Programska oprema za upravljanje dokumentov (DMS)

 

Vse o programski opremi za upravljanje dokumentov od A do Ž.

Pri vsakodnevnem delu vseh podjetij se vsak dan uporablja in obdeluje množica dokumentov (10.000 dokumentov na zaposlenega in leto). Opravila, kot so obdelava računov, sklepanje pogodb in ustvarjanje naročil, se izvajajo v enem dokumentu. Najpomembnejši podatki podjetij so shranjeni v dokumentih, katerih izguba lahko povzroči veliko (finančno) škodo. Stroškov pa ne povzroča le izguba dokumentov. Samo iskanje dokumentov vzame veliko časa (približno 2 uri na dan), časa, v katerem bi lahko zaposleni delal na način, ki bi prinašal dodano vrednost.

Ali ne bi bilo lepo, če bi obstajala varna rešitev, ki bi vašemu podjetju omogočila učinkovitejše delo, prihranek časa in denarja, zaščito okolja in varen dostop do dokumentov od koder koli (tudi iz domače pisarne)? Vse to omogoča programska oprema za upravljanje dokumentov. Več informacij najdete v tem članku.

Kaj je programska oprema za upravljanje dokumentov?

Programska oprema za upravljanje dokumentov (DMS) je programska oprema, ki vam pomaga pri upravljanju in obdelavi vseh dokumentov podjetja. Programska oprema za upravljanje dokumentov je podobna arhivu za papirnate dokumente s policami, nalepkami, mapami, naslovnicami in imeniki, programska oprema za upravljanje dokumentov pa je namenjena digitalnim dokumentom. V sistemu DMS lahko dokumente organizirate, upravljate, pregledujete in urejate na enak način kot v arhivu. Zaradi tehničnih možnosti so nekatere funkcije programske opreme za upravljanje dokumentov, ki v primerjavi z arhivom dokumentov močno olajšajo vsakodnevno delo. Shranjujejo se lahko tako digitalni dokumenti kot tudi nedigitalni dokumenti. Nedigitalne dokumente je treba v ta namen digitalizirati ali skenirati.

Glavne funkcije digitalnega upravljanja dokumentov

Sistem za upravljanje digitalnih dokumentov ima s svojimi funkcijami več prednosti pred fizičnim arhivom. Glavne funkcije so naštete tukaj:

  • Iskanje: Glavna prednost programske opreme za upravljanje dokumentov v primerjavi s fizičnim arhivom je iskanje. Iskanje lahko poteka digitalno Tako kot v iskalniku lahko iščete posamezne iskalne izraze ali ključne besede in cilj dosežete v nekaj sekundah. V primerjavi z iskanjem dokumentov na policah in v mapah prihranite veliko časa.
  • Enostavno arhiviranje in shranjevanje: Enostavno je tudi arhiviranje v sistemu DMS, ki se včasih lahko izvede samodejno. Dokumente iz različnih virov, kot so optični bralniki, tiskalniki ali e-pošta, lahko samodejno ali na podlagi pravil shranite v sistem za upravljanje dokumentov in jih tako centralno arhivirate.
  • Varnost revizij: Papirnati dokument se lahko izgubi in iz njega ni razvidno, kdo ga je nazadnje urejal. Prav zato je sistem DMS revizijsko zanesljiv. Revizijska zanesljivost pomeni, da dokumentov ni mogoče izgubiti in da je mogoče slediti zgodovini obdelave. To pomeni, da je mogoče izpolniti zakonske zahteve glede hrambe in pod določenimi pogoji uničiti celo izvirnike.
  • Delo z delovnimi tokovi (BPM): Dokumenti se le redko preprosto shranijo in nato niso več potrebni. Preden se dokumenti dokončno arhivirajo, jih je treba obdelati, odobriti, posodobiti in pripraviti za ponovno predložitev. Vse to je mogoče opraviti v delovnih tokovih. Primer je odobritev prejetih računov. Ta se arhivira šele po tem, ko je bil posredovan. Vendar je že shranjen v sistemu DMS, ko ga podjetje prejme, nato pa se sprosti po digitalnem delovnem postopku.
  • Digitalno arhiviranje in seznami opravil: Tisti, ki delajo z delovnimi tokovi, potrebujejo digitalne sezname opravil za zaposlene in nadzornike. To so digitalne različice map s predlogami, dokumentov in map s podpisi, zato lahko delate na enak način kot običajno, vendar v digitalni obliki.
  • Avtomatizacija z BPM in RPA: ponavljajoče se dejavnosti je mogoče (delno) avtomatizirati v delovnih tokovih. To zaposlenim prihrani čas in zmanjša njihovo delovno obremenitev, saj preprosta opravila opravi programska oprema.
  • Sodelovanje in ustvarjanje različic: pogosto na dokumentu ne dela le ena oseba, temveč več. Osnovna funkcija je sodelovati pri pripravi dokumentov in se izogibati različnim različicam. Zagotavlja, da obstaja samo en dokument s trenutnim stanjem in zgodovino urejanja, ne pa več deset različic na različnih mestih shranjevanja.
  • Vmesniki in integracija z drugimi sistemi: Programska oprema za upravljanje dokumentov lahko komunicira z drugimi sistemi ter izmenjuje dokumente in podatke. S tem se zmanjša neučinkovitost drugih sistemov ter zagotovi enotno in sinhrono upravljanje podatkov in dokumentov.
    Poslovna inteligenca: Znanje, pridobljeno iz podatkov, postaja vse pomembnejše. Podatke iz dokumentov in poslovnih procesov je mogoče preprosto oceniti in prikazati na nadzornih ploščah, na primer z uporabo ključnih kazalnikov uspešnosti.

Katere so prednosti upravljanja dokumentov?

Kot je bilo že opisano, sistem za upravljanje dokumentov ponuja številne funkcije, ki jih običajni arhiv nima. Kakšne so prednosti? Na kratko: programska oprema za upravljanje dokumentov podjetju prihrani čas in denar, hkrati pa poveča varnost in zmanjša tveganja. Podrobneje:

  • Večja učinkovitost: Ker sistem za upravljanje dokumentov (dopolnjen z delovnimi tokovi) poenostavi in pospeši delovne procese in ravnanje s poslovnimi dokumenti ter skrajša odzivni in obdelovalni čas, se prihranijo stroški tiskanja in močno razbremeni osebje. To povečuje učinkovitost in ne obremenjuje proračuna.
  • Skladnost: Upravljanje dokumentov vam pomaga tudi pri izpolnjevanju zakonskih smernic in zahtev (npr. skladnost z direktivo GobD) ter povečuje skladnost v vašem podjetju. To je še posebej dobrodošlo za oddelek za tveganja in vodstvo, saj lahko z dodeljevanjem pravic dostopa zaščitijo občutljive podatke podjetja pred nepooblaščenim dostopom. Vidik skladnosti je še posebej pomemben, saj sistem DMS omogoča revizijsko zanesljivo arhiviranje in upravljanje datotek ter obdelavo osebnih podatkov in dokumentov v skladu z DSGVO.
  • Za mala in srednje velika podjetja: Predvsem mala in srednje velika podjetja imajo koristi od številnih prednosti, ki jih ponuja programska oprema za upravljanje dokumentov, zlasti v času, ko so pisarne na domu vse bolj pogost del vsakdanjega delovnega življenja.
  • Preprečevanje napak: Dvojno arhiviranje, ki povzroča napake, dvojno plačevanje računov, izgubljanje pogodb, nejasnosti glede različic pogodb, dolgi roki za obdelavo prejetih računov, nedostopnost zaradi domače pisarne so zdaj stvar preteklosti, zato so zaposleni razbremenjeni in se lahko osredotočijo na svoje glavne naloge.
  • Sodelovanje: Zaradi integracije ključnih procesov podjetja ter povezovanja oddelkov in organizacijskih področij sodelovanje ni več tuja beseda, izmenjava informacij in prenos znanja pa sta prešla na novo raven.
  • Programska oprema za upravljanje dokumentov je vsestranski pripomoček: s svojimi obsežnimi funkcijami ustvarja red, preglednost, natančnost, sledljivost, varnost podatkov, nespremenljivost in povečuje učinkovitost – poleg tega pa naredi nekaj dobrega za naše podnebje in živce.

Na katerih področjih se lahko uporablja DMS?

V računovodstvu za delovne tokove računov, v pravnem oddelku za upravljanje pogodb, v celotnem podjetju za arhiviranje e-pošte ali v kadrovskem oddelku za digitalno osebno mapo: programska oprema za upravljanje dokumentov je lahko prednost v večini oddelkov, saj jo je mogoče individualno prilagoditi. Pri komponenti delovnega toka je največ sinergij med oddelki.

Vozni oddelki, v katerih se uporablja programska oprema za upravljanje dokumentov, so si večinoma podobni, kot kažejo tudi študije, npr. družbe Bitkom. Po teh podatkih 53 odstotkov podjetij uporablja svoje digitalno upravljanje dokumentov na področju financ/računovodstva. S približno 43 odstotki anketirancev je nabava in naročanje na drugem mestu. Na tretjem mestu je oddelek za trženje in prodajo z nekaj manj kot 41 odstotki. Poleg tega sta pravni in kadrovski oddelek tista oddelka, ki imata največ koristi od sistema DMS.

Za uporabo v oddelkih je redko značilno zgolj arhiviranje, temveč je veliko bolj usmerjena v delovne procese. Računovodskega oddelka na primer ne zanima, kje so shranjeni računi, temveč to, da delovni postopek odobritve poteka bolj gladko. Ti delovni postopki so podobni v vseh podjetjih. Tukaj smo za vas zbrali klasične knjige.

Odobritev računa

Vsako podjetje izdaja in prejema račune, sicer ne bi obstajalo. Medtem ko je postopek izdelave računa običajno dobro opredeljen in ga je mogoče prikazati s programsko opremo, je postopek izdelave prejetih računov pogosto obravnavan kot matični in zato pogosto še vedno poteka v analogni obliki. Ta analogni postopek je pogosto dolgotrajen, nagnjen k napakam, nepregleden in neprimeren za domačo pisarno. DMS z delovnim tokom za prejete račune vam pomaga digitalno in samodejno načrtovati postopke prejetih računov. Več informacij najdete na naši strani izdelka “S-račun”.

Upravljanje pogodb

V številnih podjetjih odgovornost za upravljanje pogodb ni jasna ali centralno urejena. Zaključene pogodbe se vložijo v mape ali pa jih oddelki hranijo na decentraliziranih diskih in jih vodijo v tabeli za namene sledenja. Ker nihče nima osrednjega pregleda in ni mehanizmov, se pogosto zgodi, da pogodbe trajajo dlje, kot je bilo prvotno načrtovano, ali pa se pogoji z daljšimi roki poslabšajo. Izpuščeni so odpovedni roki, iztekajoče se pogodbe ostanejo neopažene. To povzroča gospodarsko škodo. Sistem za upravljanje dokumentov, ki vključuje modul za pogodbe, vam omogoča stalen pregled in popoln nadzor nad vsemi pogodbami. Več o tem si preberite na naši strani z izdelki “Pogodbe S”.

Digitalni nabiralnik

Dokumenti prihajajo v podjetje na različne načine: po pošti, elektronski pošti, telefaksu, prek odvetnikov ali portalov. Cilj delovnega postopka “prejete pošte” je prenesti dokumente prejete pošte prejemniku, da jih lahko prebere in po potrebi obdela. Zaradi številnih različnih virov pa to včasih ni tako enostavno, kot se zdi. Pisma se izgubijo, prepozno prispejo na naslov naslovnika ali so prepozno obdelana. Digitalni nabiralnik rešuje vse te težave in ponuja tudi druge uporabne funkcije. Več informacij najdete na naši strani izdelka “S-Mailroom”.

Upravljanje naročil

Upravljanje naročil je večinoma v pristojnosti nabavnega oddelka. Dokler se material ne kupi, je treba ustvariti in izdati zahtevke za material in BANF. Pri tem je treba upoštevati proračunske omejitve, obveščati vodje oddelkov, sporočati dobavne roke in preverjati dobavitelje. Vse to vključuje poplavo papirja in je mogoče učinkoviteje opraviti s sistemom DMS, ki podpira potek dela. Več informacij najdete na naši strani izdelka “S-Oder-Manager”.

 

Ali naj bo sistem DMS nameščen v oblaku ali na lokaciji?

Običajno ponudniki programske opreme za upravljanje dokumentov ponujajo svoje rešitve z dvema možnostma namestitve: Na lokaciji in v oblaku. On Premise pomeni, da je programska oprema nameščena na notranjih strežnikih podjetja. Namestitev v oblak pomeni, da je programska oprema nameščena na zunanje strežnike pri ponudniku storitev v oblaku. Pomembno je, da izberete prilagodljivega ponudnika, ki ponuja obe rešitvi, da boste lahko našli pravo rešitev za svoje podjetje. Ni mogoče podati splošne izjave o tem, katera rešitev je prava; obe možnosti imata svoje prednosti in slabosti, ki jih bomo pojasnili v nadaljevanju.

Premične rešitve so obstajale že takrat, ko še ni bilo oblaka. Pri rešitvi na lokaciji je programska oprema DMS nameščena na lastnih strežnikih podjetja v njegovem lastnem informacijskem okolju. Podjetje ima nadzor nad strojno in programsko opremo ter odgovornost za nemoteno delovanje, vzdrževanje, varnostne kopije, spremljanje in s tem povezane stroške. Če strežnik podjetja ne deluje, je lahko celoten sistem za nekaj časa ohromljen. Nastavitev dostopa iz domače pisarne mora nato prevzeti tudi informacijska služba podjetja, kar je neredko izziv.

Naprave v oblaku so sodobnejša možnost. Zaradi svojih pozitivnih lastnosti podjetja vse pogosteje uporabljajo rešitve v oblaku in doživljajo pravi razmah. Prilagodljivost, individualna razširljivost in velike stroškovne prednosti rešitve v oblaku odtehtajo varnost notranjega nadzora, zato veliko podjetij raje uporablja DMS v oblaku kot rešitev v prostorih. Uporabniki imajo dostop do dokumentov in drugih vsebin prek brskalnika, kar jim omogoča dostop do želenih zapisov ne glede na delovni čas ali delovno postajo. Ker so dokumenti shranjeni centralno na zunanjih varnih strežnikih, lahko več uporabnikov brez težav dela na skupnem dokumentu. Zlasti mala in srednje velika podjetja z rešitvami v oblaku prihranijo veliko denarja ter lahko bolje izračunajo in načrtujejo svoje stroške. Informacijske krajine ni treba redno obnavljati, posodabljati in vzdrževati. Od zdaj naprej bodo za to poskrbeli ponudniki storitev v oblaku. Glavna ovira pri odločitvi za oblak je vprašanje varnosti.

Glede varnosti: ponudniki storitev v oblaku (kot je t-systems) so specializirani za upravljanje občutljivih podatkov in lahko obstajajo le, če je varnost najpomembnejša prednostna naloga. Ugledni ponudniki storitev v oblaku imajo zato vedno dobro zavarovane in redno nadzorovane podatkovne centre, infrastrukturo in operativne postopke. Usposobljeni in predani strokovnjaki za kibernetsko varnost 24 ur na dan spremljajo podatke podjetja in aktivno varujejo sredstva in podatke podjetja.

Kako uspešno predstaviti programsko opremo za upravljanje dokumentov?

Uvedba digitalnega upravljanja dokumentov se ne zgodi čez noč in jo je treba načrtovati. Ko je odločitev za ponudnika sprejeta, mora biti praviloma hitra, zagon pa mora potekati čim hitreje. Trdno in dobro premišljeno načrtovanje ter organizacijska priprava sta odločilna dejavnika uspeha pri uvajanju, da se zagotovi nemoteno in trajnostno izvajanje.

Če želite optimizirati svoje poslovne procese in jih v prihodnosti digitalno prikazati, morate najprej opisati, dokumentirati in pregledati svoje notranje procese. Svoje postopke ocenite s kritičnim pogledom. Zgolj digitalizacija analognega procesa vas ne bo zadovoljila, saj potenciali ostajajo neizkoriščeni. Poiščite neučinkovite delovne postopke, da bi racionalizirali digitalne procese in jih naredili učinkovitejše. Razmislite o tem, katere delovne korake lahko opravite ali naredite učinkovitejše z digitalnim in (delno) avtomatiziranim upravljanjem dokumentov. Veliko podjetij ima notranje strokovnjake za procese, ki so specializirani za to. Če tega nimate, se vam splača poklicati svetovalca.

Pri uvajanju sistema DMS ne smete razmišljati le o sedanjosti, temveč tudi o prihodnosti: kako se bo vaša organizacija razvijala srednjeročno in dolgoročno ter kako vam lahko sistem DMS pomaga pri doseganju vaših ciljev? Kje potrebujete sistem DMS takoj in kje lahko kasneje ustvari dodano vrednost?

Notranje vire morate načrtovati za določen projekt in ga ne smete pustiti, da bi potekal ob vsakodnevnem poslovanju. Izkušnje kažejo, da to povzroča stres in ne prispeva k uspešnosti projekta.

Če želite prebrati več o upravljanju dokumentov na splošno in različnih primerih uporabe, kliknite tukaj.

 

Ko se organizacije odločijo za uvedbo programske opreme za upravljanje dokumentov, je običajno zelo zapleten postopek, da sploh razumejo, kaj želijo od digitalnega upravljanja dokumentov. Na trgu je na voljo veliko različnih programov DMS in vsak je poseben po svoje.

Kot osnovni arhiv DMS je morda najbolj znan sistem “Dropbox”, ki se uporablja za shranjevanje in izmenjavo dokumentov. Vendar je shranjevanje in deljenje dokumentov le delček tega, kar ponuja upravljanje dokumentov. V sodobnem delovnem svetu obstaja obsežen seznam zahtev, ki temeljijo na tem, kaj mora organizacija narediti z rešitvijo in zakaj jo uvaja.

Glavni razlogi in funkcije rešitve za upravljanje dokumentov v podjetjih in ustanovah so običajno naslednji:

  • Revizijsko zanesljivo arhiviranje: na ravni podjetja je potrebno revizijsko zanesljivo arhiviranje finančnih in pogodbenih dokumentov.
  • Hitro iskanje: Poleg tega je pogosto potrebno učinkovito in hitro iskanje dokumentov glede na njihovo vsebino, razvrstitev, datum nastanka ali spremembe.
  • Sodelovanje in pregled: Različice dokumentov je treba shraniti, da se lahko vrnete k prejšnjim različicam.

 

Večina organizacij ima zelo jasno predstavo o tem, kdo lahko pregleduje katere dokumente, in ti uporabniki morajo imeti podobno raven dostopa do dokumentov in podatkov podjetja. Če je uporabnik na vodstveni ravni, lahko dostopa do več dokumentov in podatkov kot nekdo, ki se je podjetju šele pridružil kot pripravnik v določenem oddelku. Seveda morajo biti vsem zaposlenim na voljo številni dokumenti, kot so politika kakovosti, pravila za zahtevanje dopusta, bolniške odsotnosti, glasila podjetja itd.

Dobra rešitev za upravljanje dokumentov v podjetjih omogoča objavo in posodabljanje dokumentov o organizaciji (ali pododdelku).

Galerija