S-Invoice: die Software für die digitale Rechnungsfreigabe und – ablage.

Überzeugen Sie sich von unserer Individualsoftware zum Preis einer Standardsoftware – mit revisionssicherem Dokumentenmanagementsystem für Ihre Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.

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IHR digitaler Rechnungseingang

  • Vorkonfigurierter Freigabeprozess „out-of-the-box“ sofort nutzbar
  • Einfache und schnelle Anpassung an Ihre Regeln, Richtlinien und Prozesse über den Workflow-Konfigurator
  • Rollen, Rechte und Regeln einfach einstellbar, z.B. nach Standorten, Kostenstellen, Abteilungen, Firmen, Personen
  • Automatische Erinnerung und Eskalation durch To-Do-Listen, E-Mail oder farbliche Kennzeichnung (Flaggensystem)
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MAIL IN: einfach und mobil

  • Rechnungen mit einem Klick als E-Mail an S-Invoice ohne Zwischenspeichern senden
  • Scanner einfach mit Mail-in Modul verbinden (Scan-to-Mail)
  • Volle Kontrolle und Übersicht über Reisebelege und Quittungen
Flexibilität

Dokumentenmanagement revisionssicher

  • Eingangsrechnungen automatisieren: Rechnungen werden bequem im Hintergrund automatisch in DMS abgelegt
  • ShakeSpeare® ist ein revisionssicheres Dokumentenmanagement System
  • Zentrales Archiv für alle Rechnungsdokumente in der Cloud oder auf Ihren Servern
  • Papierloses Büro: Originaldokumente können nach Absprache mit Finanzamt und Steuerberater
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Automatische Datenauslese durch KI

  • Automatisches Auslesen der Rechnungsdaten mit modernster OCR und KI- Software (Künstliche Intelligenz)
  • Zeit sparen: kein Abtippen der Rechnungen
  • Datensicherheit: Vermeidung von „Tippfehlern“
  • Auslese von einzelnen Rechnungspositionen und Sammelrechnungen
S-INVOICE ist die Software für die digitale Verwaltung von Eingangsrechnung

Der Workflow Eingangsrechnungen ist in jedem Unternehmen anders

Der digitale Rechnungsfreigabeprozess ist ein extrem wichtiger Prozess in jedem Unternehmen. Jede Organization hat einen Workflow für Rechnungen, oft jedoch nicht digital, sondern analog und zeitraubend.

Für diesen Rechnungseingangsprozess dient unsere S-Invoice Software als zentrales Rechnungseingangsbuch und Rechnungsprüfungs-Plattform.

 

Der Freigabeprozess der Rechnungen ist in jedem Unternehmen anders und hängt von der Struktur des Unternehmens, der Abteilungen oder Standorte ab. Auch haben die Branche, die handelnden Personen, die Unternehmensleitung und der Steuerberatung einen Einfluss auf den Freigabeprozess.

 

Mit S-Invoice können Sie Ihren Rechnungseingang digitalisieren.

 

Um den individuellen Ablauf in einer Software abzubilden ist eine Mischung aus Standardsoftware und Eigenentwicklung nötig.

 

S-Invoice bietet genau diese Lösung. In der Rechnungsmanagement Software können Sie Ihren individuellen Rechnungseingang digitalisieren. S-Invoice fungiert dabei als Freigabetool, revisionssicheres E-Archiv und Rechnungseingangsbuch Software.

Einfache Individualisierung

Mit S-Invoice können Sie einen jahrelang markterprobten Freigabeprozess nutzen. Dieser kann einfach, flexibel und schnell an Ihr Unternehmen angepasst werden. Dafür nutzen wir den Workflow Konfigurator mit dem man Software 30x so schnell entwickeln kann als im Vergleich zu herkömmlicher Softwareentwicklung. Nur so können wir Individualsoftware zum Preis einer Standardsoftware anbieten.

Zeitsparen

Unsere Lösung soll es den Nutzern so einfach wie möglich machen Rechnungen einzuspielen, Zeit bei der Bearbeitung zu sparen. Außerdem soll sie dem Unternehmen die Sicherheit geben, dass keine Rechnungen verloren gehen, doppelt bezahlt werden, zu spät beim Steuerberater landen oder aufgrund von Abtippfehlern falsch bearbeitet werden.
S-INVOICE ist die DMS Rechnungsmanagement Software für digitale Eingangsrechnungsverwaltung für Ihr Unternehmen

Auswertungen, Berichte und Berechnungen

Da die Rechnungen in einer Datenbank gespeichert sind können einfach Daten einfach angezeigt und extrahiert werden. Für Cashflow Berechnungen, Controlling, Buchhaltung und Steuerberatung ist der Export der Daten z.B. nach Excel / CSV / XML und andere Formate von Vorteil, um die erfassten Daten auszuwerten und eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Auch eine Verbindung mit professionellen Business Intelligence Tools zur grafischen „Real-time Darstellung“ der Daten ist möglich.

Übersicht und Auffindbarkeit

Mit S-Invoice ist es möglich, die Rechnungen zu sortieren, vor zu filtern und schnell zu finden. Rechnungen sind nicht nur nach Bearbeitungsstatus, Lieferant, Datum, Kostenstelle, Abteilung, Standort durchsuchbar, sondern auch nach Stichworten und Begriffen auf dem Rechnungsdokument selbst, wenn man die OCR entsprechend einstellt. Über die Filter und Sortierfunktionen lässt sich die Suche einfach eingrenzen.

Auf Ihren Servern (on-premise)

Standardmäßig bieten wir Ihnen die Installation in der deutschen Telekom Cloud mit Servern in Frankfurt an. Allerdings sind wir einer der wenigen Anbieter, der seine Lösung auch auf Ihren Servern on premise installiert – egal, ob auf Linux oder Windows Servern, egal, ob virtuell oder vor Ort.

Mandantenfähigkeit: alle Rechnungen in einer Plattform für mehrere Standorte / Unternehmen/ Abteilungen / Projekte

Viele Unternehmen bestehen aus mehreren Sub Unternehmen. Sie sind verteilt auf verschiedene Standorte oder ordnen ihre Rechnungen verschiedenen Projekten zu (z.B. Immobilienprojekte, Schiffe, akquirierte Unternehmen).

 

Dabei ist die Finanzabteilung / Buchhaltung oftmals eine zentrale Einheit. Eine Buchhaltungsabteilung erledigt in dem Fall die Buchhaltung für mehrere Unternehmen (z.B. einer Holding oder Unternehmensgruppe) zentral. Der Vorteil eines digitalen Systems für Eingangsrechnungen ist, dass dieses mehrmandantenfähig sein kann.

 

Das heißt, die zentrale (oder externe) Buchhaltungsabteilung kann die Rechnungen für mehrere Unternehmen in einer Software Plattform verwalten und dabei einfach zwischen den „Mandanten“ (Unternehmen) wechseln.

 

Die (Budget-) Verantwortlichen der einzelnen Einheiten bekommen dabei jedoch nur Einsicht in ihre Rechnungen und sehen die Dokumente der anderen Unternehmen / Abteilungen nicht. Für jeden Mandanten wird ein eigener Account erstellt und es sieht für die Nutzer so aus, als hätte er seine eigene abgegrenzte Software. Die Buchhaltung (und ggfs. die zentrale Geschäftsführung) erhält die Berechtigung für alle.

 

Mehrmandantenfähigkeit bedeutet also, dass beliebig viele Unternehmen, Standorte oder Abteilungen einen abgetrennten Bereich in der Software erhalten, in dem sie ihre Eingangsrechnungen verwalten, freigeben und zuordnen können. Eine zentrale Buchhaltung erhält Zugriff auf alle Unternehmen oder Standorte gesammelt und kann zentral arbeiten.

 

Die Buchhaltung kann die Rechnungen außerdem gesammelt und zentral an Buchhaltungssysteme wie DATEV, SAP oder Microsoft Navision per Schnittstelle übergeben. Dabei sind meistens auch in den Buchhaltungssystemen verschiedene Mandanten angelegt und können automatisch angesteuert/ gefüllt werden.

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ShakeSpeare S-Invoice hat mehrere ERP Schnittstellen als Option verfügbar.
S-Invoice ist verbunden mit folgenden ERP Systemen:

  • SAP (Eingangsrechnungen)
  • DATEV UNTERNEHMEN ONLINE (Eingangsrechnungen)
  • MS DYNAMICS NAV (Eingangsrechnungen)
  • PANTHEON
  • Und weiteren Softwarelösungen

Mit ShakeSpeare® S-Invoice werden die Eingangsrechnungen nach den Regeln des Unternehmens digital und elektronisch freigegeben.

 

Wenn Ihr Unternehmen eine voll-digitale Arbeitsweise für Rechnungsprüfung und -management aufbauen möchte, dann sollten S-Invoice und Ihr ERP System über eine Schnittstelle eingebunden werden.

 

Sie möchten wissen, ob wir diese bereits haben oder für Sie entwickeln können?

S-Invoice Now

S-Invoice Now ist die Lösung für kleinere Unternehmen, die nur ein kleineres Tool für die interne Rechnungsfreigabe brauchen. Sie kann sofort verwendet werden. Es enthält keine Schnittstellen, aber erlaubt es dem Unternehmen Belege einzuscannen, via Mail-Modul zu schicken und in S-Invoice zu bearbeiten, freizugeben und an den Steuerberater oder die FiBu Abteilung zu übergeben. Nach der Bestellung und einer Stunde Schulung sind Sie bereit, das Tool zu nutzen.

  • S-Invoice Now für 79 € / Monat
  • Revisionssicheres und GoBD konformes Dokumentenmanagement Archiv inklusive
  • Cloud Speicher mit Backups inklusive (Server in Deutschland): 5GB Cloud inklusive
  • Drei Benutzer: (1 x Sekretariat, 1 x Rechnungsfreigabe, 1 x Finanz/Steuerberater) inklusive
  • 1 Stunde Online Schulung inklusive
  • Mail-in / Scan-in Modul für automatischen Rechnungsupload inklusive
  • Automatisierte Datenauslese mit OCR und KI für bis 50 Rechnungen / Monat inklusive
  • Standard Freigabeworkflow vom Rechnungseingang bis zur Buchhaltung inklusive
  • Keine Installationskosten
  • Kündigungsfrist: monatlich
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S-Invoice Cloud Preise

*Preise zzgl. USt.

Wenn Sie mehr als 50 Nutzer haben, machen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot, Workflowänderungen werden mit 105 € / Stunde nach Aufwand abgerechnet

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Für eine Unternehmensmanagement Plattform mit Vertragsmanagement, Posteingang, Ticketing, HR (Onboarding, Offboarding, Urlaubsantrag, Krankenmeldung, Bewerbungsprozess), Compliance (ISO 9001:2015, usw.) und weitere Workflows und eine umfassende Dokumentenmanagement Software (DMS) Lösung schauen Sie sich bitte die ShakeSpeare® Plattform hier an.

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Galerie

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Referenzen

F.A.Q.

Häufig gestellte Fragen

Wo werden meine Daten gespeichert, sind diese sicher?

Daten und Dokumente werden entweder auf der der t-system Cloud (wir arbeiten mit nur mit großen Cloud-Infrastrukturanbietern zusammen, die alle Datenschutz- und Cybersicherheitsanforderungen erfüllen) oder on-premise (Ihre Server-Infrastruktur) GoBD konform, verschlüsselt und revisionssicher gespeichert.

Wie viel kostet die mich die Software, lohnt sich der Einsatz für mein Unternehmen?

Wir bieten Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen, die bei 79 € im Monat anfangen. Bei Kundenspezifische Anfragen machen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot. Pro digitaler Rechnung sparen unsere Kunden durchschnittlich 12-15 €.

Kann ich die Software vom Home-Office benutzen?

Ja Klar, dazu ist die Software besonders geeignet, da die Software ohne Installation über jeden Browser bedient werden kann. Sie können ihre Dokumente bequem von Ihrem Home-Office aus verwalten und Rechnungen von dort genehmigen.

Wie erfolgt die Freigabe von Eingangsrechnungen?

Den Freigabeprozess bestimmen sie. Unsere Software ist komplett zu den Prozessen unserer Kunden anpassbar und erleichtert ihnen den Freigabeprozess und spart ihnen Zeit dabei.

Gibt es eine Schnittstelle zu meiner Buchhaltungssoftware?

Über die einfach anzubindende Schnittstelle (REST API) können kann Shakespeare® problemlos mit ihrer Buchhaltungssoftware verbinden. Unsere Software unterstützt mehrere Schnittstellen wie SAP Navision und DATEV (z.B. DATEV Unternehmen Online).

Wie werden Daten eingelesen?

Durch den Einsatz von OCR (optical character recognition) werden alle relevanten Informationen automatisch aus der Rechnung ausgelesen und gemeinsam mit dem Dokument revisionssicher gespeichert.

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Sind Sie ein Unternehmen aus Bayern der die Rechnungsfreigabe digitalisieren will?

 

Unsere Softwarelösungen sind mit dem „Digitalbonus Bayern“ mit bis zu 10.000€ förderbar, gerne beraten wir Sie bei der Antragsstellung, klicken Sie hier um Fördermittel für Ihre Rechnungseingang Software zu beantragen.

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