Alle Ihre Verträge zentral & digital verwaltet – in einer Vertragsmanagement Software!

Wann möchten Sie Ihre Verträge digitalisieren, um nie wieder eine Frist zu verpassen und Zeit und Geld zu sparen?

​Wir unterstützen Sie dabei mit einer Software für die digitale Vertragsverwaltung. ShakeSpeare S-Contract!

Kunden, die ShakeSpeare® bereits vertrauen

Alle Verträge revisionssicher an einem Ort

Tschüss Laufwerke und Ordner!

Sichere Speicherung und Archivierung im Dokumentenmanagementsystem (DMS)

In der Cloud oder on- premise

Nie wieder Fristen verpassen

Adé Exceltabelle!

Eingebautes Fristenmanagement mit automatischen Erinnerungen, um den Überblick über die Verträge zu erhalten

Zeit sparen durch Automatisierung des Vertragswesens

Bye-bye ressourcenfressende Vertragserstellung

ShakeSpeare S-Contract lässt sich leicht skalieren und damit noch mehr Zeit sparen“. Verträge automatisch erstellen (lassen)!

Was kann ShakeSpeare® S-Contract? Was kann die Vertragsmanagement Plattform?

S-Contract ist eine Lösung auf Basis der ShakeSpeare® Software. ShakeSpeare® ist ein revisionssicheres Dokumentenmanagement System, das alle bekannten Standards erfüllt und Dokumente auf Ihrem Server oder in der Cloud verschlüsselt und revisionssicher speichert und archiviert. Gespeicherte Dokumente können bei Aktivierung der „OCR-Volltextsuche“ nach Ihrem Inhalt durchsucht werden. So können Sie nach einzelnen Wörtern und Inhalten in den Verträgen suchen und durch den Inhalt Ihrer Verträge „googlen“.

Ein zentrales Vertragsmanagement ist ein unternehmensübergreifendes Thema, das in verschiedenen Abteilungen oder Unternehmen einer Unternehmensgruppe unterschiedlich gehandhabt wird. Jede Einheit hat meistens seine eigenen Verantwortlichkeiten, Regeln und Mechanismen, um Verträge zu managen.

 

Informationen und Dokumente sind oft dezentral in unterschiedlichen Systemen, Laufwerken, Schubladen oder Schränken gespeichert.

 

Mit einem zentralen Vertragsmanagement stellen Sie nicht nur eine einheitliche Arbeitsweise sicher, sondern das Unternehmen spart auch automatisch Zeit und gewinnt an Sicherheit.

 

Der volle Überblick über alle wichtigen Daten und Dokumente ist ein ebenso wertvolles Ergebnis, wie die durch die Software sichergestellte Erinnerung an alle Fristen

Möchten Sie ShakeSpeare® über das einfache Vertragsmanagement hinaus nutzen und die Automatisierung steigern? Sie können z.B. digitale Freigabeabläufe für noch nicht unterzeichnete Verträge vor das Vertragsmanagement schalten und digitale Signaturen einbinden. Wiederum davor können Sie für die Vertragserstellung von wiederkehrenden Verträgen, wie Mietverträge oder Arbeitsverträge einen Vertragsgenerator schalten und somit einen komplett digitalen Workflow abbilden. Ebenso können Sie Verträge miteinander oder mit anderen Dokumenten wie Bestellungen, Rechnungen oder anderen Verträgen verknüpfen.

Sie haben bereits ein Dokumentenmanagement im Einsatz? Sie haben schon eine Nutzerverwaltung z.B. in Microsoft Active Directory? Sie haben alle Ihre Vertragspartner in Ihrem ERP System gespeichert? ShakeSpeare® und S-Contracts sind sehr schnittstellenfreundlich, sodass Schnittstellen zu allen anderen Programmen denkbar sind. So bestehen beispielsweise Standardintegrationen zu MS Dynamics NAV, MS Actice Directory, SAP, Datev Unternehmen Online oder iManage.

Mit der zentralen und gesamtheitlichen Einstellung von Rollen, Rechten, Verantwortungen, Regeln und Erinnerungen stellen Sie die Compliance in Ihrem System sicher. Alle Verträge, Vertragsarten, Fristen und Erinnerungen folgen denselben Regeln. So können Sie die Compliance in Ihrem Unternehmen sicherstellen. Wollen Sie z.B., dass alle Mietverträge am Ende jeden Jahres überprüft werden oder dass Leasingverträge immer 4 Wochen vor Kündigungsfrist überprüft werden müssen? Mit S-Contract ist das möglich.

Mit S-Contract können Sie eine unbegrenzte Anzahl an Verträgen (100.000 Verträge sind kein Problem) speichern und managen. Für die Geschäftsführung,  das Riskmanagement, Controlling oder die Rechtsabteilung gibt es eine Gesamtübersicht über alle Verträge und Daten  aller Einheiten. In der Gesamtübersicht können die Vertragsdaten einfach exportiert und für Analysen und Berichte sortiert, geordnet und aufbereitet werden. Gesamtberichte oder Reporting sind ebenso möglich wie spezielle Reportings.

Eine Vertragsakte kann die Vorarbeit und Anhänge zu einem zu erstellenden oder aktiven Vertrag abbilden.

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Softwareeinführung kostet viel Zeit? Nicht bei uns!

 

Die Einführung einer Software ist manchmal eine Hürde im Unternehmen, muss Sie doch neben dem normalen Tagesgeschäft passieren. Und doch ist ein Rechnungsfreigabe Prozess ungemein wichtig.

Die Rechnungseingang Software von ShakeSpeare® ist darauf ausgelegt, so wenig Zeit wie möglich bei der Einführung zu benötigen, damit Sie Ihre Rechnungen direkt scannen und buchen können.

  • Keine Installation notwendig
  • Von jedem Browser erreichbar
  • Intuitives und schnörkelloses Design
  • Erfrischende Online Schulungen
  • Einfache Nutzervideos

Jetzt kennenlernen

Potenzialanalyse

Gemeinsam finden wir mit den folgenden Fragen heraus, ob Sie einen Bedarf haben, Ihre Verträge digital zu verwalten.

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Eine digitale Vertragsmanagement Software kann viel mehr!

Unsere vollintegrierte OCR Technologie macht jedes Vertragsdokument automatisch auf den gesamten Inhalt durchsuchbar

Für die Vertragserstellung können Klauseln im Klauselmanager einzeln und zentral verwaltet werden

Die zum Vertrag erfassten Meta Daten sind speziell auf ihr Unternehmen ausgerichtet und ermöglichen ein  detailliertes Vertragscontrolling

Unsere vollintegrierte OCR Technologie macht jedes Vertragsdokument automatisch auf den gesamten Inhalt durchsuchbar

Dokumente direkt in ShakeSpeare® bearbeiten – verknüpft mit Word Online und anderen Programmen

Übersicht über auslaufende Verträge, Kosten und Risiken

Jeder Vertrag kann mit verschiedenen Risk Scores versehen werden, die im Hintergrund ein Gesamtrisiko berechnen und farblich darstellen

Vor der Vertragsablage erfolgt die Erstellung, Freigabe und Verhandlung von Verträgen. All das kann revisionssicher archiviert werden und steigert die Sicherheit

Ihre Abteilungs- / Unternehmens-/ Holdingstruktur bei uns abgebildet (Lesefunktion, Zugriffsfunktion, Managerfunktion)

Einrichtung der Wiedervorlage und Eskalationsstufen über E-Mail-Erinnerungen, To-Do- Listen und Flaggen

Direkte Anbindung an docuSign möglich. Keine Dokumenten Download mehr nötig

Verträge können über eine Künstliche Intelligenz in vielen Sprachen analysiert werden.

Der Vertragslebenszyklus (Contract Lifecycle)​

Jeder Vertrag hat ein Leben und dieses muss gemanaged werden (Contract Lifecycle management​

Klein

In allen Paketen enthalten:

Mittel

Alle Inhalte aus Paket „Klein“

Groß

Alle Inhalte aus Paket „Mittel“

Enterprise

Alle Inhalte aus Paket „Groß“

ab 190 € pro Monat

Probieren Sie das Vertragsmanagement – Tool selbst aus

Galerie

Sind Sie ein Unternehmen aus Bayern, das die Rechnungsfreigabe digitalisieren will?

 

Unsere Softwarelösungen sind mit dem „Digitalbonus Bayern“ mit bis zu 10.000€ förderbar, gerne beraten wir Sie bei der Antragsstellung, klicken Sie hier um Fördermittel für Ihre Rechnungseingang Software zu beantragen.

 

Allgemeine Infos Vertragsmanagement Software

Nach der Rechnungsfreigabe ist digitales Vertragsmanagement der am häufigsten genutzten Teil einer Dokumentenmanagement Software wie ShakeSpeare. Kein Wunder, Rechnungen und Verträge sind die am meisten vorkommenden Dokumente, die jedes Unternehmen besitzt. Gleichzeitig enthalten Sie die entscheidenden Daten, mit der sich das gesamte Unternehmen abbilden lässt. Vorhersagen, Risikoanalysen und Entscheidungsgrundlagen lassen sich allein auf dem Wissen und dem Inhalt aus den zwei Dokumentenarten Rechnungen und Verträge ableiten.​

Deswegen wundert es nicht, dass Vertragsmanagement oftmals als eines der Hauptmodule in einem DMS genutzt wird und bei der ShakeSpeare® S-Contract Software als eine der Erweiterungen zur Rechnungsfreigabe gebucht wird.​

Im Vergleich zu einer Ablage der Verträge auf einem normalen Laufwerk bieten Vertragsmanagement Systeme (contract management tools) viele Vorteile. Hierbei muss die Software nicht zwingend in der Cloud installiert werden, sondern kann auch auf firmeneigenen Servern installiert werden. Schulungen, Beratung und Support sind bei beiden Varianten uneingeschränkt möglich. In folgendem Abschnitt wird genauer auf die Vorzüge eingegangen​

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Vorteile zentrales Vertragsmanagement

Die Vorteile einer Vertragsmanagement Lösung liegen größtenteils auf der Hand und sind im Namen inbegriffen, die Betonung liegt auf “zentral”. Dadurch, dass alle Verträge zentral in einer Vertragsmanagement Plattform und nicht mehr lokal bei dem einzelnen Nutzer gespeichert sind, können diese nicht verloren gehen. Die Revisionssicherheit als Grundfunktion eines DMS trägt dafür Sorge. Wie oft ist es in Unternehmen oder Abteilungen schon vorgekommen, dass Dokumente und Daten wegen fehlerhafter oder beschädigter Festplatten oder Geräte verloren gegangen sind? Das kann durch den Einsatz eines zentralen revisionssicheren Vertragsmanagement-Tools verhindert werden.​

Viel wichtiger aber als die sichere Speicherung der Verträge ist die Tatsache, dass sich befugte Personen wie die Rechtsabteilung, die administrative Leitung oder die Geschäftsführung zentral alle Vertragsdokumente in der Vertragsmanagement Software ansehen können und so einen Überblick erhalten. Dies ist um einiges komfortabler, als sich die entsprechenden Dokumente alle in Papierform von den entsprechenden Verantwortlichen oder Abteilungen einsammeln zu müssen.​

Durch Vertragsmanagement Lösungen lassen sich nicht nur die reinen Dokumente ablegen, sondern auch Daten ergänzen und anreichern. So kann (oder besser sollte) man seine Verträge mit Informationen zu Kosten, Vertragspartnern und Fristen anreichern um diese in Auswertungen, Berichten und Analysen und somit als Entscheidungsgrundlage zu nutzen.​

Die Informationen zu den Fristen stellen sicher, dass die Nutzer an das Auslaufen der Verträge erinnert werden, die Informationen zu den Kosten schaffen eine Hilfe, wenn es darum geht die Verträge zu verstehen das enthaltene Risiko einzuschätzen. Wer eine solide Datenbasis hat und pflegt wird sehr einfach die Risiken und Schwachpunkte erkennen können und z.B. auf Knopfdruck die 5 unlukrativsten Verträge ausmachen können.​

Bei einer Due Diligence, einer Wirtschaftsprüfung, einer Unternehmensbewertung, einem Audit oder einer Risikoanalyse kann eine Vertragsmanagement Cloud deswegen sehr hilfreich sein und den involvierten Personen eine Menge Zeit und Nerven sparen.​

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Zentrale Vertragserstellung Software

In dem vorigen Absatz wurde vermehrt auf die Vorteile von Vertragsmanagement Software im Hinblick auf die Ablage von Verträgen eingegangen. Eine Software für Vertragsmanagement kann Unternehmen aber auch bei der Vertragserstellung unterstützen. So können häufig erstellte Vertragsdokumente über einen Vertragskonfigurator einfach und standardisiert hinterlegt werden, sodass die Vertragsersteller Zeit bei der Erstellung sparen. Lohnend ist dies bei Dokumenten und Verträgen, die in einem Unternehmen besonders häufig erstellt werden müssen wie z.B. NDAs, Arbeitsverträge, Datenschutzerklärungen etc. Kurz: überall wo eine Vielzahl ähnlicher Verträge manuell erstellt wird kann eine Vertragsmanagement Software dabei unterstützen Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.​

Die Nutzung einer Software zur Vertragserstellung sind unterschiedlich und unterscheiden sich in erster Linie durch den Nutzer. So kann die Software als „Self-Service“ konfiguriert sein, bei der sich der Nutzer sein Dokument direkt selbst zusammenklicken kann. Hier ist neben der Erstellungslogik auch rechtliches Wissen in der Vertragsmanagement Lösung hinterlegt. Hierbei wird der Wissensträger (z.B. Rechtsabteilung) komplett vom Erstellungsprozess entkoppelt und gibt sein Wissen durch den Softwarealgorithmus weiter und spart diesem viel Zeit.​

Eine weiter Möglichkeit ist es die Software dem Wissensträger zur Verfügung zu stellen, der dann wiederum bei der Erstellung der Dokumente (z.B. Rechtsabteilung) auf die Software zurückgreift und an seiner Bearbeitungszeit spart.​

Welcher Weg gegangen wird hängt unter anderem vom Geschäftsmodell ab. Aber auch davon, inwieweit sich das Wissen in die Software einbringen lässt. Je simpler der Anwendungsfall (z.B. NDA) desto einfacher die Umsetzung.​

Sehen Sie sich ShakeSpeare® als Unternehmensplattform für:
– Vertragsmanagement
– digitale Rechnungsfreigabe
– digitaler Posteingang
– Ticketing
– Human Ressources (On-/Offboarding, Urlaubsantrag, Krankmeldung, Bewerbungsprozess)
– Compliance (ISO 9001:2015, etc.)
– Dokumentenmanagement System mit Workflow Konfigurator
hier an.

Dank zentralem Vertragsmanagement keine Fristen mehr verpassen? Kontaktieren Sie uns!

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