Erhalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Verträge. Von der Vertragserfassung über die Erstellung und Fristenüberwachung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Individuelle, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Anforderungen, lassen sich unkompliziert umsetzen.
Zentrales Vertragsmanagement
- Alle Verträge in einem System für alle Fachbereiche / Standorte / Abteilungen / Unternehmen einer Unternehmensgruppe
- Einfache Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Verträgen
- Lese / Schreibberechtigung nach Vertragsarten und/oder Abteilungen sowie Einzelberechtigung
Fristenmanagement / Erinnerungsmanagement
- Automatische Erinnerung vor Kündigungsfrist / Vertragsablauf durch:
- Wiedervorlage auf To-Do Liste
- E-Mail Erinnerung
- E-Mail Eskalationsstufen
- Farbliche Kennzeichnung
Flexibilität
- Vertragsarten können frei gewählt und selbst angelegt / hinzugefügt werden
- Vertragsdaten und Stammdaten können beliebig definiert und erweitert werden
- Ausgehend von unserer Standardlösung bauen wir Ihre passgenaue Lösung
Verträge enthalten wichtige Daten des Unternehmens
Vertragsmanagement ist ein unternehmensübergreifendes Thema, das in verschiedenen Abteilungen oder Unternehmen einer Unternehmensgruppe unterschiedlich gehandhabt wird. Jede Einheit hat meistens seine eigenen Verantwortlichkeiten, Regeln und Mechanismen, um Verträge zu managen.
Informationen und Dokumente sind oft dezentral in unterschiedlichen Systemen und Archiven gespeichert.
Mit einem zentralen Vertragsmanagement stellen Sie nicht nur eine einheitliche Arbeitsweise sicher, sondern das Unternehmen spart auch automatisch Zeit und gewinnt an Sicherheit.
Der volle Überblick über alle wichtigen Daten und Dokumente ist ein ebenso wertvolles Ergebnis, wie die durch die Software sichergestellte Erinnerung an alle Fristen.
Revisionssicheres DMS – Dokumentenmanagement Software
Individuell an Ihre Anforderungen angepasst
Übersicht und Auswertung
Compliance - ganzheitlich
Erweiterung und Verknüpfung
Integration und Schnittstellen
Sie haben bereits ein Dokumentenmanagement im Einsatz? Sie haben schon eine Nutzerverwaltung z.B. in Microsoft Active Directory? Sie haben alle Ihre Vertragspartner in Ihrem ERP System gespeichert? ShakeSpeare® und S-Contracts sind sehr schnittstellenfreundlich, sodass Schnittstellen zu allen anderen Programmen denkbar sind. So bestehen beispielsweise Standardintegrationen zu MS Dynamics NAV, MS Actice Directory, SAP, Datev Unternehmen Online, iManage oder beA.
S-Contract Cloud Preise
*Preise zzgl. USt.
Wenn Sie mehr als 50 Nutzer haben, machen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot, Workflowänderungen werden mit 105 € / Stunde nach Aufwand abgerechnet
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Für eine Unternehmensmanagement Plattform mit Vertragsmanagement, Posteingang, Ticketing, HR (Onboarding, Offboarding, Urlaubsantrag, Krankenmeldung, Bewerbungsprozess), Compliance (ISO 9001:2015, usw.) und weitere Workflows und eine umfassende Dokumentenmanagement Software (DMS) Lösung schauen Sie sich bitte die ShakeSpeare® Plattform hier an.
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Allgemeine Infos Vertragsmanagement Software
Nach der Rechnungsfreigabe ist digitales Vertragsmanagement der am häufigsten genutzten Teil einer Dokumentenmanagement Software wie ShakeSpeare. Kein Wunder, Rechnungen und Verträge sind die am meisten vorkommenden Dokumente, die jedes Unternehmen besitzt. Gleichzeitig enthalten Sie die entscheidenden Daten, mit der sich das gesamte Unternehmen abbilden lässt. Vorhersagen, Risikoanalysen und Entscheidungsgrundlagen lassen sich allein auf dem Wissen und dem Inhalt aus den zwei Dokumentenarten Rechnungen und Verträge ableiten.
Deswegen wundert es nicht, dass Vertragsmanagement oftmals als eines der Hauptmodule in einem DMS genutzt wird und bei der ShakeSpeare® S-Contract Software als eine der Erweiterungen zur Rechnungsfreigabe gebucht wird.
Im Vergleich zu einer Ablage der Verträge auf einem normalen Laufwerk bieten Vertragsmanagement Systeme (contract management tools) viele Vorteile. Hierbei muss die Software nicht zwingend in der Cloud installiert werden, sondern kann auch auf firmeneigenen Servern installiert werden. Schulungen, Beratung und Support sind bei beiden Varianten uneingeschränkt möglich. In folgendem Abschnitt wird genauer auf die Vorzüge eingegangen
Vorteile zentrales Vertragsmanagement
Die Vorteile einer Vertragsmanagement Lösung liegen größtenteils auf der Hand und sind im Namen inbegriffen, die Betonung liegt auf zentrales. Dadurch, dass alle Verträge zentral in einer Vertragsmanagement Plattform und nicht mehr lokal bei dem einzelnen Nutzer gespeichert sind, können diese nicht verloren gehen, die Revisionssicherheit als Grundfunktion eines DMS trägt dafür Sorge. Wie oft ist es Unternehmen oder Abteilungen schon passiert, dass Dokumente und Daten wegen fehlerhaften oder beschädigten Festplatten oder Geräten verloren gingen? Das passiert nicht, wenn man ein zentrales revisionssicheres Vertragsmanagement einsetzt.
Viel wichtiger aber als die sichere Speicherung der Verträge ist die Tatsache, dass sich befugte Personen wie die Rechtsabteilung, die administrative Leitung oder die Geschäftsführung zentral alle Vertragsdokumente in der Vertragsmanagement Software ansehen können und so einen Überblick erhalten. Dies ist um einiges komfortabler, als sich die entsprechenden Dokumente alle in Papierform von den entsprechenden Verantwortlichen oder Abteilungen einsammeln zu müssen.
Vertragsmanagement Lösung lassen sich nicht nur die reinen Dokumente als sich ablegen, sondern auch durch Daten ergänzen und anreichern. So kann (oder besser sollte) man seine Verträge mit Informationen zu Kosten, Vertragspartnern und Fristen anreichern um diese in Auswertungen, Berichten und Analysen und somit als Entscheidungsgrundlage zu nutzen.
Die Informationen zu den Fristen stellen sicher, dass die Nutzer an das Auslaufen der Verträge erinnert werden, die Informationen zu den Kosten schaffen eine Hilfe, wenn es darum geht die Verträge zu verstehen das enthaltene Risiko einzuschätzen. Wer eine solide Datenbasis hat und pflegt wird sehr einfach die Risiken und Schwachpunkte erkennen können und z.B. auf Knopfdruck die 5 unlukrativsten Verträge ausmachen können.
Bei einer Due Diligence, einer Wirtschaftsprüfung, einer Unternehmensbewertung, einem Audit oder einer Risikoanalyse kann eine Vertragsmanagement Cloud deswegen sehr hilfreich sein und den involvierten Personen eine Menge Zeit und Nerven sparen.
Zentrale Vertragserstellung Software
In dem vorigen Absatz wurde vermehrt auf die Vorteile von Vertragsmanagement Software im Hinblick auf die Ablage von Verträgen eingegangen. Eine Software für Vertragsmanagement kann Unternehmen aber auch bei der Vertragserstellung unterstützen. So können häufig erstellte Vertragsdokumente über einen Vertragskonfigurator einfach und standardisiert hinterlegt werden, sodass die Vertragsersteller Zeit bei der Erstellung sparen. Lohnend ist dies bei Dokumenten und Verträgen, die in einem Unternehmen besonders häufig erstellt werden müssen wie z.B. NDAs, Arbeitsverträge, Datenschutzerklärungen etc. Kurz: überall wo eine Vielzahl ähnlicher Verträge manuell erstellt wird kann eine Vertragsmanagement Software dabei unterstützen Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.
Die Nutzung einer Software zur Vertragserstellung sind unterschiedlich und unterscheiden sich in erster Linie durch den Nutzer. So kann die Software als „Self-Service“ konfiguriert sein, bei der sich der Nutzer sein Dokument direkt selbst zusammenklicken kann. Hier ist neben der Erstellungslogik auch rechtliches Wissen in der Vertragsmanagement Lösung hinterlegt. Hierbei wird der Wissensträger (z.B. Rechtsabteilung) komplett vom Erstellungsprozess entkoppelt und gibt sein Wissen durch den Softwarealgorithmus weiter und spart diesem viel Zeit.
Eine weiter Möglichkeit ist es die Software dem Wissensträger zur Verfügung zu stellen, der dann wiederum bei der Erstellung der Dokumente (z.B. Rechtsabteilung) auf die Software zurückgreift und an seiner Bearbeitungszeit spart.
Welcher Weg gegangen wird hängt unter anderem vom Geschäftsmodell ab. Aber auch davon, inwieweit sich das Wissen in die Software einbringen lässt. Je simpler der Anwendungsfall (z.B. NDA) desto einfacher die Umsetzung.
