Wie kann ich im Homeoffice effizient arbeiten?

Wie Software für Digitalisierung nachhaltig zur Verbesserung von Unternehmensprozessen führt

Die Corona-Pandemie hat nicht nur unser privates Leben komplett auf den Kopf gestellt, sondern auch die Wirtschaft und Arbeitswelt. Zuhause arbeiten ist in der Corona Krise eine wichtige Maßnahme, um die Verbreitung des Virus zu verlangsamen.

Viele Arbeitgeber und Beschäftigte standen plötzlich vor großen Herausforderungen und arbeiten bereits seit Monaten von daheim aus. Wann ein Ende in Sicht ist, bleibt ungewiss. Doch gerade jetzt, wo Umdenken in allen Bereichen von uns abverlangt wird, ist die Chance für Unternehmen, sich mit dem Thema Software für Digitalisierung auseinanderzusetzen, sehr gut.

Mit dem Umzug vom Büro in die eigenen vier Wände arrangierten sich Mitarbeiter und richteten sich kurzerhand in ihrem privaten Büro, im Gästezimmer oder manchmal sogar am Esstisch ihren mobilen Arbeitsplatz, ausgestattet mit Laptop und Mobiltelefon, ein. Die Umstellung von bewährten Strukturen zu einer neuen Routine war oftmals verbunden mit technischen Problemen und erschwerten Kommunikationswegen. Nicht selten brach die Verbindung bei einer Videokonferenz ab oder die Abfrage wichtiger Daten war unmöglich, da diese in den Ordnern in der Firma lagen oder dezentral archiviert wurden.

Personalausfälle aufgrund von Krankheit oder Quarantäne machten sich schnell bemerkbar, wenn Dokumente nicht auffindbar waren oder Zuständigkeiten nicht geklärt waren. Schnell blieb Arbeit liegen, Fristen wurden zum Teil übersehen, Strukturen funktionierten nicht mehr. Das führte zur persönlichen Belastung, Überstunden und letztlich auch Fehlern.

So werfen sich weitere Fragen auf:

  • Wie erreiche ich meine Dokumente im Homeoffice?
  • Wie erhalte ich die Unterschriften meiner Vorgesetzten und Kollegen?
  • Mit welchen Maßnahmen gelingt die Kommunikation?
  • Wie lassen sich Workflows digitalisieren?
  • Wie lässt sich das Homeoffice zum besseren Arbeitsplatz optimieren?
  • Wie soll ich meine Aufgaben effizient erledigen?
  • Welche Backoffice Lösungen gibt es und welche brauche ich?
  • Wie halten wir Fristen ein und vermeiden Fehler?
  • Was zeichnet eine gute Geschäftsprozess Software aus?
Digitalisierung während Corona / Homeoffice

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Eines ist klar, auch wenn wir alle Tools zur Workflow Automatisierung nutzen und es eine Reihe digitaler Lösungen gibt, die uns effizientes Arbeiten im Homeoffice ermöglichen, so fehlt der persönliche Austausch mit Kolleginnen und Kollegen und den kann keine Software ersetzen. Alle anderen oben genannten Herausforderungen lassen sich mit einer digitalen Software entzerren und vor allem nachhaltig lösen. Das führt zur Entlastung der Mitarbeiter und reduziert Stress, Kosten und spart Zeit.

Remote Working und digitale Unternehmen sind keine neue Erfindung, denn statt Präsenzpflicht im Büro, ermöglichen viele Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern mittlerweile das Arbeiten von zuhause oder auch unterwegs.

Verschiedene Software-Lösungen und Programme vereinfachen diese Art von Arbeiten, verbessern die Koordination und steigern die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter.

homeoffice

Wie sie Schreibtische virtuell zusammenrücken und vom Einsatz einer Geschäftsprozess Software und der digitalen Dokumentenverwaltung profitieren

Wie nutze ich ShakeSpeare Software im Homeoffice?

Unabhängig von der Branche hat jedes Unternehmen eine Vielzahl von Unternehmensprozessen, durch die Ergebnisse erzielt und Werte geschaffen werden. Ein klassisches Beispiel ist der automatisierte Rechnungsfreigabeprozess.

DMS Software (Dokumenten Management System) wird verwendet, um digitale Dokumente sicher zu speichern, zu archivieren und zu verwalten. So wird die Zusammenarbeit an Dokumenten ermöglicht und diese können dann mit einer Workflow Funktion zusammengeführt werden.

Doch wenn das Wörtchen „Wenn“ nicht wär. Viele Unternehmen sind bereits zu dem Entschluss gekommen, sich digital zu organisieren und fragen sich:

Ein typisches Anwendungsbeispiel im Zusammenhang mit dem DMS ist das Vertrags- oder Rechnungsmanagement in einem Unternehmen.

Die Workflow Automatisierung für den Rechnungsfreigabeprozess und die digitale Dokumentenverwaltung bilden wir mit unseren Produkten S-Invoice und S-Contracts ab.

In jedem Unternehmen ist der Rechnungsfreigabeprozess ein sehr wichtiger Prozess. Meist hat sich ein Workflow bewährt, der jedoch noch nicht automatisiert wurde. In der Pandemie und damit im Homeoffice ergaben sich nun Probleme, den Freigabeprozess in gewohnter Weise, abzubilden. Eingangsrechnungen und Belege mussten unter den einzelnen Sachbearbeitern weitergeleitet werden. Per E-Mail funktioniert das sicher wenn`s mal brennt.

Doch was passiert, wenn Dokumente verloren gehen, vergessen wird, sie zu senden, oder diese sogar verändert werden?

Wie verfährt man, wenn ein Mitarbeiter krank wird, ausfällt oder das Unternehmen verlässt?

Plötzlich entsteht eine Lücke in der bewährten Struktur und das System fällt zusammen.

ShakeSpeare Invoice ist eine Software-Lösung, die als zentrales Rechnungseingangsbuch und Rechnungsprüfungs-Plattform eingesetzt wird. Sie können damit ihren Rechnungseingang digitalisieren und stellen ihren Mitarbeitern eine digitale Ablage zur Verfügung, die von überall abrufbar ist.

Vorteile eines Dokumenten Management Systems und einer Rechnungsfreigabe Software

Die Vorteile der Umsetzung der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen und der Nutzung einer Vertragsverwaltungssoftware, wie z.B. ShakeSpeare Software, haben sich in der Corona Krise und der begleitenden Veränderung der Arbeitsstruktur im Homeoffice deutlich abgezeichnet:  

  • Digitale Software ermöglicht es, von überall aus zu arbeiten und kann immer erreicht werden
  • Die Daten werden einer Cloud (Server in Deutschland) gespeichert
  • Die Bearbeitung und Speicherung von Rechnungen erfolgt transparent und revisionssicher und ist GobD konform
  • Jedem Nutzer steht eine digitale Ablage zur Verfügung
  • Freigabeprozesse können individuell auf den Freigabeprozess des Unternehmens angepasst werden
  • Nutzer erhalten durch automatisierte Workflows Struktur, Zuständigkeiten sind klar, Effizienz wird gesteigert
  • Es werden Zeit und Kosten eingespart
  • Kein Papierkram mehr, Archive können aufgelöst werden
  • Personalengpässe können besser abgefangen werden
  • Fristenüberwachung, automatische Erinnerungen
  • Einfache Erfassung, Verwaltung und Archivierung digital
  • Übersicht und Auffindbarkeit

Sie möchten unsere Software Lösungen für Ihr Homeoffice kennenlernen?

Kann Homeoffice jetzt für immer bleiben?

Was früher als fast unmöglich galt, wurde in der Krise plötzlich möglich, wenn es auch vielen Menschen sehr viel abverlangt.

Eltern managen Telefonkonferenzen zwischen Windelwechseln und Homeschooling, weil sie die Kinder nicht in die Kinderbetreuung oder zur Schule bringen können.  Der persönliche Austausch am Arbeitsplatz findet jetzt per Videomeeting statt, was für den ein oder anderen die komplette soziale Isolation bedeutet.  Solange die Pandemie noch nicht überstanden ist, werden sicher viele Unternehmen am Homeoffice festhalten, um weiterhin die Gesamtinfektionszahlen nach unten zu drücken und ihre Mitarbeiter zu schützen.

Viele Unternehmen haben schon vor Monaten ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt, wodurch sich ganz langsam Routine im Homeoffice-Alltag bemerkbar macht.

Diese zieht natürlich auch Vorteile mit sich. Man spart sich viel Zeit, weil man keine langen Anfahrtswege mehr hat und so bleibt mehr Zeit für Freizeit und Familie. Das konzentrierte Arbeiten fällt leichter, weil man in Ruhe seine Aufgaben erledigen kann, ohne den Geräuschpegel im Großraumbüro (Ja, aktuell haben manche dafür den Geräuschpegel der Kinder). Vertrauen und Freiheiten wirken sich positiv auf die Motivation aus.

Nachdem sich die Arbeit von zuhause in vielen Unternehmen bewährt hat, wird nun überlegt, ob und wie sich die Rückkehr ins Büro gestaltet., oder ob man weiter in Richtung digitales Unternehmen geht.  Wenn die Einführung einer Automatisierungssoftware und die digitale Dokumentenverwaltung sich im Homeoffice bewährt haben, so funktioniert dies genauso in gewohnten Büroalltag. Daher gibt es keinen Grund zu zögern und auf den Zug der Digitalisierung aufzuspringen und sich mit der richtigen Software für Unternehmen auseinanderzusetzen.

Wir beraten Sie gern zum Thema Dokumenten Management System oder Rechnungsfreigabe Software.

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