Welche Software für den digitalen Rechnungseingang passt zu mir?

Eine Software für den digitalen Rechnungseingang bietet enorme Vorteile: es ist zeitsparend und damit auch geldsparend. Dabei gibt es verschiedene Softwareanbieter, die dabei jeder für sich unterschiedliche Funktionen anbieten. Manche Anbieter legen mehr Wert auf ein kostengünstiges Angebot, manche wiederum haben es sich zur Aufgabe gemacht, die Software möglichst flexibel und anpassbar zu gestalten. Aber was sind deren Besonderheiten? Worauf ist zu achten? Was sind die Unterschiede? Wie kann ich mein Unternehmen digitaler aufstellen? Kurz: welche Software passt zu mir, wenn ich meine Rechnungsprüfung und -eingang digitalisieren möchte?

Wo liegen die Voraussetzungen für die Einführung einer digitalen Rechnungseingangssoftware?

Jedes Unternehmen durchläuft einen Prozess der Metamorphose, in dem die Wandlung vom analogen hin zum digitalen Zeitalter geschieht. Bei den einen geschieht dies etwas früher, bei anderen dauert es etwas länger. Früher oder später wird aber jedes Unternehmen auf digitale Hilfsmittel zurückgreifen, da es einfach und zeitsparend ist und lästige Arbeiten im Nu automatisiert. Und gerade bei den Rechnungen herrscht ein großer Bedarf. Zu lästig ist die analoge Bearbeitung von Eingangs-, aber auch Ausgangsrechnungen. Zu viel Zeit nimmt diese Arbeit im Tag einer guten Assistenz ein, welche diese so viel besser einsetzen könnte. Und dabei ist „easy invoice“ das Stichwort. Die Rechnung (im engl. invoice) sollte möglichst schnell vom Eingang bis zur Auszahlung durchgereicht werden, um Mahnungen zu vermeiden und Skonti einzufahren. Um diese Prozesse digital abzubilden bedurfte es früher umfassender Programmierarbeit, um eine solche Individualsoftware zu definieren. Heutzutage gibt es verschiedene Möglichkeiten die Eingangsrechnungsverarbeitung softwaregestützt im eigenen Unternehmen einzuführen. Vor allem aber funktioniert es über Softwarelizenzen, bei denen man die Software nicht – wie früher – kauft, sondern mietet. Aber nicht alle Lösungen passen zu jedem Unternehmen. Deshalb muss sich jedes Unternehmen vor der Anschaffung einer solchen Softwarelösung mit verschieden Fragen auseinandersetzen und dabei eine Frage ganz klar in den Mittelpunkt stellen: „Welche Lösung passt für mich und mein Unternehmen? Was ist mir wichtig?“ und vor allem nicht die Frage: „Welche Software ist besonders günstig?“

Ziele bei der Einführung einer digitalen Lösung für den Rechnungseingang?

Dafür sollte man sich vor allem seine Vorstellungen definieren und abwägen, wie man Invoices in Zukunft digitalisieren, freigeben und archivieren möchte. Die Archivierung ist dabei ein wichtiger Punkt. Denn nur, wenn ein funktionierendes Dokumenten Management System (kurz: DMS) hinterlegt ist, kann dies auch für das eigene Unternehmen umgesetzt werden. Dazu kommen natürliche individuelle Faktoren, wie z. B. die Stufen der Freigabe. Geht alles durch eine Hand oder müssen Rechnungen bei mehrere Personen durch die Prüfung und können dann erst freigegeben werden? Gibt es Regeln, die abgebildet müssen? Letzten Endes sollte es ein Workflow sein, der easy gehandelt werden kann. Denn dann können die Ziele erreicht werden, die man sich im vornherein gesteckt hat. Beim einen Unternehmen kann es das Ziel sein, dass keine Rechnung mehr analog in Ordnern abgelegt werden müssen. Bei anderen könnte es das Ziel sein, dass man die Durchlaufzeit einer Rechnung von 30 Tagen auf drei Tage reduziert. Das klingt im ersten Moment sehr viel. Sind aber die Regeln, Benachrichtigungen und Fristen richtig eingestellt, dann kann das durchaus erreicht werden. Und noch frappierender ist das Potential der möglichen Einsparung bei Umstellung auf eine digitale Rechnungsverwaltung. Abzüglich der Kosten einer Unternehmer – Software spart man laut einer Studie von Gartner und PwC 12-15€ pro Rechnung. Das klingt auch im ersten Moment sehr viel. Aber wenn man Kosten für Personal, Papier, Kosten für Suchprozesse, etc. berücksichtigt, dann kommt man da schon hin. Zusammenfassend kann man sagen, dass es extrem wichtig ist, welche Ziele sich das Unternehmen steckt.

S-INVOICE ist die Software für die digitale Verwaltung von Eingangsrechnung

Unterschiede zwischen den einzelnen Anbietern

Schauen wir uns einmal ein paar Lösungen etwas genauer an. Was macht die Unternehmenssoftware aus und welche Stufen gibt es. Den ersten Schritt in ein digitales Zeitalter ermöglichen alle. Doch welche Funktionen gibt es im Allgemeinen?

  • OCR – Automatische Datenauslese der Rechnungen mit künstlicher Intelligenz
  • Archivierung der Dokumente durch ein DMS
  • Abbildung mehrstufiger und komplexer Freigabestufen
  • Mehrmandantenfähigkeit, Zuweisung zu Kostenstellen möglich
  • Schnittstellenfreundlichkeit
  • Anpassbarkeit des Freigabeworkflows
  • Möglichkeit die Lösung on-premise (auf den eigenen Servern) zu installieren
  • Keine Mail-In-Funktion zur direkten Eingabe der Eingangsrechnungen
  • App verfügbar zur togo-Steuerung
  • Testzugänge auf der Homepage zum direkten Ausprobieren der Lösung
  • Verbindung zu einem Bankprogramm
  • Cashflowplanung integriert zur Übersicht

Kleine Lösungen

Es gibt dabei kleine Lösungen für kleinere Unternehmen, die keinen allzu großen Workflow benötigen (wie z.B. lexoffice). Dies eignet sich vor allem für Selbstständige und ist dabei auch günstiger. Die Flexibiltät einer größeren Lösung mit Wachstumsmöglichkeiten und der Möglichkeit der Abbildung weiterer Workflows ist dabei aber nicht gegeben. Sollte es ein Unternehmen sein, das perspektivisch sehr stark wächst, eignet es sich maximal als Zwischenlösung. Für den Anfang der Implementierung einer Unternehmenssoftware kann es aber easy ausreichen.

Mittlere Lösungen

Gerade wachsende Unternehmen und KMUs befinden sich an der Schwelle. Man hat nicht mehr diesen einfachen Ablauf, wie es beim Kleinunternehmen oder Soloselbstständigen der Fall ist. Hier gibt es gegebenenfalls schon mehrere Freigabestufen oder Regeln, die beim Einkauf einer Software berücksichtigt werden sollten, um letzten Endes einen fließenden Übergang von analoger Dokumentation zu einer digitalen Lösung für den Rechnungseingang zu haben. Dabei kommt es sehr stark auf die Flexibilität der Software an. Sind Komponenten austauschbar? Sind Workflows anpassbar? In diesem Bereich sind auch Arbeitserleichterungen für Mitarbeiter essenziell. Durch automatische Datenauslese können Rechnungen direkt in das System auch digital übernommen werden und durch Schnittstellen können die gebuchten Rechnungen direkt an eine Buchhaltungssoftware geschickt werden. Und vor allem ein wichtiger Punkt: Kann die Lösung mit der Firma mitwachsen und gegebenenfalls auch andere Workflows (wie z.B. Ausgangsrechnungen, Dokumentenerstellung, Vertragsmanagement etc.) abbilden.

Große Lösungen

Große Unternehmen verwenden meist ein einheitliches System von der ERP über Warenwirtschaft bis zur Buchhaltung. Ziel dabei ist es die Schnittstellen entsprechend direkt in derselben Lösung zu haben. Noch mehr Individualität erhalten Firmen entsprechender Größe mit Eigenentwicklungen. Dabei kann dann fast auf alle technischen Bedürfnisse eingegangen werden, ist aber auch mit entsprechenden Kosten verbunden. Auch hier sollten die Needs und Ziele klar definiert werden, damit eine Lösung ohne Probleme umgesetzt werden kann.

Zusammenfassung

Es ist also wichtig, bei der Definition der passenden Softwarelösung zur Digitalisierung des Rechnungseingangs klar die Ziele und Strukturen des Unternehmens zu kennen. Auf der einen Seite spielt die Größe des Unternehmens eine Rolle, auf der anderen die bereits vorhandenen Prozesse und Workflows. Daher sollte ein solches Projekt nicht auf die leichte Schulter genommen werden und die Einführung gut durchdacht werden. Denn letzten Endes soll die Software vor allem eines: lästige Arbeiten erleichtern bzw. automatisieren und damit Zeit sparen, welche dann wiederum für andere Tätigkeiten gewinnbringend eingesetzt werden kann.

Sie suchen nach einem passenden digitalen Rechnungsmanagement?

No comment

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Wir verwenden Cookies, um Ihnen das beste Online-Erlebnis zu bieten. Mit Ihrer Zustimmung akzeptieren Sie die Verwendung von Cookies gemäß unserer Cookie-Richtlinie.

Privacy Settings saved!
Privacy Settings

When you visit any web site, it may store or retrieve information on your browser, mostly in the form of cookies. Control your personal Cookie Services here.

Diese Cookies werden über unsere Website von unseren Werbepartnern gesetzt.

Wir verwenden HotJar, um zu verfolgen, was die Benutzer auf dieser Website anklicken und sich damit beschäftigen.
  • _hjClosedSurveyInvites
  • _hjDonePolls
  • _hjMinimizedPolls
  • _hjDoneTestersWidgets
  • _hjMinimizedTestersWidgets
  • _hjIncludedInSample
  • 1P_JAR

Wir nutzen Facebook, um Verbindungen zu Social-Media-Kanälen zu verfolgen.
  • m_pixel_ratio
  • presence
  • sb
  • wd
  • xs
  • fr
  • tr
  • c_user
  • datr

Wir verwenden Google Tag Manager, um unseren Traffic zu überwachen und uns zu helfen, neue Funktionen zu testen.

Wir verwenden Google Tag Manager, um unseren Traffic zu überwachen und uns zu helfen, neue Funktionen zu testen.

Alle Cookies ablehnen
Alle Cookies akzeptieren