Geschäftsprozesse digitalisieren mit ShakeSpeare®

Möchten Sie die Auftragserfassung digitalisieren oder andere Geschäftsprozesse Softwaregestützt abbilden? Hier sind Sie an der richtigen Stelle!

Viele Geschäftsprozesse in Unternehmen lassen sich mit einem Workflow-Konfigurator leicht digitalisieren und automatisieren.

Jedes Unternehmen, unabhängig von der Branche, hat eine Vielzahl an Unternehmensprozesse, die häufig durchlaufen werden und zu einer Wertschöpfung für ihre Kunden führen – es spielt keine Rolle, ob es sich um ein Privatunternehmen, ein öffentliches Unternehmen oder eine Regierungseinrichtung handelt. Arbeitsprozesse sind die Art und Weise, wie Ergebnisse erzielt und Werte geschaffen werden.

 

Es gibt einige Prozesse, die in allen Organisationen vorkommen, und natürlich gibt es viele, die spezifisch sind, bezogen auf Branche und Arbeitsbereich. Unter dem Geschäftsbereich „digitales Unternehmen“ konzentrieren wir uns auf allgemeine Unternehmensprozesse. Mit ShakeSpeare bieten wir eine moderne Lösung, um die Verwaltung, Ausführung und das Verständnis dieser Prozesse zu erleichtern.

 

Je besser eine Organisation bei der Verwaltung ihrer Prozesse ist, desto effizienter und produktiver wird sie. In der Privatwirtschaft ist der Wettbewerb der Hauptkostentreiber, in einigen Branchen, in denen ein Mangel an guten Kandidaten bei der Umsetzung von Lösungen wie ShakeSpeare auf dem Markt auftritt, kann der Unterschied zwischen dem Verbleib oder dem Weggang von Mitarbeitern den Ausschlag geben.

Jedes Unternehmen befasst sich mit den folgenden Prozessen, die wir mit ShakeSpeare sehr gut verstehen und schon oft umgesetzt haben.  Häufige Prozesse, die in praktisch jedem Unternehmen mit mehr als einigen wenigen Mitarbeitern vorkommen, sind die folgenden:

 

Digitaler Posteingang– der sehr grundlegende und einer der wichtigsten Einstiegs-Workflows aller Prozesse, mit denen wir uns befassen, ist die Verwaltung der eingehenden Post. Es gibt viele Quellen von Dokumenten, die in eine Organisation gelangen. Über den ShakeSpeare Posteingang werden die Dokumente der verschiedenen Quellen digitalisiert und teilautomatisiert an die richtigen Personen oder Abteilungen im Unternehmen weitergeleitet. Dies ist umso wichtiger in Organisationen, die an Fristen und gesetzliche Vorschriften gebunden sind. Der Prozess kann von einer OCR- und Datenerfassung sowie und Dokumentenklassifizierung unterstützt werden.

 

Rechnungsverarbeitung und -freigabe – es gibt keine Organisation auf der Welt, in der es kein Kostenmanagement und keine Fregabe von Rechnungszahlungen gibt. Mit S-Invoice werden Rechnungen von verschiedenen Eingangspunkten (gescannte Post, E-Mails, Online-Portale usw.) gesammelt, digitalisiert und zur Genehmigung innerhalb der Organisation verteilt.

 

Nach der ersten inhaltlichen Prüfung, folgt in der Regel in die zweite Stufe der Genehmigung, meistens durch den Abteilungsleiter oder einen Vorgesetzten. Nachdem die Rechnung bestätigt wurde, wird sie zur Zahlung an die Finanz- oder Buchhaltungsabteilung weitergeleitet. Das Dokument selbst und die Daten können automatisch extrahiert und von ShakeSpeare an ein Zahlungs- und Buchhaltungssystem gesendet werden. Auch ein digitales Archiv von Rechnungen (Rechnungseingangsbuch) ist innerhalb von ShakeSpeare für potenzielle Prüfungs- und Kontrollzwecke revisionssicher gespeichert. Die Daten werden gesammelt und können für Business Intelligence und Berichte verwendet werden.

 

Vertragsmanagement – viele Organisationen haben immense Mengen an Verträgen – entweder mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Investoren und vielen Weiteren. Die gesamtheitliche Verwaltung dieser Verträge und das Verständnis ihres Lebenszyklus ist etwas, das in ShakeSpeare stattfindet.

 

Daten- und Dokumentensicherheit von entscheidender Bedeutung, und die Rollen- und Rechteverteilung innerhalb von ShakeSpeare bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, damit vertrauliche Daten nur von Berechtigten eingesehen werden können.

 

Häufig benötigen Rechtsabteilungen eine Vertragsmanagementlösung, die wichtigen Daten und Dokumente gesammelt anzeigt und eine einfache Verwaltung erlaubt. Eine Erinnerungsfunktion vor Ablauf des Vertrags sowie die Möglichkeit wiederkehrende Verträge automatisch zu erstellen sind ebenfalls vorhanden. Typische Arten von Verträgen sind Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) , Kooperationsvereinbarungen, Inkorporationsvereinbarungen, Lieferverträge, Dienstleistungsverträge, Wartungsverträge, Mietverträge etc.

 

Qualitäts- und Compliance-Management – Prozesse in Compliance, Risikomanagements Qualitätsmanagement sind so umfangreich, dass wir die meisten Anwendungsfälle im Bereich QM, RM, Compliance und Auditing mit spezialisierten Lösungen auf eigens dafür vorgesehenen Plattformen, losgelöst von den anderen Unternehmensprozessen abbilden. Compliance und QM sind Teil der täglichen Unternehmensabläufe und entscheidend für das Risikomanagement und die Verbesserung der Kontaktaufnahme. Der wichtigste Standard ist der ISO9001:2015-Prozessdigitalisierung einschließlich Lieferantenaudits und Risikoanalyse, ist aber definitiv nicht nur darauf beschränkt.

 

Arbeitsabläufe im Personalwesen – Personalabteilungen sind oft überlastet und sind damit überfordert, den Einstellungsprozess innerhalb der Organisationen gemäß den eigenen Anforderungen an Qualität zu managen. Oft stehen die Ressourcen nicht zur Verfügung, da die Budgets für interne Abteilungen wie HR begrenzt sind. Digitale Werkzeuge sind von entscheidender Bedeutung, um einen optimalen Ablauf bei der Verwaltung von Bewerbungen, dem Onboarding, der Schulung, der Budgetierung, der Karriereentwicklung sowie bei Vertragskündigungen, dem Offboarding und der Archivierung relevanter Dokumente zu ermöglichen. Insbesondere im Hinblick auf die europäische DSGVO-Verordnung und die “Vergiss mich”-Anforderung. Pro Organisation werden mehrere Workflows eingerichtet, die die Kandidaten von der Bewerbungsphase an während ihrer gesamten Laufbahn in der Organisation begleiten. In den meisten Fällen sind die Workflows in hohem Maße auf die Bedürfnisse der Organisation und die vorhandene HR-Landschaft zugeschnitten.

 

Ticketing-Systeme -Am häufigsten werden Ticketing-Systeme für IT- und Wartungs eingesetzt, d.h. für die die Meldung eines Problems oder einer Anfrage, die Verteilung an einen Sachbearbeiter und die Verfolgung des Lösungsprozesses. Mit unseren Bankkunden haben wir in der Rechtsabteilung neue Ticketing-Workflows für das „legal Ticketing“ mit Zweigstellen von Banken entwickelt, bei denen mehrere KPIs verfolgt und Risiken analysiert und kategorisiert werden, um Risiken innerhalb von Organisationen zu identifizieren.

 

Bestellfreigabe – Die Digitalisierung der ausgeführten Bestellungen in einer Organisation ist entscheidend für das Verständnis der internen Budgets und des Cashflows  Viele Unternehmen haben Probleme mit der Verwaltung Ihrer Bestellungen und finden auf dem Markt keine geeignete Software. ShakeSpeare mit seiner BPM-Komponente kann so konfiguriert werden, dass es zu jedem Auftrag passt und sogar mit externen Datenquellen verknüpft werden kann, um Auftragsdaten zu erfassen und den Prozess des Empfangs, der Lieferung und der Fakturierung eines erhaltenen Produkt- oder Dienstleistungsauftrags zu digitalisieren. Die Daten können in Geschäftsanalyse-Tools exportiert oder in ShakeSpeare mit einer Vielzahl von Optionen für Eskalationen und Warnungen analysiert werden. Der Verlust oder das Vergessen einer Bestellung ist einer der schlimmsten Fehler, die gemacht werden können, da dies einen unzufriedenen Kunden und möglicherweise auch einen Reputationsverlust bedeutet. Mit unserer Software Auftragseingang Prozess digitalisieren ist einfach und effektiv.

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ShakeSpeare® in der Cloud ist ab 149€ / Monat erhältlich und umfasst 10 GB Speicherplatz sowie Lizenzen für 10 Benutzer.

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Wenn Sie mehr über die Digitalisierung in KMUs sowie in großen Organisationen, im Rechts-, Gesundheits- und Regierungssektor im Allgemeinen und verschiedene Anwendungsfälle lesen möchten, klicken Sie bitte hier

Im Jahr 2020 verursachte die COVID19-Pandemie eine erhebliche Störung der Betriebsabläufe in den Unternehmen. Als Unternehmen im Bereich der Prozessdigitalisierung erhalten wir immer mehr Anfragen von Unternehmen, die ihren regulären Betrieb (meist noch in Papierform) aufgrund von Home-Office- und Sperranforderungen nicht fortsetzen können. Speziell auf dem Markt in Deutschland haben viele mittelständische Unternehmen, die keinen wirklichen Druck hatten, mit der Digitalisierung und Optimierung zu beginnen, festgestellt, dass sie nicht in der Lage sind, Remote-Arbeit, Home-Office und die Flexibilität eines digitalen Arbeitsplatzes zu bewältigen.

 

Für viele Prozesse gab es keine Ausweichszenarien und das hat viele Schwachstellen in den unternehmensinternen Abläufen aufgedeckt, um den regulären Betrieb des Unternehmens sicherzustellen. Die Notwendigkeit, Lösungen schnell zu implementieren und die Möglichkeit zu haben, sie an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen, hat die Nachfrage nach der ShakeSpeare Softwaretechnologie erhöht, und wir reagierten darauf mit der Bereitstellung von Corona Task Force-Teams, die die meiste Zeit im Einsatz waren, auch an Wochenenden, um die erhöhte Nachfrage und den Zeitdruck zu unterstützen.

 

Die Arbeit mit Kunden aus der Ferne ist für uns etwas ganz Natürliches. Um in der Lage zu sein, angepasste Workflows auf der Grundlage der Kundenanforderungen zu konfigurieren, bedarf es einer engen Zusammenarbeit und Kommunikation mit den Kundenvertretern.

 

Die Digitalisierung in den internen Unternehmensprozessen war schon immer etwas hinter der Digitalisierung in den Betriebs- und Lieferprozessen zurück, vor allem aufgrund der Tatsache, dass für Verbesserungen im Backoffice meist keine Entwicklungsbudgets zur Verfügung stehen und es für Unternehmen auch sehr schwierig ist, die internen Kosten für die Verwaltung einer Rechnung, die Einarbeitung und die Verwaltung des Karrierezyklus eines Mitarbeiters zu berechnen, während es in einigen Bereichen wie QM/RM fast keine finanziellen KPIs gibt.

 

Je komplexer die Anwendungsfälle sind, desto höher ist jedoch die Bezahlung der Personen, die die Arbeit erledigen und das Fachwissen besitzen müssen. Das bedeutet, dass in der Regel mit zunehmender Komplexität (und damit dem Zeitaufwand für die Einrichtung eines wertvollen Arbeitsablaufs für das Unternehmen) die Personen umso wertvoller sind, je höher die Komplexität ist. Einmal implementierte fortschrittliche Arbeitsabläufe liefern einen immensen Wert und verringern auch die Risiken, die sich aus dem Verlust potenziell wichtiger Mitarbeiter in den Bereichen QM/RM oder Recht/Compliance ergeben, die den Großteil des Know-hows im Kopf und nicht auf dem Papier haben, nicht selten aufgrund der Tatsache, dass einfach nie Zeit war, es zu schreiben und die Definitionen vorzubereiten. Mit den jüngsten Entwicklungen auf den Arbeitsmärkten in Europa sind viele Positionen äußerst wertvoll geworden, wobei nur wenige Kandidaten für jede offene Stelle in Frage kommen. Das Know-how ist äußerst wertvoll, da der Umgang mit Risiken einer der Schlüsselfaktoren für den Unternehmenserfolg ist und die Vermeidung von Risiken, da es oft keine finanziellen Konsequenzen gibt, schwer zu messen ist.

 

Wir sind Unternehmen begegnet, in denen die kritischen Mitarbeiter völlig überlastet sind und auch mit knappen Budgets zur Verbesserung ihrer Abteilungen ausgestattet sind, und es wird zu einem Teufelskreis, der darin besteht, Brände zu löschen und nicht die Zeit zu haben, anzuhalten und die eigentlichen Prozesse in der Organisation zu verbessern. Wir versuchen, diesen Wandel in Organisationen zu erleichtern, indem wir schnelle Starts mit schnellem Prototyping und kleinen Budgets zur Verfügung stellen, um den wichtigen Mitarbeitern etwas in die Hand zu geben, das ihnen einen Mehrwert bietet und das sie auch intern präsentieren können, um ein Budget zu gewährleisten, mit dem sie zum nächsten Schritt übergehen und sich noch weiter verbessern können. Im Idealfall kann das gesamte Management von der obersten Ebene bis hinunter zu jeder einzelnen Einheit und Abteilung von der Digitalisierung interner Prozesse profitieren. Ein wichtiger Mehrwert ist der Überblick über die Abläufe in der Organisation sowie die Identifizierung von Schwachstellen, Engpässen und überlasteten Mitarbeitern, was zu einer gleichmäßigen Verteilung der Arbeitsbelastung beiträgt, indem klare abteilungsweite KPIs pro Position festgelegt und die Leistung verfolgt wird.

 

Es gibt viele Optionen für den Einsatz von ShakeSpeare im Personalwesen – von Abwesenheitsanträgen, Verwaltung von krankheitsbedingten Fehlzeiten, Antragsverfahren, Onboarding, Offboarding, Finanzen und Controlling profitieren von einer klaren digitalen Übersicht für ihre Berichterstattung und Aufgaben sowie von einem schnelleren Rechnungsfluss, der häufig von verbesserten finanziellen Konditionen der Lieferanten profitiert. Das Management kann kritische oder wichtige Informationen per Mausklick abrufen, und die Einbindung der Mitarbeiter in eine zentrale Plattform ist sinnvoll, da interne Prozesse oft Zeit und Geld kosten. Mit der Implementierung digitaler Prozesse und Abläufe wissen die Anwender immer, wie sie einen Antrag auf Erstattung von Reisekosten stellen können, können.

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