S-Invoice ist ein Softwareprodukt, welches für jedes Unternehmen geeignet ist. Wir konfigurieren die Software direkt nach Ihren Bedürfnissen, egal ob Sie Einzelunternehmer oder Kleinunternehmer sind oder zum Mittelstand gehören, S-Invoice macht genau das was Sie brauchen.
Herausforderungen
Probleme bei der Rechnungsverwaltung
Unternehmen haben täglich mit der Bewältigung ihrer Rechnungen zu kämpfen, manchmal geht das Rechnungsdokument verloren, manchmal werden Rechnung gar nicht oder sogar doppelt bezahlt.
Validierung der verantwortlichen Personen
Jede Organisation hat eine internen Weg, die Zahlung der empfangenen Rechnungen zu genehmigen. In der Regel möchte der Geschäftsführer, Abteilungsleiter oder eine andere verantwortliche Personen die Rechnung vor Zahlung bestätigen. Dieser Prozess wird nicht immer befolgt, wodurch unnötiger Klärungsbedarf entsteht.
Archivierung und Speicherung von Rechnungen
Unternehmen sind verpflichtet, Dokumente zur späteren Überprüfung für einen bestimmten Zeitraum zu speichern. Rechnungen werden in verschiedenen Formaten erhalten (physisch, pdf und andere). Für Unternehmen ist es eine große Herausforderung alle Dokumente strukturiert und durchsuchbar an einem Ort zu speichern, meist schafft das eine Menge Arbeit.
Unsere Lösung
Verwaltung der Rechnungen über unser System
Die eingehende Rechnung wird in unser System hochgeladen, so dass sie jederzeit verfügbar ist. Die Rechnung durchläuft nun alle Prozessschritte digital, von der Eintragung, Validierung bis zur Zahlung und Buchung.
Definierte Prozessschritte
Die Rechnungsvalidierung wird über ein Setup in unserer Software erstellt, er wird an die Organisation und den internen Prozess der Kunden angepasst. Die Entscheidungsträger können nun alle Schritte verfolgen und müssen nur ein einziges Mal genehmigen. Die Genehmigungen werden einfach in ShakeSpeare durchgeführt.
E-Archiv für Dokumente und Daten
Alle Rechnungen werden in ShakeSpeare gespeichert, so dass Sie diese durchsuchen können und immer einen Zugriff auf den Scan oder die elektronische Version der Rechnung haben.
Damit sind die Archivierungsanforderungen erfüllt und Sie können die Rechungen bei einer Überprüfung zur Verfügung stellen. Der Zugang zu den Rechnungen erfolgt auch für Finanz- und Buchhaltungsabteilungen oder externe Buchhalter zur Überprüfung und Buchung.