ShakeSpeare® S-Invoice: die Software für die digitale Rechnungsfreigabe und – ablage.

Sie sehen Potential darin, die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen und die damit verbundenen Kosten zu senken? Sie haben noch keinen revisionssicheren Workflow für die Eingangsrechnungen?

 

Wir unterstützen Sie dabei mit einem digitalen Rechnungsfreigabe Tool. Rechnungsmanagement so einfach wie nie!

Die Vorteile von ShakeSpeare®-Invoice

Abbildung Ihrer Workflows & aller Schnittstellen

Passend wie ein

Maßanzug

  • Abbildung Ihrer Workflows & aller Schnittstellen
  • Nutzer & Rollenverteilung
  • Unkomplizierte & individuelle Systemerweiterung
  • Ihre neue Rechnungsprüfung Software auf Sie angepasst
Sicherheitsversprechen

Sicher wie

Fort Knox

Ihre Wahl...
...das DMS für Ihre Rechnungen als Cloudlösung mit Servern in Deutschland oder on-premise auf Ihren Servern möglich.
Schnell wie der Schall

Schnell wie

der Schall

  • Automatisch Rechnungen auslesen mit OCR und KI
  • Bis zu 90% schnellerer Rechnungsdurchlauf
  • Eingangsrechnungen automatisieren
  • Ihre Rechnungsprüfung digital

Ablauf einer Freigabe mit ShakeSpeare®

Icons made by Dave Gandy from www.flaticon.com

Softwareeinführung kostet viel Zeit? Nicht bei uns!

Die Einführung einer Software ist manchmal eine Hürde im Unternehmen, muss Sie doch neben dem normalen Tagesgeschäft passieren. Und doch ist ein Rechnungsfreigabe Prozess ungemein wichtig.

 

Die Rechnungseingang Software von ShakeSpeare® ist darauf ausgelegt, so wenig Zeit wie möglich bei der Einführung zu benötigen, damit Sie Ihre Rechnungen direkt scannen und buchen können.

 

  • Keine Installation notwendig
  • Von jedem Browser erreichbar
  • Intuitives und schnörkelloses Design
  • Erfrischende Online Schulungen
  • Einfache Nutzervideos

Funktionen

scanner

Scan- in​ /Mail in

Automatischer Rechnungseingang bzw. digitale Belegerfassung

 

Rechnungen mit einem Klick als E-Mail an S-Invoice ohne Zwischenspeichern senden. Scanner einfach mit Mail-in Modul verbinden (Scan-to-Mail). Das erleichtert das Scannen der Eingangsrechnungen.

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OCR

Automatische Textauslesefunktion

 

Mit ShakeSpeare® kann man Rechnungen automatisch einlesen und dadurch auslesen lassen. Thema digitaler Rechnungseingang: Textauslese auf Positionsebene: unsere Textauslese kann einzelne Positionen, Steuersätze, Artikelbezeichnungen, Mengen etc. auslesen und Rechnungen automatisch aufteilen.

process-steps

Mehrstufige Freigabe

 

Der Rechnungsfreigabe Prozess ist in jedem Unternehmen anders. ShakeSpeare® S-Invoice kann jeden Freigabeprozess abbilden, egal ob 1-,2-,3- oder 4-stufig.

group

Rollen & Rechte

 

Bei einer digitalen Rechnungeingangsverarbeitung ist es unerlässlich, dass Rollen, Rechte und Regeln einfach einstellbar sind, z.B. nach Standorten, Abteilungen, Firmen, Personen.

enterprise

Mandantenfähig

 

Rechnungen für mehrere Unternehmen in einer Software Plattform verwalten und dabei einfach zwischen den „Mandanten“ (Unternehmen) wechseln.

time

Erinnerungsfunktionen

Automatischer Rechnungseingang

 

Automatische Erinnerung und Eskalation durch To-Do-Listen, E-Mail oder farbliche Kennzeichnung (Flaggensystem)

Potenzialanalyse

 

Wir finden mit Ihnen gemeinsam heraus, wo Ihre Potentiale liegen. Diese Fragen helfen Ihnen, zu eruieren, ob ShakeSpeare® S-Invoice Sie bei der digitalen Rechnungsfreigabe unterstützen kann.

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AUTOMATISIERUNGSSCHRITTE

  • Eskalationsstufen
  • Automatisches Ablehnungsschreiben
  • Dublettencheck
  • IBAN-Check
  • Automatische Zuordnung zu Freigebern
  • Auslese von E-Mails
  • „Monatsabschluss-Reminder“ für Buchhaltung
  • Aut. Zuordnung zu Bestellungen / Lieferscheinen
  • Auslese Rechnungsdaten
  • Auslese von Rechnungspositionen
  • Zuordnung Zahlungsbedingungen pro Lieferant
  • Zuordnung zu Freigeber pro Lieferanten

Zeit sparen durch Automatisierung

FÜR GROßE UNTERNEHMEN: flexibel und ERP unabhängig.

 

Sie sind eine Unternehmensgruppe mit unterschiedlichen ERP Systemen?  Planen Sie die Transformation des ERP / Buchhaltungssystems?

Wachsen Sie und ihre Firmenstruktur? Möchten Sie trotzdem einen einheitlichen und stabilen Rechnungseingang unabhängig vom ERP System und damit Ihren Rechnungseingang digitalisieren?

 

Dann ist ShakeSpeare® eine gute Wahl. ShakeSpeare® Invoice hat zu fast jedem ERP (SAP, MS NAV, Salesforce, DATEV…) eine Schnittstelle, die flexibel, getauscht, ergänzt oder erweitert werden kann. Des Weiteren kann auch Ihre Reisekosten Software über ShakeSpeare® S-Invoice abgebildet werden. Schlagwörter hierfür sind: digtale Rechnungsprüfung & elektronische Rechnungsprüfung.

 

Wir betreuen internationale Kunden mit den unterschiedlichsten ERP Anwendungen, Unternehmen in der Transformationsphase und schnellwachsende Unternehmen.

S-Invoice Cloud Preise

Lesen Sie hier, wie unsere Kunden von S-Invoice profitieren oder ordern Sie einen Testzugang

Kunden, die ShakeSpeare® bereits vertrauen

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Der Workflow Eingangsrechnungen ist in jedem Unternehmen anders

Der digitale Rechnungsfreigabeprozess ist ein extrem wichtiger Prozess in jedem Unternehmen. Jede Organization hat einen Workflow für Rechnungen, oft jedoch nicht digital, sondern analog und zeitraubend.

Für diesen Rechnungseingangsprozess dient unsere S-Invoice Software als zentrales Rechnungseingangsbuch und Rechnungsprüfungs-Plattform.

 

Der Freigabeprozess der Rechnungen ist in jedem Unternehmen anders und hängt von der Struktur des Unternehmens, der Abteilungen oder Standorte ab. Auch haben die Branche, die handelnden Personen, die Unternehmensleitung und der Steuerberatung einen Einfluss auf den Freigabeprozess.

 

Mit S-Invoice können Sie Ihren Rechnungseingang digitalisieren.

 

Um den individuellen Ablauf in einer Software abzubilden ist eine Mischung aus Standardsoftware und Eigenentwicklung nötig.

 

S-Invoice bietet genau diese Lösung. In der Rechnungsmanagement Software können Sie Ihren individuellen Rechnungseingang digitalisieren. S-Invoice fungiert dabei als Freigabetool, revisionssicheres E-Archiv und Rechnungseingangsbuch Software.

Einfache Individualisierung

Mit S-Invoice können Sie einen jahrelang markterprobten Freigabeprozess nutzen. Dieser kann einfach, flexibel und schnell an Ihr Unternehmen angepasst werden. Dafür nutzen wir den Workflow Konfigurator mit dem man Software 30x so schnell entwickeln kann als im Vergleich zu herkömmlicher Softwareentwicklung. Nur so können wir Individualsoftware zum Preis einer Standardsoftware anbieten.

Zeitsparen

Unsere Lösung soll es den Nutzern so einfach wie möglich machen Rechnungen einzuspielen, Zeit bei der Bearbeitung zu sparen. Außerdem soll sie dem Unternehmen die Sicherheit geben, dass keine Rechnungen verloren gehen, doppelt bezahlt werden, zu spät beim Steuerberater landen oder aufgrund von Abtippfehlern falsch bearbeitet werden.
S-INVOICE ist die DMS Rechnungsmanagement Software für digitale Eingangsrechnungsverwaltung für Ihr Unternehmen

Auswertungen, Berichte und Berechnungen

Da die Rechnungen in einer Datenbank gespeichert sind können einfach Daten einfach angezeigt und extrahiert werden. Für Cashflow Berechnungen, Controlling, Buchhaltung und Steuerberatung ist der Export der Daten z.B. nach Excel / CSV / XML und andere Formate von Vorteil, um die erfassten Daten auszuwerten und eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Auch eine Verbindung mit professionellen Business Intelligence Tools zur grafischen „Real-time Darstellung“ der Daten ist möglich.

Übersicht und Auffindbarkeit

Mit S-Invoice ist es möglich, die Rechnungen zu sortieren, vor zu filtern und schnell zu finden. Rechnungen sind nicht nur nach Bearbeitungsstatus, Lieferant, Datum, Kostenstelle, Abteilung, Standort durchsuchbar, sondern auch nach Stichworten und Begriffen auf dem Rechnungsdokument selbst, wenn man die OCR entsprechend einstellt. Über die Filter und Sortierfunktionen lässt sich die Suche einfach eingrenzen.

Auf Ihren Servern (on-premise)

Standardmäßig bieten wir Ihnen die Installation in der deutschen Telekom Cloud mit Servern in Frankfurt an. Allerdings sind wir einer der wenigen Anbieter, der seine Lösung auch auf Ihren Servern on premise installiert – egal, ob auf Linux oder Windows Servern, egal, ob virtuell oder vor Ort.

Mandantenfähigkeit: alle Rechnungen in einer Plattform für mehrere Standorte / Unternehmen/ Abteilungen / Projekte

Viele Unternehmen bestehen aus mehreren Sub Unternehmen. Sie sind verteilt auf verschiedene Standorte oder ordnen ihre Rechnungen verschiedenen Projekten zu (z.B. Immobilienprojekte, Schiffe, akquirierte Unternehmen).

 

Dabei ist die Finanzabteilung / Buchhaltung oftmals eine zentrale Einheit. Eine Buchhaltungsabteilung erledigt in dem Fall die Buchhaltung für mehrere Unternehmen (z.B. einer Holding oder Unternehmensgruppe) zentral. Der Vorteil eines digitalen Systems für Eingangsrechnungen ist, dass dieses mehrmandantenfähig sein kann.

 

Das heißt, die zentrale (oder externe) Buchhaltungsabteilung kann die Rechnungen für mehrere Unternehmen in einer Software Plattform verwalten und dabei einfach zwischen den „Mandanten“ (Unternehmen) wechseln.

 

Die (Budget-) Verantwortlichen der einzelnen Einheiten bekommen dabei jedoch nur Einsicht in ihre Rechnungen und sehen die Dokumente der anderen Unternehmen / Abteilungen nicht. Für jeden Mandanten wird ein eigener Account erstellt und es sieht für die Nutzer so aus, als hätte er seine eigene abgegrenzte Software. Die Buchhaltung (und ggfs. die zentrale Geschäftsführung) erhält die Berechtigung für alle.

 

Mehrmandantenfähigkeit bedeutet also, dass beliebig viele Unternehmen, Standorte oder Abteilungen einen abgetrennten Bereich in der Software erhalten, in dem sie ihre Eingangsrechnungen verwalten, freigeben und zuordnen können. Eine zentrale Buchhaltung erhält Zugriff auf alle Unternehmen oder Standorte gesammelt und kann zentral arbeiten.

 

Die Buchhaltung kann die Rechnungen außerdem gesammelt und zentral an Buchhaltungssysteme wie DATEV, SAP oder Microsoft Navision per Schnittstelle übergeben. Dabei sind meistens auch in den Buchhaltungssystemen verschiedene Mandanten angelegt und können automatisch angesteuert/ gefüllt werden.

ShakeSpeare S-Invoice hat mehrere ERP Schnittstellen als Option verfügbar.
S-Invoice ist verbunden mit folgenden ERP Systemen:

  • SAP (Eingangsrechnungen)
  • DATEV UNTERNEHMEN ONLINE (Eingangsrechnungen)
  • MS DYNAMICS NAV (Eingangsrechnungen)
  • PANTHEON
  • Und weiteren Softwarelösungen

Mit ShakeSpeare® S-Invoice werden die Eingangsrechnungen nach den Regeln des Unternehmens digital und elektronisch freigegeben.

 

Wenn Ihr Unternehmen eine voll-digitale Arbeitsweise für Rechnungsprüfung und -management aufbauen möchte, dann sollten S-Invoice und Ihr ERP System über eine Schnittstelle eingebunden werden.

 

Sie möchten wissen, ob wir diese bereits haben oder für Sie entwickeln können?

F.A.Q.

Häufig gestellte Fragen

Wo werden meine Daten gespeichert, sind diese sicher?

Daten und Dokumente werden entweder auf der der t-system Cloud (wir arbeiten mit nur mit großen Cloud-Infrastrukturanbietern zusammen, die alle Datenschutz- und Cybersicherheitsanforderungen erfüllen) oder on-premise (Ihre Server-Infrastruktur) GoBD konform, verschlüsselt und revisionssicher gespeichert.

Wie viel kostet die mich die Software, lohnt sich der Einsatz für mein Unternehmen?

Wir bieten Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen, die bei 79 € im Monat anfangen. Bei Kundenspezifische Anfragen machen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot. Pro digitaler Rechnung sparen unsere Kunden durchschnittlich 12-15 €.

Kann ich die Software vom Home-Office benutzen?

Ja Klar, dazu ist die Software besonders geeignet, da die Software ohne Installation über jeden Browser bedient werden kann. Sie können ihre Dokumente bequem von Ihrem Home-Office aus verwalten und Rechnungen von dort genehmigen.

Wie erfolgt die Freigabe von Eingangsrechnungen?

Den Freigabeprozess bestimmen sie. Unsere Software ist komplett zu den Prozessen unserer Kunden anpassbar und erleichtert ihnen den Freigabeprozess und spart ihnen Zeit dabei.

Gibt es eine Schnittstelle zu meiner Buchhaltungssoftware?

Über die einfach anzubindende Schnittstelle (REST API) können kann Shakespeare® problemlos mit ihrer Buchhaltungssoftware verbinden. Unsere Software unterstützt mehrere Schnittstellen wie SAP Navision und DATEV (z.B. DATEV Unternehmen Online).

Wie werden Daten eingelesen?

Durch den Einsatz von OCR (optical character recognition) werden alle relevanten Informationen automatisch aus der Rechnung ausgelesen und gemeinsam mit dem Dokument revisionssicher gespeichert.

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Sind Sie ein Unternehmen aus Bayern, das die Rechnungsfreigabe digitalisieren will?

 

Unsere Softwarelösungen sind mit dem „Digitalbonus Bayern“ mit bis zu 10.000€ förderbar, gerne beraten wir Sie bei der Antragsstellung, klicken Sie hier um Fördermittel für Ihre Rechnungseingang Software zu beantragen.

laptop

For a company management platform with contract management, inbox, ticketing, HR (onboarding, offboarding, vacation requests, sick leave, travel expenses, expense reports, application process), compliance (ISO 9001: 2015, etc.) and other workflows and a comprehensive document management software (DMS) solution please take a look at the ShakeSpeare® platform here .

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