ShakeSpeare® S-Invoice: die Software für die digitale Rechnungsfreigabe und – ablage.
Sie sehen Potential darin, die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen und die damit verbundenen Kosten zu senken? Sie haben noch keinen revisionssicheren Workflow für die Eingangsrechnungen?
Wir unterstützen Sie dabei mit einem digitalen Rechnungsfreigabe Tool. Rechnungsmanagement so einfach wie nie!
Die Vorteile von ShakeSpeare®-Invoice
Passend wie ein
Maßanzug
- Abbildung Ihrer Workflows & aller Schnittstellen
- Nutzer & Rollenverteilung
- Unkomplizierte & individuelle Systemerweiterung
- Ihre neue Rechnungsprüfung Software auf Sie angepasst
Sicher wie
Fort Knox
...das DMS für Ihre Rechnungen als Cloudlösung mit Servern in Deutschland oder on-premise auf Ihren Servern möglich.
Schnell wie
der Schall
- Automatisch Rechnungen auslesen mit OCR und KI
- Bis zu 90% schnellerer Rechnungsdurchlauf
- Eingangsrechnungen automatisieren
- Ihre Rechnungsprüfung digital
Softwareeinführung kostet viel Zeit? Nicht bei uns!
Die Einführung einer Software ist manchmal eine Hürde im Unternehmen, muss Sie doch neben dem normalen Tagesgeschäft passieren. Und doch ist ein Rechnungsfreigabe Prozess ungemein wichtig.
Die Rechnungseingang Software von ShakeSpeare® ist darauf ausgelegt, so wenig Zeit wie möglich bei der Einführung zu benötigen, damit Sie Ihre Rechnungen direkt scannen und buchen können.
- Keine Installation notwendig
- Von jedem Browser erreichbar
- Intuitives und schnörkelloses Design
- Erfrischende Online Schulungen
- Einfache Nutzervideos
Scan- in /Mail in
Automatischer Rechnungseingang bzw. digitale Belegerfassung
Rechnungen mit einem Klick als E-Mail an S-Invoice ohne Zwischenspeichern senden. Scanner einfach mit Mail-in Modul verbinden (Scan-to-Mail). Das erleichtert das Scannen der Eingangsrechnungen.
OCR
Automatische Textauslesefunktion
Mit ShakeSpeare® kann man Rechnungen automatisch einlesen und dadurch auslesen lassen. Thema digitaler Rechnungseingang: Textauslese auf Positionsebene: unsere Textauslese kann einzelne Positionen, Steuersätze, Artikelbezeichnungen, Mengen etc. auslesen und Rechnungen automatisch aufteilen.
Mehrstufige Freigabe
Der Rechnungsfreigabe Prozess ist in jedem Unternehmen anders. ShakeSpeare® S-Invoice kann jeden Freigabeprozess abbilden, egal ob 1-,2-,3- oder 4-stufig.
Rollen & Rechte
Bei einer digitalen Rechnungeingangsverarbeitung ist es unerlässlich, dass Rollen, Rechte und Regeln einfach einstellbar sind, z.B. nach Standorten, Abteilungen, Firmen, Personen.
Mandantenfähig
Rechnungen für mehrere Unternehmen in einer Software Plattform verwalten und dabei einfach zwischen den „Mandanten“ (Unternehmen) wechseln.
Erinnerungsfunktionen
Automatischer Rechnungseingang
Automatische Erinnerung und Eskalation durch To-Do-Listen, E-Mail oder farbliche Kennzeichnung (Flaggensystem)
- Eskalationsstufen
- Automatisches Ablehnungsschreiben
- Dublettencheck
- IBAN-Check
- Automatische Zuordnung zu Freigebern
- Auslese von E-Mails
- „Monatsabschluss-Reminder“ für Buchhaltung
- Aut. Zuordnung zu Bestellungen / Lieferscheinen
- Auslese Rechnungsdaten
- Auslese von Rechnungspositionen
- Zuordnung Zahlungsbedingungen pro Lieferant
- Zuordnung zu Freigeber pro Lieferanten
Zeit sparen durch Automatisierung
S-Invoice Cloud Preise
Lesen Sie hier, wie unsere Kunden von S-Invoice profitieren oder ordern Sie einen Testzugang
Kunden, die ShakeSpeare® bereits vertrauen
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Der Workflow Eingangsrechnungen ist in jedem Unternehmen anders
Der digitale Rechnungsfreigabeprozess ist ein extrem wichtiger Prozess in jedem Unternehmen. Jede Organization hat einen Workflow für Rechnungen, oft jedoch nicht digital, sondern analog und zeitraubend.
Für diesen Rechnungseingangsprozess dient unsere S-Invoice Software als zentrales Rechnungseingangsbuch und Rechnungsprüfungs-Plattform.
Der Freigabeprozess der Rechnungen ist in jedem Unternehmen anders und hängt von der Struktur des Unternehmens, der Abteilungen oder Standorte ab. Auch haben die Branche, die handelnden Personen, die Unternehmensleitung und der Steuerberatung einen Einfluss auf den Freigabeprozess.
Mit S-Invoice können Sie Ihren Rechnungseingang digitalisieren.
Um den individuellen Ablauf in einer Software abzubilden ist eine Mischung aus Standardsoftware und Eigenentwicklung nötig.
S-Invoice bietet genau diese Lösung. In der Rechnungsmanagement Software können Sie Ihren individuellen Rechnungseingang digitalisieren. S-Invoice fungiert dabei als Freigabetool, revisionssicheres E-Archiv und Rechnungseingangsbuch Software.
Einfache Individualisierung
Zeitsparen
Auswertungen, Berichte und Berechnungen
Übersicht und Auffindbarkeit
Auf Ihren Servern (on-premise)
Mandantenfähigkeit: alle Rechnungen in einer Plattform für mehrere Standorte / Unternehmen/ Abteilungen / Projekte
Viele Unternehmen bestehen aus mehreren Sub Unternehmen. Sie sind verteilt auf verschiedene Standorte oder ordnen ihre Rechnungen verschiedenen Projekten zu (z.B. Immobilienprojekte, Schiffe, akquirierte Unternehmen).
Dabei ist die Finanzabteilung / Buchhaltung oftmals eine zentrale Einheit. Eine Buchhaltungsabteilung erledigt in dem Fall die Buchhaltung für mehrere Unternehmen (z.B. einer Holding oder Unternehmensgruppe) zentral. Der Vorteil eines digitalen Systems für Eingangsrechnungen ist, dass dieses mehrmandantenfähig sein kann.
Das heißt, die zentrale (oder externe) Buchhaltungsabteilung kann die Rechnungen für mehrere Unternehmen in einer Software Plattform verwalten und dabei einfach zwischen den „Mandanten“ (Unternehmen) wechseln.
Die (Budget-) Verantwortlichen der einzelnen Einheiten bekommen dabei jedoch nur Einsicht in ihre Rechnungen und sehen die Dokumente der anderen Unternehmen / Abteilungen nicht. Für jeden Mandanten wird ein eigener Account erstellt und es sieht für die Nutzer so aus, als hätte er seine eigene abgegrenzte Software. Die Buchhaltung (und ggfs. die zentrale Geschäftsführung) erhält die Berechtigung für alle.
Mehrmandantenfähigkeit bedeutet also, dass beliebig viele Unternehmen, Standorte oder Abteilungen einen abgetrennten Bereich in der Software erhalten, in dem sie ihre Eingangsrechnungen verwalten, freigeben und zuordnen können. Eine zentrale Buchhaltung erhält Zugriff auf alle Unternehmen oder Standorte gesammelt und kann zentral arbeiten.
Die Buchhaltung kann die Rechnungen außerdem gesammelt und zentral an Buchhaltungssysteme wie DATEV, SAP oder Microsoft Navision per Schnittstelle übergeben. Dabei sind meistens auch in den Buchhaltungssystemen verschiedene Mandanten angelegt und können automatisch angesteuert/ gefüllt werden.
ShakeSpeare S-Invoice hat mehrere ERP Schnittstellen als Option verfügbar.
S-Invoice ist verbunden mit folgenden ERP Systemen:
- SAP (Eingangsrechnungen)
- DATEV UNTERNEHMEN ONLINE (Eingangsrechnungen)
- MS DYNAMICS NAV (Eingangsrechnungen)
- PANTHEON
- Und weiteren Softwarelösungen
Mit ShakeSpeare® S-Invoice werden die Eingangsrechnungen nach den Regeln des Unternehmens digital und elektronisch freigegeben.
Wenn Ihr Unternehmen eine voll-digitale Arbeitsweise für Rechnungsprüfung und -management aufbauen möchte, dann sollten S-Invoice und Ihr ERP System über eine Schnittstelle eingebunden werden.
Sie möchten wissen, ob wir diese bereits haben oder für Sie entwickeln können?
F.A.Q.
Häufig gestellte Fragen
Daten und Dokumente werden entweder auf der der t-system Cloud (wir arbeiten mit nur mit großen Cloud-Infrastrukturanbietern zusammen, die alle Datenschutz- und Cybersicherheitsanforderungen erfüllen) oder on-premise (Ihre Server-Infrastruktur) GoBD konform, verschlüsselt und revisionssicher gespeichert.
Wir bieten Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen, die bei 79 € im Monat anfangen. Bei Kundenspezifische Anfragen machen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot. Pro digitaler Rechnung sparen unsere Kunden durchschnittlich 12-15 €.
Ja Klar, dazu ist die Software besonders geeignet, da die Software ohne Installation über jeden Browser bedient werden kann. Sie können ihre Dokumente bequem von Ihrem Home-Office aus verwalten und Rechnungen von dort genehmigen.
Den Freigabeprozess bestimmen sie. Unsere Software ist komplett zu den Prozessen unserer Kunden anpassbar und erleichtert ihnen den Freigabeprozess und spart ihnen Zeit dabei.
Über die einfach anzubindende Schnittstelle (REST API) können kann Shakespeare® problemlos mit ihrer Buchhaltungssoftware verbinden. Unsere Software unterstützt mehrere Schnittstellen wie SAP Navision und DATEV (z.B. DATEV Unternehmen Online).
Durch den Einsatz von OCR (optical character recognition) werden alle relevanten Informationen automatisch aus der Rechnung ausgelesen und gemeinsam mit dem Dokument revisionssicher gespeichert.
Sind Sie ein Unternehmen aus Bayern, das die Rechnungsfreigabe digitalisieren will?
Unsere Softwarelösungen sind mit dem „Digitalbonus Bayern“ mit bis zu 10.000€ förderbar, gerne beraten wir Sie bei der Antragsstellung, klicken Sie hier um Fördermittel für Ihre Rechnungseingang Software zu beantragen.
For a company management platform with contract management, inbox, ticketing, HR (onboarding, offboarding, vacation requests, sick leave, travel expenses, expense reports, application process), compliance (ISO 9001: 2015, etc.) and other workflows and a comprehensive document management software (DMS) solution please take a look at the ShakeSpeare® platform here .
