Digitalizirajte in avtomatizirajte delovne procese s ShakeSpeare® BPM Programsko opremo za upravljanje procesov za poslovne procese

 

Zakaj imajo podjetja koristi od digitalizacije in avtomatizacije poslovnih procesov?

Čas je denar, zato vse več podjetij sledi trendu digitalizacije delovnih procesov, da bi izboljšali učinkovitost operativnih procesov, omrežne sisteme in zmanjšali stroške. Programska oprema za upravljanje procesov se uvaja vse pogosteje. Nekoč papirnate postopke zdaj nadomešča zmogljiva programska oprema, kot sta ShakeSpeare ali Docuware, ki avtomatizira in digitalizira poslovne procese. Vsi, ki želijo ostati konkurenčni, zdaj preskakujejo na voz digitalne preobrazbe, saj tako podjetja zmagujejo na vseh ravneh.

Programska oprema za potek dela se zaradi številnih prednosti, ki jih ponuja, v podjetju uporablja vse pogosteje. Ne glede na to, ali gre za delo brez papirja, ustvarjanje dodane vrednosti za stranke, izboljšanje kakovosti storitev, omogočanje hitrejše dostave in proizvodnje ter podporo delu na daljavo in domači pisarni. To se je trenutno pokazalo med omejitvami Covid19, zlasti v srednje velikih podjetjih, katerih notranji procesi še niso povezani z digitalnim načinom dela.

Avtomatizirani delovni tokovi – zakaj avtomatizirati poslovne procese:

Z digitalizacijo in avtomatizacijo poslovnih procesov lahko podprete več poslovnih procesov, da postanejo učinkovitejši, vitkejši in manj obremenjujoči za zaposlene. Avtomatizacija zmanjša število človeških napak in sprosti vire za dejavnosti z dodano vrednostjo. Pomanjkanje kvalificiranih delavcev v Nemčiji ne bo odpravljeno niti po krizi, zato bodo podjetja hvaležna, če bodo lahko kvalificirane delavce razbremenila administrativnih nalog. Z avtomatizacijo delovnih postopkov lahko podjetja prihranijo stroške. Prihranjeni čas lahko trajnostno vložite drugam, da zagotovite rast podjetja in prihodnost.

Kako naj ravnam pri digitalizaciji svojih poslovnih procesov?

Ko se odločite za korak v digitalno prihodnost, je naslednji korak izvedba.

  • Določite trenutno stanje:

Trenutno stanje določite tako, da zberete vse procese, ki jih je treba digitalizirati. To lahko storite s pomočjo zemljevida procesov. Za orientacijo se lahko usmerite na podlagi svojih oddelkov ali pa se pomikate vzdolž vrednostne verige. Pri tem morate paziti, da ne zanemarite oddelkov, ki ne sodelujejo pri ustvarjanju vrednosti.

  • Opredelite postopek:

Zapišite in narišite postopek. Večji kot je papir ali dokument, bolje je. Obstaja standard BPMN 2.0 (povezava), ki opisuje, kako predstaviti proces. Če boste upoštevali ta standard, boste lahko opisane postopke uporabili za ustvarjanje programske opreme in za presojo (npr. presojo kakovosti v skladu s standardom ISO 9001).

  • Digitalizacija postopka:

Digitalizirate obstoječi proces z uporabo ene ali več programskih rešitev in omogočite, da proces izvajajo vaši zaposleni, ki upravljajo programsko opremo. Pri tem je mogoče proces prikazati v samo eni programski opremi ali več programskih rešitvah zaporedoma. Na primer, pri odobritvi prejetih računov so računovodski sistem, plačilni sistem in sistem za upravljanje dokumentov običajno povezani s programsko opremo za potek dela, kot je ShakeSpeare.

  • Avtomatizacija postopka:

Digitalni postopek je nato mogoče avtomatizirati. Pri tem se najmanjša podnaročila, kot so izračuni, izvajajo s programsko opremo. Manj kot je v proces vključenih programskih rešitev, lažje ga je avtomatizirati. V programski opremi za delovni tok se avtomatizacija imenuje BPA (Business Process Automation), v več programih pa se imenuje RPA.

Programska oprema za upravljanje poslovnih procesov (BPM): Kaj pravzaprav razumemo pod pojmom poslovni proces?

V teoriji se sliši takole: 

Poslovni proces je dejavnost ali niz dejavnosti, ki so namenjene doseganju določenega poslovnega cilja.  Zato morajo biti poslovni procesi čim bolj specifični in hkrati ciljno usmerjeni, da bi dosegli dosledne rezultate.

Na kratko:

Opredeljeni cilji se dosegajo s strukturiranimi postopki.

Zakaj digitalizirati procese?

V procesu je včasih veliko dokumentov, ki gredo skozi različne oddelke in roke različnih zaposlenih. To ne stane le časa, temveč tudi denar, saj je treba to poplavo papirja obdelati, razvrstiti in arhivirati, za kar je v podjetju potrebnih veliko virov.

Prednosti avtomatizacije poteka dela so jasne, saj prinaša številne nove priložnosti za vaše podjetje ter povečuje učinkovitost in produktivnost.

  1. Največji prihranek časa in večja učinkovitost pri upravljanjuB. s samodejnim branjem podatkov o računih z najnovejšo programsko opremo OCR in AI, brez poti med oddelki, brez nepotrebnega e-poštnega prometa, podatki so shranjeni centralno.
  2. Preprečevanje napak Napaka je človeška. Uporaba programske opreme za delovni tok odpravlja človeške napake, saj omogoča optimizacijo in avtomatizacijo vseh procesov.
  3. Varnost revizije in skladnost s pravili podjetja sta trajno zagotovljeni in ju je mogoče vedno naknadno preveriti in dokazati.
  4. Domača pisarna je mogoča z digitalizacijo in tako zaposlenim omogoča največjo prilagodljivost in delo, neodvisno od lokacije.
  5. Trajnost za okolje in podjetje, npr. z zmanjšanjem stroškov tiskanja, zmanjšanjem količine papirja, prihrankom pri najemu prostora.
  6. Ravnotežje med delom in zasebnim življenjem zaradi digitalizacije. Izboljša se samostojnost pri delu, komunikacija v skupini in s tem tudi kakovost življenja na delovnem mestu in v zasebnem življenju. Novi koncepti dela postanejo mogoči in vodijo k večjemu zadovoljstvu zaposlenih.
  7. Pri digitalizaciji sta zelo pomembna prihodnja sposobnost preživetja in konkurenčnost. Medtem ko velika podjetja na tem področju že hitro napredujejo, mala in srednje velika podjetja še vedno zaostajajo. Študija, ki jo je izvedlo združenje industrije IKT, je pokazala, da jih manj kot 40 % priznava, da imajo druga podjetja, ki so se prej kot oni odločila za avtomatizacijo, zdaj prednost.

Digitalni procesi, ki so digitalizirani in avtomatizirani v podjetjih s ShakeSpeare®.

 

ShakeSpeare je sodobna informacijska rešitev ali programska oprema za potek dela (v oblaku) za lažje upravljanje, izvajanje in razumevanje poslovnih procesov. V konfiguratorju ShakeSpeare lahko digitalizirate kateri koli poslovni proces.

To programsko opremo za potek dela pogosto uporabljajo pravni oddelki, odvetniške pisarne, banke, klinike, MSP in javne ustanove za boljšo organizacijo in upravljanje procesov.

a) Odobritev računa (S-Invoice)

Postopek odobritve prejetih računov je klasičen med digitalnimi procesi, saj ga pozna vsako podjetje in ga mora izvajati. Katero podjetje ni zaspalo pri plačilu računa, ga plačalo dvakrat ali ga celo izgubilo? Z digitalno rešitvijo tega ni mogoče doseči. Poleg tega prihranite čas obdelave, zmanjšate število napak in pridobite možnost aktivnega nadzora denarnega toka.

b) Postopki naročanja in nabave (S-Order)

Digitalni postopki naročanja in nabave prihranijo številne korake pri naročanju in ustvarijo pregled odprtih naročil za eno (ali več) podjetij. Za oddelke in njihove zaposlene je pomembno, da je vedno jasno, s kom so bile sklenjene pogodbe o dobavi, tako da je mogoče izdelke ali storitve sprožiti s klikom miške. To zagotavlja dosledno visok standard analiz, odločitev in podatkov. Postopek poteka v krajšem času in omogoča bistveno nižje stroške osebja.

c) Postopek vnosa naročila ali postopek vnosa naročila (S-Order)

Postopek vnosa naročil je eden najpomembnejših postopkov v podjetju. Podjetje mora dobro upravljati naročilo znotraj različnih oddelkov, da lahko dobavo ali naročilo optimalno in hitro izpolni. Pri ročnem vnosu hitro pride do napak, ki zavlečejo nadaljnjo obdelavo naročila ali naročilnice in celo povzročijo napačne dobave ali izvedbo naročila. Dolga obdelava in čakanje povzročata nezadovoljstvo strank. Viške naročil ali pomanjkanje osebja je mogoče optimalno absorbirati.

d) Postopki sproščanja

Delno avtomatizirani in popolnoma digitalni procesi odobritve računov, primerjave z naročilnicami in dobavnicami itd. so običajno prvi procesi podjetja, ki jih je treba digitalno preslikati znotraj podjetja. To je mogoče storiti s pomočjo prepoznavanja besedila in vmesnikov s sistemi ERP ali računovodskimi sistemi. S hitrim postopkom podjetja prihranijo stroške poslovanja z dobavitelji in s hitrejšim plačilom dosežejo boljšo likvidnost.

e) Postopki oblikovanja in upravljanja pogodb (S-Contract)

Ustvarjanje pogodb je mogoče tudi digitalizirati in avtomatizirati – ta postopek je mogoče avtomatizirati od prejema (npr. prek spletnih strani sistema CRM, npr. Pipedrive), od takrat naprej pa ga je mogoče digitalno nadzorovati vse do prekinitve pogodbe ali konca pogodbe. Pogodbe in podatki so vedno varno shranjeni v digitalnem arhivu za morebitno prihodnjo uporabo ali sklicevanje.

f) Upravljanje kakovosti in skladnosti

Medtem ko so številna področja podjetja pri digitalizaciji očitna, pa nikakor ne smemo pozabiti na upravljanje kakovosti in skladnosti. Strateška usmerjenost upravljanja kakovosti in skladnosti postaja vse bolj ključna, saj se razume kot konkurenčna prednost v poslovanju.  Z avtomatizacijo se optimizirajo posamezni delovni koraki, notranji procesi se bolje povežejo, operativni postopki se opredelijo in spremljajo. Nenazadnje certificiranje, npr. po standardu ISO 9001, podpira notranjo in zunanjo percepcijo ter ustvarja zaupanje.

g) Delovni tokovi pri upravljanju človeških virov

Upravno delo pri upravljanju človeških virov je na dnevnem redu, upravljanje podatkov je zamudno, zato je človeška komponenta v kadrovskih procesih običajno zanemarjena. Načeloma je mogoče digitalizirati vsa upravna opravila pri upravljanju človeških virov. Tudi zapletene postopke, kot je obračunavanje plač, je mogoče poenostaviti in praktično odpraviti stopnjo napak. Prav tako lahko hitro posodobite podatke o zaposlenih, kot so spremembe imena, bolniške liste ali poročila o stroških.

h) Sistemi za prodajo vozovnic (S-Ticketing)

Sistemi za izdajo vozovnic se najpogosteje uporabljajo v IT in vzdrževanju za prijavo težave ali zahteve, da se čim hitreje sproži posredovanje odgovorni osebi in spremljanje postopka reševanja. Podjetja tako pridobijo učinkovitost in preglednost ter prihranijo ogromno časa v postopku obdelave.

Reference

Galerija