S-Contract: die Software für das unternehmensweite Vertragsmanagement.

Erhalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Verträge. Von der Vertragserfassung über die Erstellung und Fristenüberwachung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Überzeugen Sie sich von unserer Individualsoftware zum Preis einer Standardsoftware – mit revisionssicherem Dokumentenmanagementsystem für Ihre Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.

Zentrales Vertragsmanagement

Zentrales Vertragsmanagement

  • Alle Verträge in einem System für alle Fachbereiche/Standorte/Abteilungen/Unternehmen einer Unternehmensgruppe
  • Einfache Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Verträgen
  • Lese – und Schreibberechtigung nach Vertragsarten und/oder Abteilungen sowie Einzelberechtigung
Fristenmanagement / Erinnerungsmanagement

Fristenmanagement / Erinnerungsmanagement

  • Automatische Erinnerung vor Kündigungsfrist / Vertragsablauf durch:
    • Wiedervorlage auf To-Do Liste
    • E-Mail Erinnerung
    • E-Mail Eskalationsstufen
    • Farbliche Kennzeichnung
Flexibilität

Flexibilität

  • Vertragsarten können frei gewählt und selbst angelegt / hinzugefügt werden
  • Vertragsdaten und Stammdaten können beliebig definiert und erweitert werden
  • Ausgehend von unserer Standardlösung bauen wir Ihre passgenaue Lösung

Mögliche Anpassungen / Automatisierungsschritte

Vertragserstellung

Vertragserstellung

 

– Teil- oder vollautomatisierte Vertragserstellung per Mausklick

– Anlage eines Vorlagen- managements

– Erstellung häufig genutzter Verträge (wie z.B. NDAs oder Lieferantenverträge)

Microsoft Office 365

Microsoft Office 365

 

– Direkte Anbindung an Office 365

– Dokumente direkt im System revisionssicher erstellen, bearbeiten & finalisieren

Anbindung an DocuSign

Anbindung an DocuSign

 

– Verträge direkt über DocuSign signieren

– Revisionssichere Ablage im System

– Signaturen und Signierprozess teil- oder vollautomatisieren

Verträge direkt über DocuSign signieren
S-contract ist die Software für das unternehmensweite Vertragsmanagement.

Verträge enthalten wichtige Daten des Unternehmens

 

Vertragsmanagement ist ein unternehmensübergreifendes Thema, das in verschiedenen Abteilungen oder Unternehmen einer Unternehmensgruppe unterschiedlich gehandhabt wird. Jede Einheit hat meistens seine eigenen Verantwortlichkeiten, Regeln und Mechanismen, um Verträge zu managen.

 

Informationen und Dokumente sind oft dezentral in unterschiedlichen Systemen und Archiven gespeichert.

 

Mit einem zentralen Vertragsmanagement stellen Sie nicht nur eine einheitliche Arbeitsweise sicher, sondern das Unternehmen spart auch automatisch Zeit und gewinnt an Sicherheit.

 

Der volle Überblick über alle wichtigen Daten und Dokumente ist ein ebenso wertvolles Ergebnis, wie die durch die Software sichergestellte Erinnerung an alle Fristen.

Revisionssicheres DMS – Dokumentenmanagement Software

S-Contracts ist eine Lösung auf Basis der ShakeSpeare® Software. ShakeSpeare® ist ein revisionssicheres Dokumentenmanagement System, das alle bekannten Standards erfüllt und Dokumente auf Ihrem Server oder in der Cloud verschlüsselt und revisionssicher speichert und archiviert. Gespeicherte Dokumente können bei Aktivierung der „OCR-Volltextsuche“ nach Ihrem Inhalt durchsucht werden. So können Sie nach einzelnen Wörtern und Inhalten in den Verträgen suchen und durch den Inhalt Ihrer Verträge „googlen“.

Individuell an Ihre Anforderungen angepasst

Jedes Unternehmen ist anders. S-Contracts ist eine über Jahre gewachsene Standardlösung für das Vertragsmanagement, in die die Anforderungen verschiedenster Unternehmensbereiche und Branchen eingeflossen sind. S-Contracts kann „Out-of-the-Box“ genutzt werden und von der Standardlösung ausgehend an Ihre speziellen Anforderungen, Unternehmensstruktur und Arbeitsweise einfach und flexibel angepasst werden. Sie können es größtenteils sogar selbst anpassen. Zum Beispiel ist eine logische Verknüpfung von Vertragsdaten möglich. Beispiel: Wenn Vertragsart = „Leasing“ -> Speichere „Kennzeichen“ und „Fahrzeugart“.

Übersicht und Auswertung

Mit S-Contracts können Sie eine unbegrenzte Anzahl an Verträgen (100.000 Verträge sind kein Problem) speichern und managen. Für die Geschäftsführung und/oder Rechtsabteilung gibt es hier die Gesamtübersicht über alle Verträge aller Einheiten. In der Gesamtübersicht können die Vertragsdaten einfach exportiert und für Analysen und Berichte sortiert, geordnet und aufbereitet werden. Gesamtberichte oder Reporting sind ebenso möglich wie spezielle Reportings mit spezifischen Daten pro Vertragsart oder Unternehmenseinheit.

Compliance - ganzheitlich

Mit der zentralen und gesamtheitlichen Einstellung von Rollen, Rechten, Verantwortungen, Regeln und Erinnerungen stellen Sie die Compliance in Ihrem System sicher. Alle Verträge, Vertragsarten, Fristen und Erinnerungen folgen denselben Regeln. So können Sie die Compliance in Ihrem Unternehmen sicherstellen. Wollen Sie z.B., dass alle Mietverträge am Ende jeden Jahres überprüft werden oder dass Leasingverträge immer 4 Wochen vor Kündigungsfrist überprüft werden müssen? Mit S-Contracts ist das möglich.

Erweiterung und Verknüpfung

Möchten Sie ShakeSpeare® über das einfache Vertragsmanagement hinaus nutzen und die Automatisierung steigern? Sie können z.B. digitale Freigabeabläufe für noch nicht unterzeichnete Verträge vor das Vertragsmanagement schalten und digitale Signaturen einbinden. Wiederum davor können Sie für die Vertragserstellung von wiederkehrenden Verträgen, wie Mietverträge oder Arbeitsverträge einen Vertragsgenerator schalten und somit einen komplett digitalen Workflow abbilden. Ebenso können Sie Verträge miteinander oder mit anderen Dokumenten wie Bestellungen, Rechnungen oder anderen Verträgen verknüpfen.

Integration und Schnittstellen

Sie haben bereits ein Dokumentenmanagement im Einsatz? Sie haben schon eine Nutzerverwaltung z.B. in Microsoft Active Directory? Sie haben alle Ihre Vertragspartner in Ihrem ERP System gespeichert? ShakeSpeare® und S-Contracts sind sehr schnittstellenfreundlich, sodass Schnittstellen zu allen anderen Programmen denkbar sind. So bestehen beispielsweise Standardintegrationen zu MS Dynamics NAV, MS Actice Directory, SAP, Datev Unternehmen Online, iManage oder beA.

S-Contract Cloud Preise

*Preise zzgl. USt.

Wenn Sie mehr als 50 Nutzer haben, machen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot, Workflowänderungen werden mit 105 € / Stunde nach Aufwand abgerechnet

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Sehen Sie sich ShakeSpeare® als Unternehmensplattform für:
– Vertragsmanagement
– digitale Rechnungsfreigabe
– digitaler Posteingang
– Ticketing
– Human Ressources (On-/Offboarding, Urlaubsantrag, Krankmeldung, Bewerbungsprozess)
– Compliance (ISO 9001:2015, etc.)
– Dokumentenmanagement System mit Workflow Konfigurator
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Galerie

S-contract ist die Software für das unternehmensweite Vertragsmanagement.
S-contract ist die Software für das unternehmensweite Vertragsmanagement.
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Referenzen

F.A.Q.

Häufig gestellte Fragen

Wo werden meine Daten gespeichert, sind diese sicher?

Daten und Dokumente werden entweder auf der t-system Cloud (wir arbeiten mit nur mit großen Cloud-Infrastrukturanbietern zusammen, die alle Datenschutz- und Cybersicherheitsanforderungen erfüllen) oder on-premise (Ihre Server-Infrastruktur) GoBD konform, verschlüsselt und revisionssicher gespeichert.

Kann ich die Software vom Home-Office benutzen?

Ja klar, dazu ist die Software besonders geeignet, da die Software ohne Installation über jeden Browser bedient werden kann. Sie können ihre Dokumente bequem von Ihrem Home-Office aus verwalten und Verträge verwalten.

Gibt es automatische Erinnerungen und Fristen?

Es gibt verschiedene Arten von E-Mail-Erinnerungen, To-Do Listen und Eskalationspyramiden durch die berechtigten Benutzer an ihre zu prüfende Verträge erinnert werden

Kann ich das System mit mehreren Abteilungen, Unternehmen oder Standorten nutzen?

Ja, das System ist mandantenfähig. Das System kann als zentrale Vertragsablage genutzt werden. Es können Mandanten angelegt werden, die nur die jeweils für Sie bestimmten Verträge einsehen können. Die zentrale Verwaltung kann dabei alle Verträge einsehen.

Wie viel kostet die mich die Software, lohnt sich der Einsatz für mein Unternehmen?

Wir bieten Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen, die bei 79 € im Monat anfangen. Bei Kundenspezifische Anfragen machen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot. Pro Dokument kann ein Kunde durchschnittlich 12-15 € sparen.

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Allgemeine Infos Vertragsmanagement Software

Nach der Rechnungsfreigabe ist digitales Vertragsmanagement der am häufigsten genutzten Teil einer Dokumentenmanagement Software wie ShakeSpeare. Kein Wunder, Rechnungen und Verträge sind die am meisten vorkommenden Dokumente, die jedes Unternehmen besitzt. Gleichzeitig enthalten Sie die entscheidenden Daten, mit der sich das gesamte Unternehmen abbilden lässt. Vorhersagen, Risikoanalysen und Entscheidungsgrundlagen lassen sich allein auf dem Wissen und dem Inhalt aus den zwei Dokumentenarten Rechnungen und Verträge ableiten.

Deswegen wundert es nicht, dass Vertragsmanagement oftmals als eines der Hauptmodule in einem DMS genutzt wird und bei der ShakeSpeare® S-Contract Software als eine der Erweiterungen zur Rechnungsfreigabe gebucht wird.

Im Vergleich zu einer Ablage der Verträge auf einem normalen Laufwerk bieten Vertragsmanagement Systeme (contract management tools) viele Vorteile. Hierbei muss die Software nicht zwingend in der Cloud installiert werden, sondern kann auch auf firmeneigenen Servern installiert werden. Schulungen, Beratung und Support sind bei beiden Varianten uneingeschränkt möglich. In folgendem Abschnitt wird genauer auf die Vorzüge eingegangen

 

Vorteile zentrales Vertragsmanagement

Die Vorteile einer Vertragsmanagement Lösung liegen größtenteils auf der Hand und sind im Namen inbegriffen, die Betonung liegt auf “zentral”. Dadurch, dass alle Verträge zentral in einer Vertragsmanagement Plattform und nicht mehr lokal bei dem einzelnen Nutzer gespeichert sind, können diese nicht verloren gehen. Die Revisionssicherheit als Grundfunktion eines DMS trägt dafür Sorge. Wie oft ist es in Unternehmen oder Abteilungen schon vorgekommen, dass Dokumente und Daten wegen fehlerhafter oder beschädigter Festplatten oder Geräte verloren gegangen sind? Das kann durch den Einsatz eines zentralen revisionssicheren Vertragsmanagement-Tools verhindert werden.

Viel wichtiger aber als die sichere Speicherung der Verträge ist die Tatsache, dass sich befugte Personen wie die Rechtsabteilung, die administrative Leitung oder die Geschäftsführung zentral alle Vertragsdokumente in der Vertragsmanagement Software ansehen können und so einen Überblick erhalten. Dies ist um einiges komfortabler, als sich die entsprechenden Dokumente alle in Papierform von den entsprechenden Verantwortlichen oder Abteilungen einsammeln zu müssen.

Durch Vertragsmanagement Lösungen lassen sich nicht nur die reinen Dokumente ablegen, sondern auch Daten ergänzen und anreichern. So kann (oder besser sollte) man seine Verträge mit Informationen zu Kosten, Vertragspartnern und Fristen anreichern um diese in Auswertungen, Berichten und Analysen und somit als Entscheidungsgrundlage zu nutzen.

Die Informationen zu den Fristen stellen sicher, dass die Nutzer an das Auslaufen der Verträge erinnert werden, die Informationen zu den Kosten schaffen eine Hilfe, wenn es darum geht die Verträge zu verstehen das enthaltene Risiko einzuschätzen. Wer eine solide Datenbasis hat und pflegt wird sehr einfach die Risiken und Schwachpunkte erkennen können und z.B. auf Knopfdruck die 5 unlukrativsten Verträge ausmachen können.

Bei einer Due Diligence, einer Wirtschaftsprüfung, einer Unternehmensbewertung, einem Audit oder einer Risikoanalyse kann eine Vertragsmanagement Cloud deswegen sehr hilfreich sein und den involvierten Personen eine Menge Zeit und Nerven sparen.

 

Zentrale Vertragserstellung Software

In dem vorigen Absatz wurde vermehrt auf die Vorteile von Vertragsmanagement Software im Hinblick auf die Ablage von Verträgen eingegangen. Eine Software für Vertragsmanagement kann Unternehmen aber auch bei der Vertragserstellung unterstützen. So können häufig erstellte Vertragsdokumente über einen Vertragskonfigurator einfach und standardisiert hinterlegt werden, sodass die Vertragsersteller Zeit bei der Erstellung sparen. Lohnend ist dies bei Dokumenten und Verträgen, die in einem Unternehmen besonders häufig erstellt werden müssen wie z.B. NDAs, Arbeitsverträge, Datenschutzerklärungen etc. Kurz: überall wo eine Vielzahl ähnlicher Verträge manuell erstellt wird kann eine Vertragsmanagement Software dabei unterstützen Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.

Die Nutzung einer Software zur Vertragserstellung sind unterschiedlich und unterscheiden sich in erster Linie durch den Nutzer. So kann die Software als „Self-Service“ konfiguriert sein, bei der sich der Nutzer sein Dokument direkt selbst zusammenklicken kann. Hier ist neben der Erstellungslogik auch rechtliches Wissen in der Vertragsmanagement Lösung hinterlegt. Hierbei wird der Wissensträger (z.B. Rechtsabteilung) komplett vom Erstellungsprozess entkoppelt und gibt sein Wissen durch den Softwarealgorithmus weiter und spart diesem viel Zeit.

Eine weiter Möglichkeit ist es die Software dem Wissensträger zur Verfügung zu stellen, der dann wiederum bei der Erstellung der Dokumente (z.B. Rechtsabteilung) auf die Software zurückgreift und an seiner Bearbeitungszeit spart.

Welcher Weg gegangen wird hängt unter anderem vom Geschäftsmodell ab. Aber auch davon, inwieweit sich das Wissen in die Software einbringen lässt. Je simpler der Anwendungsfall (z.B. NDA) desto einfacher die Umsetzung.

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