Arbeitsabläufe im Personalwesen in ShakeSpeare® Software

ShakeSpeare® Software wird auch für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Personalwesen eingesetzt. Was mit ShakeSpeare möglich ist, ist die Digitalisierung und Verwaltung verschiedener personalbezogener Prozesse, die in jeder Organisation vorkommen, aber nicht unbedingt digital sind.

Arbeitsabläufe im Personalwesen in ShakeSpeare® Software

Anfrage für den Recruiting-Prozess

 

Eine Anfrage zur Einstellung kann innerhalb einer Organisation von verschiedenen Abteilungen der Organisation an die Personalabteilung gestellt werden, um den Rekrutierungsprozess für eine bestimmte Position innerhalb der Organisation zu starten. Oft haben diese Prozesse klare Regeln wie Bestätigung durch eine höhere Managementebene, Budgetbestätigung und Zieldaten für eine Einstellung. Diese können mit ShakeSpeare gestrafft werden, um mit der strategischen Organisationsplanung übereinzustimmen und es der Personalabteilung zu ermöglichen, alle damit zusammenhängenden Aufgaben sowie ein mögliches Outsourcing für die Rekrutierung an ausgewählte externe Agenturen zu verwalten. Diese können auch so eingebunden werden, dass die Informationen über potenzielle Kandidaten direkt über einen Login in die ShakeSpeare-Lösung an die Personalabteilung gesendet werden, um so einen klaren Überblick über den Rekrutierungsprozess auf Organisationsebene, aber auch für jede einzelne Position zu erhalten.

Bewerbungsmanagement –

 

Bewerbungen für eine Stelle können aus verschiedenen Quellen kommen – von der Unternehmenswebsite, aus Social-Media-Kanälen, durch Empfehlungen von Mitarbeitern, von Personalberatern und Headhuntern oder durch aktive Ansprache wie LinkedIn-Targeting. Diese können kanalisiert und optimiert werden, um sicherzustellen, dass jeder Kandidat den entsprechenden Managern zur Prüfung vorgelegt wird und verschiedene Mitarbeiter für verschiedene Teile des Auswahlprozesses einbezogen werden. Von dem Moment an, in dem ein Lebenslauf und Bewerbung erhalten wird, kann ein DSGVO-Compliance-Verfahren gestartet werden, das sicherstellt, dass die DSGVO-Anforderungen auch während des gesamten Beschäftigungsprozesses erfüllt werden. Shortlist- und Interview-Verfahren können innerhalb des Workflows befolgt werden, um eine faire Behandlung aller Kandidaten zu gewährleisten und das Risiko zu verringern, dass mehrere Kandidaten für eine Stelle übersehen werden. Außerdem kann auf diese Weise nachverfolgt werden, dass der Einstellungsprozess von allen relevanten Mitarbeitern befolgt wird. Nachdem ein Rekrutierungsprozess abgeschlossen ist, kann die DSGVO-Verordnung in dem Sinne befolgt werden, dass die personenbezogenen Daten der nicht ausgewählten Kandidaten nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden und die Kandidaten automatisch über den Auswahlprozess (oder die Ablehnung) informiert werden. Auf diese Weise stellt das Unternehmen sicher, dass alle Kandidaten eine Antwort erhalten haben, und kann die Kandidaten auch gemäß den internen Richtlinien bewerten und benoten.

Mitarbeitermanagement

 

– dieser Bereich umfasst die Teile Onboarding, Management und Offboarding eines Mitarbieters mit Arbeitsvertrages. Nachdem eine Person für eine Anstellung ausgewählt wurde, wird ein Onboarding-Verfahren gestartet. Mit ShakeSpeare kann ein standardisierter oder ein individualisierter Arbeitsvertrag in geeigneten Sprachen oder für das jeweilige Land automatisch generiert werden, was ein wesentlich schnelleres Anstellungsverfahren ermöglicht. Alle Versionen des Vertrages werden in einer neu generierten Personalakte abgelegt und der Zugriff darauf ist nur für die Mitarbeiter möglich, die eine Zugangsberechtigung haben. Der Workflow setzt sich dann in der Onboarding-Phase des Mitarbeiters fort, wobei verschiedene Aufgaben an verschiedene Abteilungen im Unternehmen in Bezug auf Ausrüstung, Arbeitsort, Schulungen, Informationen, Hinzufügen von Zugriffsrechten auf verschiedene Tools und Informationen und Vermerken möglicher wiederkehrender Aktivitäten zur Verwaltung der Compliance (regelmäßige Schulungen usw.) gestellt werden. Nach dem Onboarding eines Mitarbeiters werden die Informationen in der ShakeSpeare-Plattform verwaltet, mit Optionen zur Nachverfolgung von KPIs, Boni, Entwicklung, Vertragspflege (fällige Verlängerungen, Gehaltsvereinbarungen, Mitarbeiter-Scoring, usw.). Nach Beendigung eines Mitarbeitervertrages kann automatisch ein Aufhebungsvertrag generiert werden und mit den Informationen aus dem Onboarding wird ein Offboarding-Verfahren gestartet, das sicherstellt, dass alle Zugänge widerrufen werden, alle Prozeduren mit Informations- und Know-how-Transfer eingehalten werden und eine optimale Weiterführung nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters gewährleistet ist. Zusätzliche Dokumente können in der Personalakte mit verschiedenen Rechten auf Dokumentenebene abgelegt werden, so dass alle zugehörigen Dokumente und Zertifikate für einen Mitarbeiter auf diese Weise verwaltet werden können.

Schulungen und Zertifizierungen

 

Viele Unternehmen verlangen ständige Schulungen und Zertifizierungen ihrer Mitarbeiter. Mit ShakeSpeare können Sie den Schulungs- und Zertifizierungsplan für Ihre Mitarbeiter verfolgen und sicherstellen, dass keine Zertifikate ablaufen, so dass ihre Betriebslizenz immer gültig ist und rechtzeitig erneuert wird. Bei mehrjährigen Zertifizierungen kann es leicht passieren, dass man eine wichtige Zertifizierung vergisst oder verpasst, was zu Problemen im Unternehmensbetrieb führen kann. Mit ShakeSpeare wird das nicht mehr passieren.

Interne Mitarbeiterprozesse für Angestellte

 

Dazu gehören Urlaub, Krankheit und Reisekostenerstattung – drei Haupt-Workflows, die in ShakeSpeare initiiert werden können, mit der Option, bei Bedarf weitere hinzuzufügen (z.B. Mutterschaftsurlaub, etc.).

Gehaltsabrechnungen verteilen –

 

Gehaltsabrechnungen können mit Hilfe der Software ShakeSpeare per Mausklick an die Mitarbeiter innerhalb der Organisation verteilt werden, so dass die Gehaltsabrechnung nur dem richtigen Mitarbeiter zur Verfügung steht und somit die Datensicherheit gewährleistet ist.

Unabhängig von Ihrem Unternehmen bringt ShakeSpeare einen großen Nutzen für die Verwaltung von HR-Prozessen und Mitarbeitern und kann besonders in Umgebungen mit hoher Fluktuationsrate ein großartiges Werkzeug für die Personalabteilung sein, aber auch von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, in denen die Lizenzen für Mitarbeiter eines der Schlüsselelemente ihres Geschäfts sind. Nehmen Sie Kontakt mit unseren Beratern auf, um Ihre HR-Anforderungen zu besprechen. 

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