S-Order Manager ist die Software für die digitale Freigabe von Bestellungen und das Managen von Auftragseingängen

Erhalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Bestellungen und Aufträge – auch im Home Office. Mit S-Order Manager können Sie interne Bestellungen von überall starten, freigeben und ausführen oder Sie Ihre Auftragserfassung digitalisieren. Das System lässt sich mit dem Rechnungseingang oder Vertragsmanagement verbinden. Individuelle, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Anforderungen, lassen sich unkompliziert umsetzen.

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Von überall erreichbar

  • Bestellungen können über eine Browser Oberfläche von überall gestartet, genehmigt oder ausgeführt werden – auch im Home Office
  • Je nach Rolle im Unternehmen erhält jeder Benutzer seine eigenen Zugriffsberechtigung und to-do Liste
  • Aufträge können von überall in der digitalen Auftragserfassung angenommen, abgelehnt, weitergeleitet, delegiert und verarbeitet werden
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Unternehmensregeln in Software

  • Bilden Sie Ihre eigenen Freigaberegeln, Budgetgrenzen und Berechtigungen ab
  • Vermeiden Sie Fehler Ihrer Mitarbeiter und erfüllen Sie die Compliance Richtlinien und Gesetze
  • Durch automatische Erinnerungen und Eskalationen werden keine Bestellung oder Aufträge mehr vergessen
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Automatisierung: Verbindung mit Eingangsrechnungen

  • Durch die Verbindung mit der Freigabe der Eingangsrechnungen können Sie Ihre Unternehmensprozesse verbinden und automatisieren
  • Bei Rechnungseingang überprüft die Software automatisch, ob eine freigegebene Bestellung für die Rechnung im System vorliegt
  • Die Rechnung wird automatisch einer Bestellung zugeordnet, ein Datenabgleich erfolgt automatisch, sodass die Rechnung dunkel verarbeitet werden kann

Bestellprozess und Auftragseingangsprozess digitalisieren

 

Fast jedes Unternehmen verfügt über einen internen Bestellprozess da fast jedes Unternehmen Materialien oder Dienstleistungen erwirbt, um dem Geschäftsbetrieb am Laufen zu halten.

 

Ebenso erhält jeder Aufträge oder Bestellungen in irgendeiner Form und verfügt somit auch zwangsweise über einen Auftragseingangsprozess.

 

Meistens sind die beiden Prozesse genau definiert, aber es ist wird keine zielgerichtete Software dafür eingesetzt. Es ist meistens geklärt, was der Sales Mitarbeiter tut, wenn er ein Produkt, Projekt oder eine Dienstleistung seines Unternehmens an einen neuen Kunden verkauft hat. Er übergibt den Auftrag an die operative, ausführende Einheit.

 

Dafür schreibt er eine E-Mail, füllt eine Excel Tabelle aus, sendet einen Vertrag, füllt ein Word Dokument aus o.Ä. und legt das auf einem Laufwerk ab oder schickt es per E-Mail. Hierbei geht viel administrative Zeit verloren. Es werden Daten händisch kopiert, immer wieder die selben Dokumente erstellt, die auch automatisch erstellt werden könnten und dort abgelegt, wo Sie nicht sicher sind.

 

Hinzu kommt, dass hierbei Fehler unterlaufen. Daten werden falsch kopiert, in die falschen Felder kopiert, wichtige Informationen oder Dokumente werden vergessen, Dokumente werden gelöscht, falsche Dokumente werden gesendet, alte Dokumentenversionen werden versendet etc. Hierdurch müssen dann wieder zusätzlich Zeit und Nerven aufgewendet werden um die Fehler zu beheben. Genauso verhält es sich bei den internen Bestellungen.

Auftragserfassungprozess automatisieren - die Lösung

Abhilfe schafft hier ein digitaler Prozess, da er all das oben angesprochene vermeidet. Durch eine klare Definition der benötigten Daten und Dokumente sowie Pflichtfelder, Auswahlfelder, Regeln, automaische Kontrollen und Hinweise werden Fehler von vorneherein reduziert.

Durch die Zentralität und Revisionssicherheit ist sichergestellt, dass keine Vorgänge verloren gehen, doppelt erstellt werden oder aus Versehen gelöscht werden.

Zeit Sparen und Fehler vermeiden

Die Dokumente und Daten liegen zentral und digital vor und können je nach Berechtigungsstufe von überall eingesehen werden. Auswertungen und Berichte lassen sich automatisch generieren, andere Unternehmensprozesse wie der Rechnungseingang oder das Vertragsmanagement sowie weitere Unternehmenssoftware lassen sich automatisch integrieren.

Das gesamte Unternehmen spart Zeit und gewinnt an Sicherheit, da administrative Aufgaben schneller ablaufen und Fehler und Umwege vermieden werden.

Individuell an Ihre Anforderungen angepasst

Wir wissen, dass jede Branche und jedes Unternehmen unterschiedlich ist. Deswegen haben wir die Software so entwickelt, dass Ihre eigenen Regeln, Anforderungen und Wünsche einfach umgesetzt werden können. Von einem Branchenstandard ausgehend passen wir die Software für Sie an.

Revisionssicheres DMS – Dokumentenmanagement Software

S-Order Manager ist eine Lösung auf Basis der ShakeSpeare® Software. ShakeSpeare® ist ein revisionssicheres Dokumentenmanagement System, das alle bekannten Standards erfüllt und Dokumente auf Ihrem Server oder in der Cloud verschlüsselt und revisionssicher speichert und archiviert. Gespeicherte Dokumente können bei Aktivierung der „OCR-Volltextsuche“ nach Ihrem Inhalt durchsucht werden. So können Sie nach einzelnen Wörtern und Inhalten in den Verträgen suchen und durch den Inhalt Ihrer Verträge „googlen“.

Compliance - ganzheitlich

Mit der zentralen und gesamtheitlichen Einstellung von Rollen, Rechten, Verantwortungen, Regeln und Erinnerungen stellen Sie die Compliance in Ihrem System sicher. Alle Bestellungen und Aufträge folgen denselben Regeln. So können Sie die Compliance in Ihrem Unternehmen sicherstellen. Wollen Sie z.B., dass Mitarbeiter bis 500 € ohne Genehmigung Bestellungen auslösen können und erst ab 500 € der Abteilungsleiter und ab 10.000 € der Geschäftsführer genehmigen muss? Kein Problem.

Integration und Schnittstellen

Sie haben bereits ein Dokumentenmanagement im Einsatz? Sie haben bereits eine Nutzerverwaltung z.B. in Microsoft Active Directory? Sie haben bereits alle Ihre Vertragspartner in Ihrem ERP System gespeichert? ShakeSpeare® ist sehr schnittstellenfreundlich, sodass Schnittstellen zu allen anderen Programmen denkbar sind. So bestehen beispielsweise Standardintegrationen zu MS Dynamics NAV, MS Actice Directory, SAP, Datev Unternehmen Online, iManage oder beA.

S- Order Manager Cloud Preise

Klein

19 € / Nutzer

 

Kosten / Monat / jährliche Zahlung

(bei monatliche Zahlung + 7%)

Bis 6 Nutzer

 


Erinnerungsfunktionen inklusive



optional Mail- in Modul

unterschriebene Verträge per Mail Weiterleitung einspielen


optional Microsoft NAV und Active Directory


4 GB Cloud Speicher inklusive (Server in Deutschland)


Mittel

15 / € Nutzer

 

Kosten / Monat / jährliche Zahlung

(bei monatliche Zahlung + 7%)

Bis 15 Nutzer

 


Erinnerungsfunktionen inklusive


Workflowindividualisierung inklusive / 2 Stunden


optional Mail- in Modul

unterschriebene Verträge per Mail Weiterleitung einspielen


optional Microsoft NAV und Active Directory


8 GB Cloud Speicher inklusive (Server in Deutschland)


Groß

12 € / Nutzer

 

Kosten / Monat / jährliche Zahlung

(bei monatliche Zahlung + 7%)

Bis 25 Nutzer

 


Erinnerungsfunktionen inklusive


Workflowindividualisierung inklusive / 4 Stunden


optional Mail- in Modul

unterschriebene Verträge per Mail Weiterleitung einspielen


optional Microsoft NAV und Active Directory


10 GB Cloud Speicher inklusive (Server in Deutschland)


Corporate

9,9 € / Nutzer

 

Kosten / Monat / jährliche Zahlung

(bei monatliche Zahlung + 7%)

Bis 50 Nutzer

 


Erinnerungsfunktionen inklusive


Workflowindividualisierung inklusive / 10 Stunden


optional Mail- in Modul

unterschriebene Verträge per Mail Weiterleitung einspielen


optional Microsoft NAV und Active Directory


15 GB Cloud Speicher inklusive (Server in Deutschland)


*Preise zzgl. USt.

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Für eine Unternehmensmanagement Plattform mit Rechnungseingang Vertragsmanagement, Posteingang, und weiteren und ggfs. Compliance (ISO 9001:2015, usw.) und weitere  Workflows und eine umfassende Dokumentenmanagement Software (DMS) Lösung schauen Sie sich bitte die ShakeSpeare® Plattform hier an.

Digitale Einkaufsprozesse sind im Kommen

 

Um die Geschwindigkeit und Effizienz in der Einkaufsabteilung zu erhöhen, macht es Sinn die einzelnen Einkaufsprozesse wie Lieferantenbewertung, Lieferantenauswahl, Lieferanten Onboarding, Lieferantenaudit sowie die Bestellfreigabe zu digitalisieren. Üblicherweise wird eine Vielzahl der genannten Prozesse immer noch mit Stift, ausgedruckten Formularen, E-Mails und Papier erledigt und dann, wenn überhaupt, in Systeme eingetragen.

 

Hierbei müssen viele Daten manuell erfasst oder abgetippt werden und sind mit Fehlern behaftet oder gehen verloren.

 

Durch digitale Einkaufsprozesse können Sie alle Daten direkt, teils durch Lieferanten selbst, im System erfassen und haben diese revisionssicher und auswertungsbereit gespeichert. So wird Zeit gespart und Fehler werden vermieden.

Digitale Bestellfreigabe beschleunigt den Ablauf in Ihrer Organisation

 

Im Purchase-to-Pay Prozess steht die Freigabe oder Genehmigung von Bestellungen ganz zu Beginn. Dabei hat jedes Unternehmen je nach seinen internen Regeln und Richtlinien seinen eigenen Bestellfreigabe Prozess.

 

Meistens gibt es eine Gruppe von Mitarbeitern (manchmal sogar alle), die eine Bestellung auslösen können. Die Bestellung landet meist über einstufige, zweistufige oder dreistufige Freigabe (je nach Unternehmensgröße) über den Vorgesetzten, Standortleiter, Abteilungsleiter oder das Controlling bei der Einkaufsabteilung, die die Bestellung letzten Endes auslöst. Bei einem digitalen Bestellfreigabeprozess kann die Durchlaufzeit und somit die Zeitspanne zwischen Bestellung und Wareneingang verkürzt werden und die interne Bearbeitungszeit für die einzelne Bestellung reduziert werden.

Digitale Materialanforderung im Bestellprozess

 

Materialanforderungen sind eine spezielle Art von Bestellungen und unterscheiden sich von der Bestellung von Dienstleistungen und anderen immateriellen Gütern. Materialanforderungen oder Materialbestellungen kommen vermehrt in produzierenden oder verarbeitenden Unternehmen sowie im Gesundheitsbereich vor. Digitale Materialanforderungen können den Beteiligten, besonders bei regelmäßigen Bestellungen, viel Zeit während der tatsächlichen Bestellung und der Freigabe sparen. Wiederkehrende Systemeingaben können dabei automatisiert werden. Auch hier gilt es bei den administrativen Aufgaben, wie das Eingeben, Freigeben und Auslösen von Materialanforderungen so wenig Zeit wie möglich zu verwenden, um sich so schnell wie möglich den wertschöpfenden Tätigkeiten zuzuwenden. In produzierenden Unternehmen wirkt sich zudem die reine Zeitersparnis bei der Freigabe der Materialanforderung in Form von gewonnener Produktionszeit oder verkürzten Lieferzeiten positiv aus.

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