Individualsoftware für digitale Rechnungsfreigabe mit revisionssicherem Dokumentenmanagement zum Preis einer Standardsoftware für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen
IHR digitaler Rechnungseingang
- Vorkonfigurierter Freigabeprozess „Out-of-the-box“ sofort nutzbar
- Einfache und schnelle Anpassung an Ihre Regeln, Richtlinien und Prozesse über den Workflow Konfigurator
- Rollen, Rechte und Regeln einfach einstellbar, z.B. nach Standorten, Kostenstellen, Abteilungen, Firmen, Personen
- Automatische Erinnerung und Eskalation durch To-Do-Listen, E-Mail oder farbliche Kennzeichnung (Flaggensystem)
MAIL IN: einfach und mobil
- Rechnungen mit einem Klick als E-Mail an S-Invoice ohne Zwischenspeichern senden
- Belege und Eingangsrechnungen scannen: bequem unterwegs per Handy
- Scanner einfach mit Mail-in Modul verbinden (Scan-to-Mail)
- Volle Kontrolle und Übersicht über Reisebelege und Quittungen
Dokumentenmanagement revisionssicher
- Eingangsrechnungen automatisieren: Rechnungen werden bequem im Hintergrund automatisch in DMS abgelegt
- ShakeSpeare® ist ein revisionssicheres Dokumentenmanagement System
- Zentrales Archiv für alle Rechnungsdokumente in der Cloud oder auf Ihren Servern
- Papierloses Büro: Originaldokumente können nach Absprache mit Finanzamt und Steuerberater entsorgt werden
Automatische Datenauslese durch KI
- Automatisches Auslesen der Rechnungsdaten mit modernster OCR und KI- Software (Künstliche Intelligenz)
- Zeit sparen: kein Abtippen der Rechnungen
- Datensicherheit: Vermeidung von „Tippfehlern“
- Auslese von einzelnen Rechnungspositionen und Sammelrechnungen
Der Workflow Eingangsrechnungen ist in jedem Unternehmen anders
Der digitale Rechnungsfreigabeprozess ist ein extrem wichtiger Prozess in jedem Unternehmen. Jede Organization hat einen Workflow für Rechnungen, meistens jedoch nicht digital.
Für diesen Rechnungseingangsprozess dient unsere S-Invoice Software als zentrales Rechnungseingangsbuch und Rechnungsprüfungs-Plattform.
Der Freigabeprozess der Rechnungen ist in jedem Unternehmen anders und hängt von der Struktur des Unternehmens, der Abteilungen oder Standorten ab. Auch haben die Branche, die handelnden Personen, die Unternehmensleitung und der Steuerberatung einen Einfluss auf den Freigabeprozess.
Mit S-Invoice können Sie Ihren Rechnungseingang digitalisieren.
Um den individuellen Ablauf in einer Software abzubilden ist eine Mischung aus Standardsoftware und Eigenentwicklung nötig.
Mit S-Invoice ist genau diese Mischung. In der Rechnungsmanagement Software können Sie Ihren individuellen Rechnungseingang digitalisieren. S-Invoice fungiert dabei als Freigabetool, revisionssicheres E-Archiv und Rechnungseingangsbuch Software.
Einfache Individualisierung
Zeitsparen
Auswertungen, Berichte und Berechnungen
Übersicht und Auffindbarkeit
Auf Ihren Servern (on-premise)
Dabei ist es egal, ob Sie Linux oder Windows Server einsetzen. Und auch ob Sie virtuelle oder Server vor Ort nutzen.
Mandantenfähigkeit: alle Rechnungen in einer Plattform für mehrere Standorte / Unternehmen/ Abteilungen / Projekte
Viele Unternehmen bestehen aus mehreren Sub Unternehmen. Sie sind verteilt auf verschiedene Standorte oder ordnen ihre Rechnungen verschiedenen Projekten zu (z.B. Immobilienprojekte, Schiffe, akquirierte Unternehmen).
Dabei ist die Finanzabteilung / Buchhaltung oftmals eine zentrale Einheit. Eine Buchhaltungsabteilung erledigt in dem Fall die Buchhaltung für mehrere Unternehmen (z.B. einer Holding oder Unternehmensgruppe) zentral. Der Vorteil eines digitalen Systems für Eingangsrechnungen ist, dass dieses mehrmandantenfähig sein kann.
Das heißt, die zentrale (oder externe) Buchhaltungsabteilung kann die Rechnungen für mehrere Unternehmen in einer Software Plattform verwalten und dabei einfach zwischen den „Mandanten“ (Unternehmen) wechseln.
Die (Budget-) Verantwortlichen der einzelnen Einheiten bekommen dabei jedoch nur Einsicht in ihre Rechnungen und sehen die Dokumente der anderen Unternehmen / Abteilungen nicht. Für jeden Mandanten wird ein eigener Account erstellt und es sieht für die Nutzer so aus, als hätte er seine eigene abgegrenzte Software. Die Buchhaltung (und ggfs. die zentrale Geschäftsführung) erhält die Berechtigung für alle.
Die Mehrmandantenfähigkeit bedeutet also, dass beliebig viele Unternehmen, Standorte oder Abteilungen einen abgetrennten Bereich in der Software erhalten, in dem sie ihre Eingangsrechnungen verwalten, freigeben und zuordnen können. Eine zentrale Buchhaltung erhält Zugriff auf alle Unternehmen oder Standorte gesammelt und kann zentral arbeiten.
Die Buchhaltung kann die Rechnungen außerdem gesammelt und zentral an Buchhaltungssysteme wie DATEV, SAP oder Microsoft Navision per Schnittstelle übergeben. Dabei sind meistens auch in den Buchhaltungssystemen verschiedene Mandanten angelegt und können automatisch angesteuert/ gefüllt werden.
ShakeSpeare S-Invoice hat mehrere ERP Schnittstellen als Option verfügbar.
S-Invoice ist verbunden mit folgenden ERP Systemen:
- SAP (Eingangsrechnungen)
- DATEV UNTERNEHMEN ONLINE (Eingangsrechnungen)
- MS DYNAMICS NAV (Eingangsrechnungen)
- PANTHEON
- Und weiteren Softwarelösungen
Mit ShakeSpeare® S-Invoice werden die Eingangsrechnungen nach den Regeln des Unternehmens digital und elektronisch freigegeben.
Wenn Ihr Unternehmen eine voll-digitale Arbeitsweise für Rechnungsprüfung und -management will, dann ist es immer am besten, S-Invoice und Ihr ERP System via eine Schnittstelle einzubinden.
Sie möchten wissen, ob wir diese bereits haben oder für Sie entwickeln können? Sprechen Sie uns bitte an, wir prüfen das.
S-Invoice Now
S-Invoice Now ist die Lösung für kleine Unternehmen oder Organisationen, die nur einen kleineren Tool für interne Rechnungsfreigabe brauchen und kann sofort verwendet werden. Es enthält keine Schnittstellen aber erlaubt Unternehmen Belege einzuscannen, via Mail Modul schicken und in S-Invoice Core bearbeiten, freigeben und an Steuerberater oder FiBu Abteilung übergeben. Nach Bestellung und 1 Stunde Schulung sind Sie bereit das Tool zu nutzen.
- S-Invoice Now für 79 € / Monat
- Revisionssicheres und GoBD konformes Dokumentenmanagement Archiv inklusive
- Cloud Speicher mit Backups inklusive (Server in Deutschland): 5GB Cloud inklusive
- Drei Benutzer: (1 x Sekretariat, 1 x Rechnungsfreigabe, 1 x Finanz/Steuerberater) inklusive
- 1 Stunde Online Schulung inklusive
- Mail-in / Scan-in Modul für automatischen Rechnungsupload inklusive
- Automatisierte Datenauslese mit OCR und KI für bis 50 Rechnungen / Monat inklusive
- Standard Freigabeworkflow vom Rechnungseingang bis zur Buchhaltung inklusive
- Keine Installationskosten
- Kündigungsfrist: monatlich
S-Invoice Cloud Preise
*Preise zzgl. USt.
Wenn Sie mehr als 50 Nutzer haben, machen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot, Workflowänderungen werden mit 105 € / Stunde nach Aufwand abgerechnet
Angebot bestellen
Für eine Unternehmensmanagement Plattform mit Vertragsmanagement, Posteingang, Ticketing, HR (Onboarding, Offboarding, Urlaubsantrag, Krankenmeldung, Bewerbungsprozess), Compliance (ISO 9001:2015, usw.) und weitere Workflows und eine umfassende Dokumentenmanagement Software (DMS) Lösung schauen Sie sich bitte die ShakeSpeare® Plattform hier an.
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Galerie
Referenzen
F.A.Q.
Häufig gestellte Fragen
Daten und Dokumente werden entweder auf der der t-system Cloud (wir arbeiten mit nur mit großen Cloud-Infrastrukturanbietern zusammen, die alle Datenschutz- und Cybersicherheitsanforderungen erfüllen) oder on-premise (Ihre Server-Infrastruktur) GoBD konform, verschlüsselt und revisionssicher gespeichert.
Wir bieten Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen, die bei 79 € im Monat anfangen. Bei Kundenspezifische Anfragen machen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot. Pro digitaler Rechnung sparen unsere Kunden durchschnittlich 12-15 €.
Ja Klar, dazu ist die Software besonders geeignet, da die Software ohne Installation über jeden Browser bedient werden kann. Sie können ihre Dokumente bequem von Ihrem Home-Office aus verwalten und Rechnungen von dort genehmigen.
Den Freigabeprozess bestimmen sie. Unsere Software ist komplett zu den Prozessen unserer Kunden anpassbar und erleichtert ihnen den Freigabeprozess und spart ihnen Zeit dabei.
Über die einfach anzubindende Schnittstelle (REST API) können kann Shakespeare® problemlos mit ihrer Buchhaltungssoftware verbinden. Unsere Software unterstützt mehrere Schnittstellen wie SAP Navision und DATEV (z.B. DATEV Unternehmen Online).
Durch den Einsatz von OCR (optical character recognition) werden alle relevanten Informationen automatisch aus der Rechnung ausgelesen und gemeinsam mit dem Dokument revisionssicher gespeichert.
Sind Sie ein Unternehmen aus Bayern der die Rechnungsfreigabe digitalisieren will?
Unsere Softwarelösungen sind mit dem „Digitalbonus Bayern“ mit bis zu 10.000€ förderbar, gerne beraten wir Sie bei der Antragsstellung, klicken Sie hier um Fördermittel für Ihre Rechnungseingang Software zu beantragen.
