Allgemeine Infos Vertragsmanagement Software​

Nach der Rechnungsfreigabe ist digitales Vertragsmanagement der am häufigsten genutzten Teil einer Dokumentenmanagement Software wie ShakeSpeare. Kein Wunder, Rechnungen und Verträge sind die am meisten vorkommenden Dokumente, die jedes Unternehmen besitzt. Gleichzeitig enthalten Sie die entscheidenden Daten, mit der sich das gesamte Unternehmen abbilden lässt. Vorhersagen, Risikoanalysen und Entscheidungsgrundlagen lassen sich allein auf dem Wissen und dem Inhalt aus den zwei Dokumentenarten Rechnungen und Verträge ableiten.​

Deswegen wundert es nicht, dass Vertragsmanagement oftmals als eines der Hauptmodule in einem DMS genutzt wird und bei der ShakeSpeare® S-Contract Software als eine der Erweiterungen zur Rechnungsfreigabe gebucht wird.​

Im Vergleich zu einer Ablage der Verträge auf einem normalen Laufwerk bieten Vertragsmanagement Systeme (contract management tools) viele Vorteile. Hierbei muss die Software nicht zwingend in der Cloud installiert werden, sondern kann auch auf firmeneigenen Servern installiert werden. Schulungen, Beratung und Support sind bei beiden Varianten uneingeschränkt möglich. In folgendem Abschnitt wird genauer auf die Vorzüge eingegangen​

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Vorteile zentrales Vertragsmanagement​

Die Vorteile einer Vertragsmanagement Lösung liegen größtenteils auf der Hand und sind im Namen inbegriffen, die Betonung liegt auf “zentral”. Dadurch, dass alle Verträge zentral in einer Vertragsmanagement Plattform und nicht mehr lokal bei dem einzelnen Nutzer gespeichert sind, können diese nicht verloren gehen. Die Revisionssicherheit als Grundfunktion eines DMS trägt dafür Sorge. Wie oft ist es in Unternehmen oder Abteilungen schon vorgekommen, dass Dokumente und Daten wegen fehlerhafter oder beschädigter Festplatten oder Geräte verloren gegangen sind? Das kann durch den Einsatz eines zentralen revisionssicheren Vertragsmanagement-Tools verhindert werden.​

Viel wichtiger aber als die sichere Speicherung der Verträge ist die Tatsache, dass sich befugte Personen wie die Rechtsabteilung, die administrative Leitung oder die Geschäftsführung zentral alle Vertragsdokumente in der Vertragsmanagement Software ansehen können und so einen Überblick erhalten. Dies ist um einiges komfortabler, als sich die entsprechenden Dokumente alle in Papierform von den entsprechenden Verantwortlichen oder Abteilungen einsammeln zu müssen.​

Durch Vertragsmanagement Lösungen lassen sich nicht nur die reinen Dokumente ablegen, sondern auch Daten ergänzen und anreichern. So kann (oder besser sollte) man seine Verträge mit Informationen zu Kosten, Vertragspartnern und Fristen anreichern um diese in Auswertungen, Berichten und Analysen und somit als Entscheidungsgrundlage zu nutzen.​

Die Informationen zu den Fristen stellen sicher, dass die Nutzer an das Auslaufen der Verträge erinnert werden, die Informationen zu den Kosten schaffen eine Hilfe, wenn es darum geht die Verträge zu verstehen das enthaltene Risiko einzuschätzen. Wer eine solide Datenbasis hat und pflegt wird sehr einfach die Risiken und Schwachpunkte erkennen können und z.B. auf Knopfdruck die 5 unlukrativsten Verträge ausmachen können.​

Bei einer Due Diligence, einer Wirtschaftsprüfung, einer Unternehmensbewertung, einem Audit oder einer Risikoanalyse kann eine Vertragsmanagement Cloud deswegen sehr hilfreich sein und den involvierten Personen eine Menge Zeit und Nerven sparen.​

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Zentrale Vertragserstellung Software​

In dem vorigen Absatz wurde vermehrt auf die Vorteile von Vertragsmanagement Software im Hinblick auf die Ablage von Verträgen eingegangen. Eine Software für Vertragsmanagement kann Unternehmen aber auch bei der Vertragserstellung unterstützen. So können häufig erstellte Vertragsdokumente über einen Vertragskonfigurator einfach und standardisiert hinterlegt werden, sodass die Vertragsersteller Zeit bei der Erstellung sparen. Lohnend ist dies bei Dokumenten und Verträgen, die in einem Unternehmen besonders häufig erstellt werden müssen wie z.B. NDAs, Arbeitsverträge, Datenschutzerklärungen etc. Kurz: überall wo eine Vielzahl ähnlicher Verträge manuell erstellt wird kann eine Vertragsmanagement Software dabei unterstützen Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.​

Die Nutzung einer Software zur Vertragserstellung sind unterschiedlich und unterscheiden sich in erster Linie durch den Nutzer. So kann die Software als „Self-Service“ konfiguriert sein, bei der sich der Nutzer sein Dokument direkt selbst zusammenklicken kann. Hier ist neben der Erstellungslogik auch rechtliches Wissen in der Vertragsmanagement Lösung hinterlegt. Hierbei wird der Wissensträger (z.B. Rechtsabteilung) komplett vom Erstellungsprozess entkoppelt und gibt sein Wissen durch den Softwarealgorithmus weiter und spart diesem viel Zeit.​

Eine weiter Möglichkeit ist es die Software dem Wissensträger zur Verfügung zu stellen, der dann wiederum bei der Erstellung der Dokumente (z.B. Rechtsabteilung) auf die Software zurückgreift und an seiner Bearbeitungszeit spart.​

Welcher Weg gegangen wird hängt unter anderem vom Geschäftsmodell ab. Aber auch davon, inwieweit sich das Wissen in die Software einbringen lässt. Je simpler der Anwendungsfall (z.B. NDA) desto einfacher die Umsetzung.​