Digitalizacija poslovnih procesov s programsko opremo ShakeSpeare® – Digitalizacija procesov v vašem podjetju – centralno, hitro in učinkovito
Želite digitalizirati vnos naročil ali načrtovati druge poslovne procese s podporo programske opreme? Prišli ste na pravo mesto!
Veliko poslovnih procesov v podjetjih je mogoče enostavno digitalizirati in avtomatizirati s konfiguratorjem poteka dela.
Vsako podjetje, ne glede na panogo, ima različne poslovne procese, ki se pogosto izvajajo in vodijo k ustvarjanju vrednosti za stranke – ne glede na to, ali gre za zasebno podjetje, javno podjetje ali vladno institucijo. Z delovnimi procesi se dosegajo rezultati in ustvarja vrednost.
Nekateri procesi so značilni za vse organizacije, seveda pa je tudi veliko specifičnih procesov, povezanih z industrijo in delovnim področjem. V okviru dejavnosti digitalnega podjetja se osredotočamo na splošne poslovne procese. S ShakeSpeareom vam ponujamo sodobno rešitev za lažje upravljanje, izvajanje in razumevanje teh procesov.
Bolj ko organizacija bolje upravlja svoje procese, bolj učinkovita in produktivna je. V zasebnem sektorju je konkurenca glavno gonilo stroškov, v nekaterih panogah, kjer na trgu ni dobrih kandidatov za izvajanje rešitev, kot je ShakeSpeare, pa je to lahko razlika med tem, ali zaposleni ostanejo ali odidejo.
Vsako podjetje se ukvarja z naslednjimi procesi, ki jih pri ShakeSpearu dobro razumemo in smo jih že večkrat izvedli. Običajni postopki, ki jih najdemo v skoraj vsakem podjetju z več kot nekaj zaposlenimi, so naslednji:
Digitalni nabiralnik – zelo osnovni in eden najpomembnejših vhodnih delovnih tokov vseh procesov, s katerimi se ukvarjamo, je upravljanje vhodne pošte. V organizacijo prihaja veliko virov dokumentov. V ShakeSpeare Inboxu se dokumenti iz različnih virov digitalizirajo in napol avtomatizirano posredujejo pravim osebam ali oddelkom v organizaciji. To je še toliko bolj pomembno v organizacijah, ki so vezane na roke in zakonske zahteve. Postopek je lahko podprt z OCR, zajemom podatkov in razvrščanjem dokumentov.
Obdelava in odobritev računov – na svetu ni organizacije, v kateri ne bi bilo upravljanja stroškov in odobritve plačil računov. S sistemom S-Invoice se računi zbirajo z različnih vstopnih točk (skenirana pošta, e-pošta, spletni portali itd.), digitalizirajo in razpošiljajo znotraj organizacije za odobritev.
Prvotnemu preverjanju vsebine običajno sledi druga stopnja odobritve, ki jo običajno opravi vodja oddelka ali nadzornik. Ko je račun odobren, se pošlje v plačilo finančnemu ali računovodskemu oddelku. ShakeSpeare lahko sam dokument in podatke samodejno pridobi in jih pošlje v plačilni in računovodski sistem. Digitalni arhiv računov (knjiga računov) je prav tako shranjen v sistemu ShakeSpeare na revizijsko zanesljiv način za morebitne revizijske in kontrolne namene. Podatki so zbrani in se lahko uporabijo za poslovno obveščanje in poročanje.
Upravljanje pogodb – številne organizacije imajo ogromno pogodb – s strankami, dobavitelji, zaposlenimi, vlagatelji in drugimi. Celovito upravljanje teh pogodb in razumevanje njihovega življenjskega cikla je nekaj, kar se izvaja v programu ShakeSpeare.
Varnost podatkov in dokumentov je ključnega pomena, razdelitev vlog in pravic v ShakeSpearu pa zagotavlja dodatno raven varnosti, ki zagotavlja, da lahko zaupne podatke pregledujejo le pooblaščene osebe.
Pravni oddelki pogosto potrebujejo rešitev za upravljanje pogodb, ki na zbran način prikazuje pomembne podatke in dokumente ter omogoča enostavno upravljanje. Na voljo sta tudi funkcija opomnika pred iztekom pogodbe in možnost samodejnega ustvarjanja ponavljajočih se pogodb. Tipične vrste pogodb so pogodbe o zaposlitvi, sporazumi o nerazkrivanju (NDA) , sporazumi o sodelovanju, pogodbe o ustanovitvi, pogodbe o dobavi, pogodbe o storitvah, pogodbe o vzdrževanju, pogodbe o najemu itd.
Upravljanje kakovosti in skladnosti – procesi na področju skladnosti, upravljanja tveganj in upravljanja kakovosti so tako obsežni, da večino primerov uporabe na področju upravljanja kakovosti, upravljanja tveganj, skladnosti in revidiranja prikažemo s specializiranimi rešitvami na posebnih platformah, ločenih od drugih procesov v podjetju. Skladnost in upravljanje kakovosti sta del vsakodnevnih poslovnih procesov in sta ključnega pomena za obvladovanje tveganj in izboljšanje stikov. Najpomembnejši standard je ISO9001:2015 za digitalizacijo procesov, vključno z revizijami dobaviteljev in analizo tveganja, vendar vsekakor ni omejen le na to.
Kadrovski delovni postopki – kadrovski oddelki so pogosto preobremenjeni z upravljanjem postopka zaposlovanja v organizacijah v skladu z lastnimi zahtevami glede kakovosti. Pogosto sredstva niso na voljo, saj so proračuni notranjih oddelkov, kot je kadrovska služba, omejeni. Digitalna orodja so ključnega pomena za optimalno upravljanje prijav, uvajanja, usposabljanja, oblikovanja proračuna, razvoja kariere, pa tudi prekinitev pogodbe, odhoda in arhiviranja ustreznih dokumentov. Zlasti zaradi evropske uredbe GDPR in zahteve “pozabi me”. Za vsako organizacijo je vzpostavljenih več delovnih tokov, ki kandidate spremljajo od faze prijave do konca njihove kariere v organizaciji. V večini primerov so delovni tokovi zelo prilagojeni potrebam organizacije in obstoječemu kadrovskemu okolju.
Sistemi vozovnic – Sistemi vozovnic se najpogosteje uporabljajo za obveščanje o IT in vzdrževanju, tj. za prijavo težave ali zahteve, njeno posredovanje skrbniku in spremljanje postopka reševanja. Z našimi bančnimi strankami smo v pravnem oddelku razvili nove delovne tokove za “pravne
Reference
Če želite prebrati več o digitalizaciji v MSP in velikih organizacijah, pravnem, zdravstvenem in vladnem sektorju na splošno ter različnih primerih uporabe, kliknite tukaj.
Leta 2020 je pandemija COVID19 povzročila znatne motnje pri poslovanju. Kot podjetje za digitalizacijo procesov dobivamo vse več zahtevkov podjetij, ki ne morejo nadaljevati svojega rednega poslovanja (večinoma še vedno v papirni obliki) zaradi zahtev po domači pisarni in zapornicah. Zlasti na nemškem trgu so številna srednje velika podjetja, ki niso bila pod pravim pritiskom, da bi začela digitalizacijo in optimizacijo, ugotovila, da niso sposobna obvladovati dela na daljavo, pisarne na domu in prilagodljivosti digitalnega delovnega mesta.
Za številne procese ni bilo rezervnih scenarijev, kar je razkrilo številne pomanjkljivosti v notranjih procesih podjetja za zagotavljanje rednega poslovanja. Zaradi potrebe po hitrem izvajanju rešitev in možnosti, da jih prilagodijo svojim posebnim potrebam, se je povečalo povpraševanje po programski tehnologiji ShakeSpeare, na kar smo se odzvali tako, da smo zagotovili ekipe Corona Task Force, ki so bile v službi večino časa, vključno z vikendi, da bi podprle povečano povpraševanje in časovni pritisk.
Delo s strankami na daljavo nam je samoumevno. Možnost konfiguriranja prilagojenih delovnih tokov na podlagi zahtev strank zahteva tesno sodelovanje in komunikacijo s predstavniki strank.
Digitalizacija notranjih poslovnih procesov je vedno nekoliko zaostajala za digitalizacijo operativnih procesov in procesov dostave, predvsem zato, ker za izboljšave zalednih pisarn običajno ni na voljo razvojnih proračunov, poleg tega pa podjetja zelo težko izračunajo notranje stroške upravljanja računa, uvajanja in upravljanja poklicnega cikla zaposlenega, medtem ko na nekaterih področjih, kot je QM/RM, skoraj ni finančnih ključnih kazalnikov uspešnosti.
Vendar pa velja, da bolj ko so primeri uporabe zapleteni, višje je plačilo za ljudi, ki morajo opraviti to delo in imajo strokovno znanje. To pomeni, da so ljudje praviloma dragocenejši, čim večja je njihova kompleksnost (in torej čim več časa je potrebnega za vzpostavitev dragocenega delovnega procesa za podjetje). Ko so napredni delovni tokovi uvedeni, prinašajo ogromno vrednost in zmanjšujejo tveganje izgube potencialno ključnega osebja za upravljanje kakovosti/upravljanje kakovosti ali pravne zadeve/upoštevanje predpisov, ki ima večino znanja in izkušenj v glavi in ne na papirju, neredko zato, ker preprosto ni bilo časa za pisanje in pripravo definicij. Zaradi nedavnih sprememb na evropskih trgih dela so številna delovna mesta postala zelo dragocena, saj se za vsako prosto delovno mesto poteguje le nekaj kandidatov. Strokovno znanje je izjemno dragoceno, saj je obvladovanje tveganj eden ključnih dejavnikov poslovnega uspeha, izogibanje tveganju pa je težko merljivo, saj pogosto nima finančnih posledic.
Srečali smo se s podjetji, v katerih je kritično osebje popolnoma preobremenjeno, poleg tega pa ima omejena proračunska sredstva za izboljšanje svojih oddelkov, zato se vse vrti v začaranem krogu gašenja požarov in ni časa, da bi se ustavili in izboljšali dejanske procese v organizaciji. Te spremembe v organizacijah skušamo olajšati tako, da omogočimo hiter začetek s hitrim prototipiranjem in majhnimi proračuni, da ključno osebje dobi v roke nekaj, kar prinaša dodano vrednost, in to lahko predstavi interno, da se zagotovi proračun za prehod na naslednji korak in še večjo izboljšavo. V idealnem primeru ima lahko od digitalizacije notranjih procesov koristi celotno vodstvo, od najvišje ravni do vsake posamezne enote in oddelka. Ključna dodana vrednost je pregled nad procesi v organizaciji ter prepoznavanje slabosti, ozkih grl in preobremenjenih zaposlenih, kar prispeva k enakomerni porazdelitvi delovne obremenitve z določitvijo jasnih ključnih kazalnikov uspešnosti za posamezno delovno mesto v oddelku in spremljanjem uspešnosti.
Obstaja veliko možnosti za uporabo ShakeSpeare v kadrovski službi – od zahtevkov za odsotnost, upravljanja odsotnosti zaradi bolezni, postopkov prijave, vkrcavanja, izkrcavanja, do financ in kontrolinga, ki imata koristi od jasnega digitalnega pregleda za poročanje in naloge ter hitrejšega pretoka računov, pri čemer pogosto izkoristita boljše finančne pogoje dobaviteljev. Vodstvo lahko do kritičnih ali pomembnih informacij dostopa s klikom miške, vključevanje zaposlenih v osrednjo platformo pa je smiselno, saj notranji procesi pogosto stanejo čas in denar. Z uvedbo digitalnih procesov in delovnih tokov uporabniki vedno vedo, kako predložiti zahtevek za povračilo potnih stroškov, lahko.
