet und bearbeitet. Keine Anfrage fällt unter den Tisch, wird zentral gespeichert und revisionssicher aufbewahrt.

Die Hauptfunktionalitäten der Software, wie das Bearbeiten einer Anfrage, das Hinzufügen von Informationen und Dokumenten, das Verteilen des Tickets an die richtige Person und das Verfolgen des Ticketflusses ermöglichen einen Überblick über die Ticketing-Prozesse zu behalten.

Durch die Erfassung von Daten ist es möglich eine Datengrundlage zu schaffen, um die Rechtsabteilung weiterzuentwickeln und besser digital aufzustellen.

Sie möchten ein Ticketing-System einführen, das zu Ihrem Unternehmen passt? Dann sprechen Sie uns an! Wir beraten Sie gerne

Strukturiertes Arbeiten durch eine Legal Ticketing Software für Rechtsabteilungen – auch aus dem Home Office

Wie funktioniert Legal Ticketing mit ShakeSpeare®?

Die Anfragenden stellen ihre Anfragen über ein strukturiertes Formular, das per Link verteilt wird oder im Intranet der Firma auffindbar ist. Diese digitalen Anfragen können Nachrichten und Dokumente erhalten. Durch eine smarte Datenabfrage im Formular wird der Nutzer zur richtigen Dateneingabe geführt und kann relevante Infos zur Verfügung stellen und Fragen vorab beantworten. Durch Pflichtfelder können unvollständige Anfragen vermieden werden.

Die Anfragen haben somit eine viel höhere Qualität und Struktur, sodass viel Zeit bei Zuordnung und Rückfragen gespart wird.

Die Anfragen landen nun kategorisiert und sortiert in den Postkörben der Rechtsabteilung. Die Zuordnung wird je nach Struktur der Rechtsabteilung angepasst. Von einer Teilung nach Rechtsgebieten über Gruppenpostkörbe bis hin zur Vertreterregelung ist alles durchdacht.

Die Anfragen können dann über das System teilautomatisiert beantwortet werden. Hier kann z.B. der ShakeSpeare E-Mail-Service und Text Konfigurator bei der Bearbeitung helfen.

Sollten Rechtsabteilungen mit externen Kanzleien zusammenarbeiten können auch diese Anfragen erhalten und über das System herunterladen. Ihr Arbeitsergebnis können die externen Kanzleien direkt zu der Anfrage speichern, ohne dass ein Übertrag stattfinden muss.

Die Rechtsabteilung nimmt für derartige Anfragen, die an externe Kanzleien gehen, eine weiterleitende und überprüfende Rolle ein und kann das Arbeitsergebnis selbst unkompliziert überprüfen und an den Anfragensteller weiterleiten.

Zusammengefasst: Bei ShakeSpeare Legal Ticketing handelt es sich um ein sicheres System, welches den Austausch relevanter Dokumente sowie die Auslagerung durch Zuweisung an externe Rechtsberater oder Anwaltskanzleien ermöglicht. Softwarelösungen, wie Legal Ticketing, sind auch in Regierungsorganisationen und privaten Unternehmen im Einsatz, in denen Rechtsabteilungen die operativen Abteilungen mit Rechtsprüfungen und -beratungen versorgen muss.

Welche Vorteile hat ein Legal Ticketing?

Der Einsatz von Legal Ticketing in Rechtsabteilungen bringt Vorteile in vielerlei Hinsicht. ShakeSpeare Software ist flexibel anpassbar an die geschäftlichen Anforderungen und daher eine starke Lösung für Ihre Organisation. 

Hier ein Überblick, welchen Nutzen die Anwendung von ShakeSpeare Legal Ticketing für Sie bringt:

  • Alle Anfragen und Antworten sind revisionssicher und zentral gespeichert für den Haftungsfall.
  • Das minimiert Risiken und gilt übrigens auch für Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen. Vorschriften werden eingehalten und außerdem interne und externe Auditprozesse erleichtert.
  • Daten über Anfragen können ausgewertet werden. Wie viele Anfragen gab es in den letzten drei Monaten im Arbeitsrecht?
  • Ressourcen können besser geplant und Bottlenecks (Engpässe) besser identifiziert werden
  • Wiederkehrende Anfragen können teilautomatisiert beantwortet werden (s. letzter Absatz).
  • Anfragen können nach Rechtsgebieten automatisch an Mitarbeiter verteilt werden. Arbeitsabläufe werden so strukturierter und effizienter.
  • Anfragen und Antworten gehen nicht in E-Mail-Postfächern verloren.
  • Zugriff ist von überall möglich. Mitarbeiter erhalten maximale Flexibilität und können einfach im Homeoffice oder von unterwegs arbeiten.
  • Der Abteilungsleiter behält den zentralen Überblick über KPIs der Rechtsabteilung mit Hilfe des Dashboards.
  • Sparen Sie durch das Legal Ticketing System intern Zeit bei der Kommunikation, der Aufgabenverteilung und der Erledigung der Aufgaben.
Strukturiertes Arbeiten durch eine Legal Ticketing Software für Rechtsabteilungen – auch aus dem Home Office

Einen Schritt weiter: Die Weiterentwicklung zum Digital Assistent / Self-Service / Smart FAQ

Wenn Sie ein Legal Ticketing einige Monate eingesetzt haben können Sie sich Gedanken machen über die Weiterentwicklung. Sie haben mit der Einführung die Digitalisierung der Rechtsabteilung vorangetrieben und können sich jetzt der Automatisierung widmen. Welche Teile Sie automatisieren hängt von der Struktur der Anfragen ab.

Mögliche Weiterentwicklungen sind digitale Assistenten, Self-Services oder ein Smart FAQ. All das kann mit dem ShakeSpeare Konfigurator erstellt werden.

Hier zu jeder der Weiterentwicklungen ein Beispiel:

Legal Self-Service

Finden Sie z.B. heraus, dass ein Großteil der Anfragen an die Rechtsabteilung die Erstellung / Überprüfung eines NDA oder eines Arbeitsvertrages ist, können Sie den Anfragenden einen „Legal Self-Service“ zur Verfügung stellen, bei dem der Nutzer sich über eine Dateneingabe eine vorher rechtliche geprüftes NDA / Arbeitsvertrag selbst erstellen kann. Die Rechtsabteilung hat hier einen einmaligen Erstellungsaufwand, dafür können sich Nutzer später beliebig viele NDA / Arbeitsverträge selbst erstellen.

Smart FAQ

Dasselbe gilt für wiederkehrende Anfragen wie z.B. „Habe ich einen Datenschutzverstoß begangen?“ oder „Fällt der Dienstleistung unter die Scheinselbstständigkeit?“. Hierfür kann ein Smart FAQ erstellt werden, bei dem der Anfragensteller digital Fragen beantwortet, die Ihn zu einem Teilergebnis führen oder eine Indikation geben für sein rechtliches Problem, ohne, dass er die Rechtsabteilung kontaktieren muss.

Digitaler Assistent

Ein digitaler Assistent wird da eingesetzt, wo ein Ablauf immer ähnlich ist und sich wiederholt. Öffnet Ihr Unternehmen regelmäßig neue Standorte, prüft regelmäßig die Eintragung neuer Marken oder verhandelt regelmäßig mit neuen Vertriebspartnern? All diese Abläufe können digitalisiert und automatisiert werden.

Fazit: mit dem Einsatz eines Legal Ticketing System treiben Sie die Digitalisierung in der Rechtsabteilung voran. Durch die zentrale revisionssichere Erfassung gehen keine Vorgänge verloren, die Risiken werden minimiert und eine Datengrundlage entsteht. Aufgrund der Datengrundlage können Sie Entscheidungen über die Weiterentwicklung, Verbesserung und Automatisierung in der Rechtsabteilung treffen.


Kontaktieren Sie uns, um die Vorteile von Legal Ticketing zu nutzen und erhalten Sie ein individuelles Angebot

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