Welche Vorteile hat ein digitaler Freigabeprozess von Eingangsrechnungen?

Der Rechnungsfreigabeprozess ist ein wichtiger Prozess in jedem Unternehmen. Die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und hängt stark von Struktur, Abteilungen und Standort ab. Nicht zuletzt beeinflusst die Branche, die handelnden Personen, die Unternehmensleitung sowie die Steuerberatung die Freigabeprozesse.

Laut einer Studie der B&L Management Consulting GmbH von 2019 liegt die durchschnittliche interne Durchlaufzeit einer Eingangsrechnung ohne Bestellung bei 10,5 Tagen. Einige Teilnehmer kamen sogar auf 30 Tage. Hier werden möglicherweise oder sogar ganz sicher Skontofristen verpasst, es drohen Mahnungen und unnötige Mahngebühren. Folge davon, die bisherige vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Zulieferern und Dienstleistern wird gefährdet und der gute Ruf riskiert.

Mit einem digitalen Freigabeprozess, z.B. mit ShakeSpeare Invoice, lässt sich der Eingangsrechnung Workflow effektiv unterstützen. Warum also manuelle Tätigkeiten nicht automatisieren, damit Zeit und Geld sparen und viele weitere Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter genießen?

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Unterschriftenmappe adieu! Seit 2019 müssen Unternehmen digitale Rechnungen akzeptieren.

Im besten Fall läuft der Prozess schnell und mit so wenig menschlichen Zutun wie möglich ab. Warum ist die Vereinfachung der Eingangsrechnung so wichtig?

Vereinheitlichung und Vereinfachung von Abläufen

Die passende Software, wie z.B. ShakeSpeare Invoice kann einfach, schnell und flexibel an Ihr Unternehmen angepasst werden.

• Belegeingang einfacher, durch Scan-In und Mail-In Module, Rechnungsbelege können mit dem Smartphone von unterwegs gescannt werden.
• Verantwortlichkeiten werden klarer, es kommt nicht zu Überschneidungen
• Kontroll- und Freigabeprozesse können besser definiert und kontrolliert werden (bei Überschreiten eines bestimmten Betrages automatisch eine Freigabe durch Geschäftsführung)

Transparenz

Transparenz minimiert das Risiko und ermöglicht es allen Nutzern, den aktuellen Status immer im Auge zu behalten.

• alle Rechnungen auf einen Blick im digitalen Rechnungseingangsbuch
• Revisionssicherheit, Aufbewahrungsfristen werden eingehalten

Kostenersparnis

Unternehmen sparen nicht nur Geld durch die Automatisierung des Rechnungseinganges, sonder schaffen zugleich auch Mehrwert in anderen Bereichen.

• Durchlaufzeiten werden reduziert, Fristen sofort erkannt, Skonto können genutzt und Zahlungsziele eingehalten werden
• Zufriedene Lieferanten und Dienstleister dank fristgerechter Bezahlung offener Rechnungen
• Personalengpässe, z.B. bei Krankheit, Personalwechsel, Ausscheiden eines Mitarbeiters können besser abgefangen werden, denn alle Daten liegen an einem Ort
• Effizienteres Arbeiten möglich
• Weniger Aufwand für Druckmaterial und Papier. Das freut nicht nur den Geldbeutel, sondern auch die Umwelt.  

Fehlervermeidung

Manuelle Erfassungen bringen viele Nachteile mit sich, denn Rechnungen können verloren gehen, Fehler bei der Eingabe können schnell passieren. Eine Workflow Software schließt diese Fehlerquellen aus.

• Automatische Textauslese (Künstliche Intelligenz), Fehler werden dadurch vermieden
• Geschäftsführung. Bei Abwesenheit eines Mitarbeiters wird der hinterlegten Vertretung die Freigabe automatisch zugeteilt.)
• Erinnerung der beteiligten Personen, falls eine Rechnung vergessen wird
• Keine Doppelbezahlung und kein Verlust von Rechnungen aufgrund Dublettenprüfung

Zeitersparnis und Flexibilität

Die digitale Rechnungseingangsverarbeitung soll es den Nutzern so einfach wie möglich machen, Rechnungen einzuspielen.

• Die Durchlaufzeit einer Rechnung lässt sich mit einem digitalen Prozess auf 2-3 Tage verringen
• Belege stehen für die Buchhaltung ausgelesen und vorkontiert zu Verfügung
• Freigaben können von überall (z.B. Home Office), parallel und einfach durchgeführt werden
• Genauso einfach ist das Ablehnen einer Rechnung (Ablehnungsschreiben automatisch erstellt)
• Datenübermittlung, z.B. zu DATEV, MS Navision 360 oder SAP durch Schnittstellenanpassung

Compliance für Prüfungen und Audits

Compliance ist ein immer wichtigeres Thema in der Wirtschaft und in Unternehmen. In Prüfungen müssen Unternehmen immer öfter beweisen, dass Sie die Gesetze des Staates und die Regeln Ihres Berufstandes befolgen

• Alle Dokumente revisionssicher im DMS gespeichert
• Alle Freigabeverläufe in Datenbank unveränderbar mit Zeitstempel hinterlegt
• Verschiedene automatische Prüfungen (z.B. IBAN Check) für Erhöhung der Sicherheit und Erfüllung der Compliance Vorgaben

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Vom Papier zur Digitalisierung – Wie stellt man die Rechnungseingangsverarbeitung um?

Die Rechnungsfreigabe ist ein klassischer Papierprozess, bei dem Briefe eingehen, die geöffnet werden und über eine Ablagesystem durch das Unternehmen wandern. Von den einzelnen Verantwortlichen werden Sie dann mittels Stempel, Unterschrift, Checkliste oder Laufzettel freigegeben.

Im digitalen Prozess gelangen elektronische Rechnungen direkt in eine Software, in der dann dir Rechnungen elektronisch freigegeben werden und an das Buchhaltungssystem überspielt werden.

Hier eine kurze Gegenüberstellung der einzelnen Teilbereiche: