ShakeSpeare® S-Invoice: die Software für die digitale Rechnungsfreigabe und – ablage.
Sie sehen Potential darin, die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen und die damit verbundenen Kosten zu senken? Sie haben noch keinen revisionssicheren Workflow für die Eingangsrechnungen?
Wir unterstützen Sie dabei mit einem digitalen Rechnungsfreigabe Tool. Rechnungsmanagement so einfach wie nie!
Die Vorteile von ShakeSpeare®-Invoice
Jetzt kennenlernen
Funktionen
Scan- in /Mail in
Automatischer Rechnungseingang bzw. digitale Belegerfassung
Rechnungen mit einem Klick als E-Mail an S-Invoice ohne Zwischenspeichern senden. Scanner einfach mit Mail-in Modul verbinden (Scan-to-Mail). Das erleichtert das Scannen der Eingangsrechnungen.OCR
Automatische Textauslesefunktiong
Mit ShakeSpeare® kann man Rechnungen automatisch einlesen und dadurch auslesen lassen. Thema digitaler Rechnungseingang: Textauslese auf Positionsebene: unsere Textauslese kann einzelne Positionen, Steuersätze, Artikelbezeichnungen, Mengen etc. auslesen und Rechnungen automatisch aufteilen.Mehrstufige Freigabe
Der Rechnungsfreigabe Prozess ist in jedem Unternehmen anders. ShakeSpeare® S-Invoice kann jeden Freigabeprozess abbilden, egal ob 1-,2-,3- oder 4-stufig.
Rollen & Rechte
Bei einer digitalen Rechnungeingangsverarbeitung ist es unerlässlich, dass Rollen, Rechte und Regeln einfach einstellbar sind, z.B. nach Standorten, Abteilungen, Firmen, Personen.
Mandantenfähig
Rechnungen für mehrere Unternehmen in einer Software Plattform verwalten und dabei einfach zwischen den „Mandanten“ (Unternehmen) wechseln.
Erinnerungsfunktionen
Automatischer Rechnungseingang
Automatische Erinnerung und Eskalation durch To-Do-Listen, E-Mail oder farbliche Kennzeichnung (Flaggensystem)
Potenzialanalyse
Wir finden mit Ihnen gemeinsam heraus, wo Ihre Potentiale liegen. Diese Fragen helfen Ihnen, zu eruieren, ob ShakeSpeare® S-Invoice Sie bei der digitalen Rechnungsfreigabe unterstützen kann.
AUTOMATISIERUNGSSCHRITTE
- Eskalationsstufen
- Automatisches Ablehnungsschreiben
- Dublettencheck
- IBAN-Check
- Automatische Zuordnung zu Freigebern
- Auslese von E-Mails
- „Monatsabschluss-Reminder“ für Buchhaltung
- Aut. Zuordnung zu Bestellungen / Lieferscheinen
- Auslese Rechnungsdaten
- Auslese von Rechnungspositionen
- Zuordnung Zahlungsbedingungen pro Lieferant
- Zuordnung zu Freigeber pro Lieferanten
Zeit sparen durch Automatisierung, sehen Sie hier, wie andere Unternehmen von ShakeSpeare® S-Invoice profitieren
FÜR GROßE UNTERNEHMEN: flexibel und ERP unabhängig.
Sie sind eine Unternehmensgruppe mit unterschiedlichen ERP Systemen? Planen Sie die Transformation des ERP / Buchhaltungssystems?
Wachsen Sie und ihre Firmenstruktur? Möchten Sie trotzdem einen einheitlichen und stabilen Rechnungseingang unabhängig vom ERP System und damit Ihren Rechnungseingang digitalisieren?
Dann ist ShakeSpeare® eine gute Wahl. ShakeSpeare® Invoice hat zu fast jedem ERP (SAP, MS NAV, Salesforce, DATEV…) eine Schnittstelle, die flexibel, getauscht, ergänzt oder erweitert werden kann. Des Weiteren kann auch Ihre Reisekosten Software über ShakeSpeare® S-Invoice abgebildet werden. Schlagwörter hierfür sind: digtale Rechnungsprüfung & elektronische Rechnungsprüfung.
Wir betreuen internationale Kunden mit den unterschiedlichsten ERP Anwendungen, Unternehmen in der Transformationsphase und schnellwachsende Unternehmen.
S-Invoice Cloud Preise
Klein
- 10 Nutzer
- 200 Rechnungen
In allen Paketen enthalten:
- Persönlicher Support
- 2 h persönliches Onboarding
- Unbegrenzter Speicherplatz
- keine Zusatzkosten
- DATEV Schnittstelle
- Persönliche Nutzerschulung
- Workflowautomatisierung
Mittel
- 20 Nutzer
- 500 Rechnungen
Alle Inhalte aus Paket „Klein“
- Mandantenfähigkeit
- extra Adminschulung
- Verknüpfung mit Bestellprozess
Groß
- 50 Nutzer
- 1000 Rechnungen
Alle Inhalte aus Paket „Mittel“
- Modul Vertragsmanagement (S-Contract)
- Kostenstellenfreigabe
Enterprise
- 100 Nutzer
- 2000 Rechnungen
Alle Inhalte aus Paket „Groß“
- individuelle Unternehmensprozesse
ab 190 € pro Monat
Kunden, die ShakeSpeare® bereits vertrauen
Softwareeinführung kostet viel Zeit? Nicht bei uns!
Die Einführung einer Software ist manchmal eine Hürde im Unternehmen, muss Sie doch neben dem normalen Tagesgeschäft passieren. Und doch ist ein Rechnungsfreigabe Prozess ungemein wichtig.
Die Rechnungseingang Software von ShakeSpeare® ist darauf ausgelegt, so wenig Zeit wie möglich bei der Einführung zu benötigen, damit Sie Ihre Rechnungen direkt scannen und buchen können.
- Keine Installation notwendig
- Von jedem Browser erreichbar
- Intuitives und schnörkelloses Design
- Erfrischende Online Schulungen
- Einfache Nutzervideos
Video
Der Workflow Eingangsrechnungen ist in jedem Unternehmen anders
Der digitale Rechnungsfreigabeprozess ist ein extrem wichtiger Prozess in jedem Unternehmen. Jede Organization hat einen Workflow für Rechnungen, oft jedoch nicht digital, sondern analog und zeitraubend.
Für diesen Rechnungseingangsprozess dient unsere S-Invoice Software als zentrales Rechnungseingangsbuch und Rechnungsprüfungs-Plattform.
Der Freigabeprozess der Rechnungen ist in jedem Unternehmen anders und hängt von der Struktur des Unternehmens, der Abteilungen oder Standorte ab. Auch haben die Branche, die handelnden Personen, die Unternehmensleitung und der Steuerberatung einen Einfluss auf den Freigabeprozess.
Mit S-Invoice können Sie Ihren Rechnungseingang digitalisieren.
Um den individuellen Ablauf in einer Software abzubilden ist eine Mischung aus Standardsoftware und Eigenentwicklung nötig.
S-Invoice bietet genau diese Lösung. In der Rechnungsmanagement Software können Sie Ihren individuellen Rechnungseingang digitalisieren. S-Invoice fungiert dabei als Freigabetool, revisionssicheres E-Archiv und Rechnungseingangsbuch Software.
Einfache Individualisierung
Mit S-Invoice können Sie einen jahrelang markterprobten Freigabeprozess nutzen. Dieser kann einfach, flexibel und schnell an Ihr Unternehmen angepasst werden. Dafür nutzen wir den Workflow Konfigurator mit dem man Software 30x so schnell entwickeln kann als im Vergleich zu herkömmlicher Softwareentwicklung. Nur so können wir Individualsoftware zum Preis einer Standardsoftware anbieten.
Zeitsparen
Unsere Lösung soll es den Nutzern so einfach wie möglich machen Rechnungen einzuspielen, Zeit bei der Bearbeitung zu sparen. Außerdem soll sie dem Unternehmen die Sicherheit geben, dass keine Rechnungen verloren gehen, doppelt bezahlt werden, zu spät beim Steuerberater landen oder aufgrund von Abtippfehlern falsch bearbeitet werden.
Auswertungen, Berichte und Berechnungen
Da die Rechnungen in einer Datenbank gespeichert sind können einfach Daten einfach angezeigt und extrahiert werden. Für Cashflow Berechnungen, Controlling, Buchhaltung und Steuerberatung ist der Export der Daten z.B. nach Excel / CSV / XML und andere Formate von Vorteil, um die erfassten Daten auszuwerten und eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Auch eine Verbindung mit professionellen Business Intelligence Tools zur grafischen „Real-time Darstellung“ der Daten ist möglich.
Übersicht und Auffindbarkeit
Mit S-Invoice ist es möglich, die Rechnungen zu sortieren, vor zu filtern und schnell zu finden. Rechnungen sind nicht nur nach Bearbeitungsstatus, Lieferant, Datum, Kostenstelle, Abteilung, Standort durchsuchbar, sondern auch nach Stichworten und Begriffen auf dem Rechnungsdokument selbst, wenn man die OCR entsprechend einstellt. Über die Filter und Sortierfunktionen lässt sich die Suche einfach eingrenzen.
Auf Ihren Servern (on-premise)
Standardmäßig bieten wir Ihnen die Installation in der deutschen Telekom Cloud mit Servern in Frankfurt an. Allerdings sind wir einer der wenigen Anbieter, der seine Lösung auch auf Ihren Servern on premise installiert – egal, ob auf Linux oder Windows Servern, egal, ob virtuell oder vor Ort.
Mandantenfähigkeit: alle Rechnungen in einer Plattform für mehrere Standorte / Unternehmen/ Abteilungen / Projekte
Viele Unternehmen bestehen aus mehreren Sub Unternehmen. Sie sind verteilt auf verschiedene Standorte oder ordnen ihre Rechnungen verschiedenen Projekten zu (z.B. Immobilienprojekte, Schiffe, akquirierte Unternehmen).
Dabei ist die Finanzabteilung / Buchhaltung oftmals eine zentrale Einheit. Eine Buchhaltungsabteilung erledigt in dem Fall die Buchhaltung für mehrere Unternehmen (z.B. einer Holding oder Unternehmensgruppe) zentral. Der Vorteil eines digitalen Systems für Eingangsrechnungen ist, dass dieses mehrmandantenfähig sein kann.
Das heißt, die zentrale (oder externe) Buchhaltungsabteilung kann die Rechnungen für mehrere Unternehmen in einer Software Plattform verwalten und dabei einfach zwischen den „Mandanten“ (Unternehmen) wechseln.
Die (Budget-) Verantwortlichen der einzelnen Einheiten bekommen dabei jedoch nur Einsicht in ihre Rechnungen und sehen die Dokumente der anderen Unternehmen / Abteilungen nicht. Für jeden Mandanten wird ein eigener Account erstellt und es sieht für die Nutzer so aus, als hätte er seine eigene abgegrenzte Software. Die Buchhaltung (und ggfs. die zentrale Geschäftsführung) erhält die Berechtigung für alle.
Mehrmandantenfähigkeit bedeutet also, dass beliebig viele Unternehmen, Standorte oder Abteilungen einen abgetrennten Bereich in der Software erhalten, in dem sie ihre Eingangsrechnungen verwalten, freigeben und zuordnen können. Eine zentrale Buchhaltung erhält Zugriff auf alle Unternehmen oder Standorte gesammelt und kann zentral arbeiten.
Die Buchhaltung kann die Rechnungen außerdem gesammelt und zentral an Buchhaltungssysteme wie DATEV, SAP oder Microsoft Navision per Schnittstelle übergeben. Dabei sind meistens auch in den Buchhaltungssystemen verschiedene Mandanten angelegt und können automatisch angesteuert/ gefüllt werden.
ShakeSpeare S-Invoice hat mehrere ERP Schnittstellen als Option verfügbar.
S-Invoice ist verbunden mit folgenden ERP Systemen:
- SAP (Eingangsrechnungen)
- DATEV UNTERNEHMEN ONLINE (Eingangsrechnungen)
- MS DYNAMICS NAV (Eingangsrechnungen)
- PANTHEON
- Und weiteren Softwarelösungen
Mit ShakeSpeare® S-Invoice werden die Eingangsrechnungen nach den Regeln des Unternehmens digital und elektronisch freigegeben.
Wenn Ihr Unternehmen eine voll-digitale Arbeitsweise für Rechnungsprüfung und -management aufbauen möchte, dann sollten S-Invoice und Ihr ERP System über eine Schnittstelle eingebunden werden.
Sie möchten wissen, ob wir diese bereits haben oder für Sie entwickeln können?
F.A.Q.
Häufig gestellte Fragen
Daten und Dokumente werden entweder auf der der t-system Cloud (wir arbeiten mit nur mit großen Cloud-Infrastrukturanbietern zusammen, die alle Datenschutz- und Cybersicherheitsanforderungen erfüllen) oder on-premise (Ihre Server-Infrastruktur) GoBD konform, verschlüsselt und revisionssicher gespeichert.
Wir bieten Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen, die bei 79 € im Monat anfangen. Bei Kundenspezifische Anfragen machen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot. Pro digitaler Rechnung sparen unsere Kunden durchschnittlich 12-15 €.
Ja Klar, dazu ist die Software besonders geeignet, da die Software ohne Installation über jeden Browser bedient werden kann. Sie können ihre Dokumente bequem von Ihrem Home-Office aus verwalten und Rechnungen von dort genehmigen.
Den Freigabeprozess bestimmen sie. Unsere Software ist komplett zu den Prozessen unserer Kunden anpassbar und erleichtert ihnen den Freigabeprozess und spart ihnen Zeit dabei.
Über die einfach anzubindende Schnittstelle (REST API) können kann Shakespeare® problemlos mit ihrer Buchhaltungssoftware verbinden. Unsere Software unterstützt mehrere Schnittstellen wie SAP Navision und DATEV (z.B. DATEV Unternehmen Online).
Durch den Einsatz von OCR (optical character recognition) werden alle relevanten Informationen automatisch aus der Rechnung ausgelesen und gemeinsam mit dem Dokument revisionssicher gespeichert.
Lesen Sie mehr über Rechnungsfreigabeprozess:
Sind Sie ein Unternehmen aus Bayern, das die Rechnungsfreigabe digitalisieren will?
Unsere Softwarelösungen sind mit dem „Digitalbonus Bayern“ mit bis zu 10.000€ förderbar, gerne beraten wir Sie bei der Antragsstellung, klicken Sie hier um Fördermittel für Ihre Rechnungseingang Software zu beantragen.
Für eine Unternehmensmanagement Plattform mit Rechnungseingang Vertragsmanagement, Posteingang, und weiteren und ggfs. Compliance (ISO 9001:2015, usw.) und weitere Workflows und eine umfassende Dokumentenmanagement Software (DMS) Lösung schauen Sie sich bitte die ShakeSpeare® Plattform hier an.
