S-Order Manager ist die Software für die digitale Freigabe von Bestellungen und das Managen von Auftragseingängen

Erhalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Bestellungen und Aufträge – auch im Home Office. Mit S-Order Manager können Sie interne Bestellungen von überall starten, freigeben und ausführen oder Sie Ihre Auftragserfassung digitalisieren. Das System lässt sich mit dem Rechnungseingang oder Vertragsmanagement verbinden. Individuelle, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Anforderungen, lassen sich unkompliziert umsetzen.

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Zentrale Übersicht des Posteingangs

  • Sie erhalten einen zentralen Überblick über den Posteingang und können sich von Excel-Tabellen und anderen Methoden der Posteingangsverwaltung in Ihrer Organisation verabschieden
  • Für jeden Posteingang (digital oder physisch) aus verschiedenen Sammelquellen (Niederlassungen, verschiedene Postfächer, Standorte und Läner) können Sie nachverfolgen, wann er eingegangen ist, was empfangen wurde, welche Dokumente angehängt wurden (wenn ein Benutzer Rechte hat), an wen er verteilt wurde, was damit passiert ist und welche Aktionen durchgeführt wurden.
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Mehrere (automatisierte) Eingangsquellen und Relevanzeinstellung mit Eskalation

Wichtige Informationen gehen täglich über verschiedene Quellen ein, Sie können diese an ShakeSpeare® Mailroom anbinden und haben dadurch alle Eingänge zur Bearbeitung zur Verfügung, um lange Verteilzeiten und verlorene Dokumente zu vermeiden:

 

  • Verbinden Sie verschiedene Postfächer mit S-mailroom, so dass jede eingehende E-Mail gemäß den Unternehmensprozessen und -regeln verwaltet wird
  • Scannen Sie eingehende Post – Briefe und Dokumente – direkt in den S-mailroom ein und verteilen Sie sie per Mausklick an die entsprechenden Personen im Unternehmen, um den Verlust von Unterlagen und Informationen zu vermeiden und den Prozess zu beschleunigen
  • Hot-Folder-Drop – Erstellen Sie eine Hot-Folder-Struktur, in der eingehende Dokumente gespeichert werden können, damit S-sailroom sie automatisch verarbeiten und innerhalb Ihrer Organisation verteilen kann
  • Relevanz und Bearbeitungspriorität können verschiedenen Posteingängen zugewiesen werden, um zu priorisieren, was so schnell wie möglich bearbeitet werden muss und was weniger relevant ist
  • Definition von Eskalationsregeln innerhalb der Organisation, um die Effizienz der Unternehmensabläufe sicherzustellen
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Digitales Archiv – GoBD konform und mit Revisionssicherheit

  • Kein Dokument kann von einem normalen Benutzer vollständig aus der Datenbank gelöscht werden
  • Alles wird digital gespeichert und archiviert, so dass die Dokumente zu jedem Zeitpunkt wiedergefunden werden können
  • Der Revisionspfad ermöglicht die Verfolgung der Zugriffs- und Verteilungshistorie sowie die Verfolgung von Aktionen und Ergebnissen für jeden Beitrag

Die Verwaltung eingehender Post und Informationen ist für viele Unternehmen entscheidend

 

Die versteckten Kosten der Postbearbeitung sind Unternehmen oft nicht bekannt, da es schwierig ist, die internen Kosten für die Bearbeitung der Eingangspost zu definieren. Mit S-mailroom fangen Sie an, Informationen innerhalb Ihrer Organisation zu sammeln, die es Ihnen ermöglichen, die Engpässe zu definieren und den Zeitaufwand für die Postbearbeitung durch verschiedene Mitarbeiter zu reduzieren und vor allem die Verteilung der Post an die vorgesehenen Empfänger zu beschleunigen. 

 

Der Zugriff auf die Post wird auch Ihren Mitarbeitern unterwegs gewährt, so dass diese von jedem Ort (wenn Sie es wünschen) in der Welt mit einer Internetverbindung auf sichere Weise auf die Dokumente zugreifen und ihre Arbeitszeit auf Reisen oder bei anderen Engagements, bei denen sie freie Zeit haben, optimieren können.

 

Durch den Einsatz der ShakeSpeare Technologie mit S-mailroom erhält Ihre Organisation folgende Vorteile:

Auftragserfassungprozess automatisieren - die Lösung

Abhilfe schafft hier ein digitaler Prozess, da er all das oben angesprochene vermeidet. Durch eine klare Definition der benötigten Daten und Dokumente sowie Pflichtfelder, Auswahlfelder, Regeln, automaische Kontrollen und Hinweise werden Fehler von vorneherein reduziert.

Durch die Zentralität und Revisionssicherheit ist sichergestellt, dass keine Vorgänge verloren gehen, doppelt erstellt werden oder aus Versehen gelöscht werden.

Individuell an Ihre Anforderungen angepasst

Wir wissen, dass jede Branche und jedes Unternehmen unterschiedlich ist. Deswegen haben wir die Software so entwickelt, dass Ihre eigenen Regeln, Anforderungen und Wünsche einfach umgesetzt werden können. Von einem Branchenstandard ausgehend passen wir die Software für Sie an.

Übersicht und Management

Es kann verschiedene Prozesse für verschiedene rechtliche Einheiten oder Niederlassungen geben, die Ihre Organisation haben könnte. Einen zentralen Überblick zu behalten, um die Compliance sicherzustellen, ist für viele unserer Kunden oft entscheidend. S-mailroom ermöglicht einen zentralen Überblick über die Posteingangsprozesse und die eingestellten Rollen & Rechte-Funktionen, um verschiedenen Personen oder Positionen den Zugriff auf unterschiedliche Post zu ermöglichen. Die Daten werden nachverfolgt und können für Reporting, Business Intelligence, Prozessoptimierung sowie Schwachstellenanalyse genutzt werden, um die Organisation effizienter zu machen und Compliance sicherzustellen.

Revisionssicheres DMS – Dokumentenmanagement Software

S-Order Manager ist eine Lösung auf Basis der ShakeSpeare® Software. ShakeSpeare® ist ein revisionssicheres Dokumentenmanagement System, das alle bekannten Standards erfüllt und Dokumente auf Ihrem Server oder in der Cloud verschlüsselt und revisionssicher speichert und archiviert. Gespeicherte Dokumente können bei Aktivierung der „OCR-Volltextsuche“ nach Ihrem Inhalt durchsucht werden. So können Sie nach einzelnen Wörtern und Inhalten in den Verträgen suchen und durch den Inhalt Ihrer Verträge „googlen“.

Compliance - ganzheitlich

Mit der zentralen und gesamtheitlichen Einstellung von Rollen, Rechten, Verantwortungen, Regeln und Erinnerungen stellen Sie die Compliance in Ihrem System sicher. Alle Bestellungen und Aufträge folgen denselben Regeln. So können Sie die Compliance in Ihrem Unternehmen sicherstellen. Wollen Sie z.B., dass Mitarbeiter bis 500 € ohne Genehmigung Bestellungen auslösen können und erst ab 500 € der Abteilungsleiter und ab 10.000 € der Geschäftsführer genehmigen muss? Kein Problem

Integration und Schnittstellen

Sie haben bereits ein Dokumentenmanagement im Einsatz? Sie haben bereits eine Nutzerverwaltung z.B. in Microsoft Active Directory? Sie haben bereits alle Ihre Vertragspartner in Ihrem ERP System gespeichert? ShakeSpeare® ist sehr schnittstellenfreundlich, sodass Schnittstellen zu allen anderen Programmen denkbar sind. So bestehen beispielsweise Standardintegrationen zu MS Dynamics NAV, MS Actice Directory, SAP, Datev Unternehmen Online, iManage oder beA.

S- Order Manager Cloud Preise

Klein

129,00€ / Monat

 

Kosten / Monat / jährliche Zahlung

(bei monatliche Zahlung + 7%)

Bis 6 Nutzer

 


Erinnerungsfunktionen inklusive



optional Mail- in Modul

unterschriebene Verträge per Mail Weiterleitung einspielen


optional Microsoft NAV und Active Directory


4 GB Cloud Speicher inklusive (Server in Deutschland)


Mittel

199,00€ / Monat

 

Kosten / Monat / jährliche Zahlung

(bei monatliche Zahlung + 7%)

Bis 15 Nutzer

 


Erinnerungsfunktionen inklusive


Workflowindividualisierung inklusive / 2 Stunden


optional Mail- in Modul

unterschriebene Verträge per Mail Weiterleitung einspielen


optional Microsoft NAV und Active Directory


8 GB Cloud Speicher inklusive (Server in Deutschland)


Groß

299,00€ / Monat

 

Kosten / Monat / jährliche Zahlung

(bei monatliche Zahlung + 7%)

Bis 25 Nutzer

 


Erinnerungsfunktionen inklusive


Workflowindividualisierung inklusive / 4 Stunden


optional Mail- in Modul

unterschriebene Verträge per Mail Weiterleitung einspielen


optional Microsoft NAV und Active Directory


10 GB Cloud Speicher inklusive (Server in Deutschland)


Corporate

499,00€ / Monat

 

Kosten / Monat / jährliche Zahlung

(bei monatliche Zahlung + 7%)

Bis 50 Nutzer

 


Erinnerungsfunktionen inklusive


Workflowindividualisierung inklusive / 10 Stunden


optional Mail- in Modul

unterschriebene Verträge per Mail Weiterleitung einspielen


optional Microsoft NAV und Active Directory


15 GB Cloud Speicher inklusive (Server in Deutschland)


*Preise zzgl. USt.

Wenn Ihre Organisation mehr Benutzer benötigt, erstellen wir ein benutzerdefiniertes Angebot für Ihre Organisation

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Für eine Unternehmensmanagement Plattform mit Rechnungseingang Vertragsmanagement, Posteingang, und weiteren und ggfs. Compliance (ISO 9001:2015, usw.) und weitere  Workflows und eine umfassende Dokumentenmanagement Software (DMS) Lösung schauen Sie sich bitte die ShakeSpeare® Plattform hier an.

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