Workflows digitalisieren und automatisieren mit ShakeSpeare® BPM Prozessmanagement Software für Geschäftsprozesse
Warum Unternehmen durch Digitalisierung und Automatisierung von Unternehmensprozessen profitieren
Zeit ist Geld und so folgen immer mehr Unternehmen dem Trend der Workflow Digitalisierung, um betriebliche Abläufe effizienter zu gestalten, Systeme zu vernetzen und Kosten zu senken. Software für Prozessmanagement wird immer häufiger eingeführt. Einst papiergebundene Vorgänge werden nun durch eine leistungsstarke Software, wie z.B. ShakeSpeare oder Docuware ersetzt, welche Unternehmensprozesse automatisiert und digitalisiert. Jeder, der konkurrenz- und wettbewerbsfähig bleiben möchte, springt jetzt auf den Zug der digitalen Transformation auf, denn so gewinnen Unternehmen auf allen Ebenen.
Workflow Software wird immer öfter im Unternehmen verwendet, weil sich dadurch viele Vorteile abzeichnen. Sei es, um papierlos zu arbeiten, Mehrwert für Kunden zu erschaffen, Servicequalität zu verbessern, schnellere Lieferungs- und Fertigungszeiten zu ermöglichen und remotes Arbeiten und Homeoffice zu unterstützen. Das hat sich aktuell, während der Covid19 Beschränkungen besonders bei mittelständischen Unternehmen gezeigt, deren interne Prozesse noch nicht an die digitale Arbeitsweise gekoppelt sind.
Automatisierte Workflows – Warum Geschäftsprozesse automatisieren:
Die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen kann mehrere Unternehmensprozesse unterstützen, damit diese effektiver und schlanker und auch weniger Belastung für Mitarbeiter bedeuten. Eine Automatisierung reduziert menschliche Fehler und schafft Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten. Auch nach der Krise wird der Fachkräftemangel in Deutschland nicht gelöst sein, sodass Unternehmen dankbar sein werden, wenn sie qualifizierte Mitarbeiter von administrativen Aufgaben entlasten können. Durch das Automatisieren von Workflows können Unternehmen Kosten sparen. Die gesparte Zeit kann andernorts nachhaltig investiert werden, um das Unternehmenswachstum und die Zukunft zu sichern.
Wie soll ich beim Digitalisieren meiner Geschäftsprozesse vorgehen?
Ist der Entschluss erst einmal gefasst, den Schritt in die digitale Zukunft zu gehen, so erfolgt nun die Umsetzung.
- Den Ist-Zustand ermitteln:
Den Ist-Zustand ermitteln Sie, indem Sie alle Prozesse sammeln, die digitalisiert werden sollen. Dies können Sie mit Hilfe einer Prozesslandkarte tun. Um sich zu orientieren können Sie entweder anhand Ihrer Abteilungen vorgehen oder aber sich entlang Ihrer Wertschöpfungskette hangeln. Hierbei müssen Sie nur beachten, dass Sie diejenigen Abteilungen nicht außer Acht lassen, die nicht an der Wertschöpfung beteiligt sind.
- Den Prozess definieren:
Schreiben und malen Sie den Prozess auf. Je größer das Papier bzw. die Unterlage, desto besser. Es gibt einen Standard, den sogenannten BPMN 2.0 Standard (Link), der beschreibt, wie man einen Prozess darstellen kann. Wenn Sie diesen Standard beachten, werden Sie die beschriebenen Prozesse zur Erstellung von Software und für Audits (z.B. Qualitätsaudit nach ISO 9001 Norm) nutzen können.
- Den Prozess digitalisieren:
Den gelebten Prozess digitalisieren Sie, indem Sie eine oder mehrere Softwarelösungen zur Hilfe nehmen und den Prozess durch Ihre Mitarbeiter, die die Software bedienen, leben lassen. Hierbei kann ein Prozess nur in einer Software abgebildet werden oder mehrere Softwarelösungen hintereinander. Bei der Freigabe von Eingangsrechnungen sind z.B. üblicherweise ein Buchhaltungssystem, ein Zahlungssystem und eine Dokumentenmanagementsystem über eine Workflow Software wie ShakeSpeare miteinander verbunden.
- Den Prozess automatisieren:
Den digitalen Prozess kann man dann automatisieren. Hierbei werden kleinste Teilaufgaben, wie z.B. Berechnungen von Software, durchgeführt. Je weniger Softwarelösungen an einem Prozess beteiligt sind, desto einfacher ist die Automatisierung. Innerhalb einer Workflow Software nennt man die Automatisierung BPA (Business Process Automation), übergreifend über mehrere Softwareprogramme nennt man es RPA
Business Process Management (BPM) Software: Was versteht man eigentlich unter einem Geschäftsprozess?
In der Theorie klingt das so:
Ein Geschäftsprozess ist eine Aktivität oder eine Reihe von Aktivitäten, mit denen ein bestimmtes Unternehmensziel erreicht werden soll. Geschäftsprozesse sollten daher so spezifisch wie möglich sein und zugleich zielgerichtet, um konsistente Ergebnisse zu erreichen.
Kurz und knackig gesagt:
Durch strukturierte Abläufe werden definierte Ziele erreicht.
Warum Prozesse digitalisieren?
Innerhalb eines Prozessverlaufs entstehen teils Berge von Dokumenten, die verschiedene Abteilungen und die Hände unterschiedlicher Mitarbeiter durchlaufen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld, denn schließlich muss diese Papierflut bearbeitet, sortiert und archiviert werden und dies erfordert eine ganze Reihe an Ressourcen innerhalb eines Unternehmens.
Durch Workflow Automatisierung liegen die Vorteile klar auf der Hand, denn sie bringt eine Menge neuer Möglichkeiten für Ihr Unternehmen mit sich und steigert die Effizienz und Produktivität.
- Maximale Zeitersparnis und Effizienzsteigerung in der AdministrationB. durch automatisches Auslesen der Rechnungsdaten mit modernster OCR und KI-Software, keine Wege zwischen den Abteilungen, kein unnötiger E-Mail-Verkehr, Daten werden zentral gespeichert.
- Fehlerprävention Irren ist menschlich. Der Einsatz einer Workflow Software schließt menschliche Fehler aus, da sie die Optimierung und Automatisierung sämtlicher Prozesse bietet.
- Revisionssicherheit und die Einhaltung von Unternehmensregeln wird dauerhaft gewährleistet und kann im Nachgang immer geprüft und bewiesen werden.
- Homeoffice ist möglich durch Digitalisierung und schafft so maximale Flexibilität und ortsunabhängiges Arbeiten für Mitarbeiter.
- Nachhaltigkeit für Umwelt und Unternehmen, B. durch Reduzierung der Druckkosten, Papierminimierung, Einsparung der Mietfläche.
- Work-Life-Balance gewinnt durch Digitalisierung. Es verbessert sich die Eigenständigkeit bei der Arbeit, die Kommunikation innerhalb des Teams und so auch die Lebensqualität für Job und im Privaten. Neue Arbeitskonzepte werden möglich und führen so zu mehr Zufriedenheit bei Mitarbeitern.
- Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit wird beim Thema Digitalisierung ganz großgeschrieben. Während die großen Unternehmen in diesem Bereich bereits rasant vorpreschen, so hinkt der Mittelstand noch hinterher. Aus einer Studie des ITK-Branchenverbandes geht hervor, dass knapp 40 % zugeben, dass andere Unternehmen, die früher als sie selbst auf die Automatisierung gesetzt haben, nun einen Vorsprung haben.
Digitale Prozesse die mit ShakeSpeare® in Unternehmen digitalisiert und automatisiert werden
ShakeSpeare ist eine moderne IT Lösung oder Workflow Software (cloud fähig) um die Verwaltung, Ausführung und das Verständnis von Geschäftsprozesse zu erleichtern. Im ShakeSpeare Workflow Konfigurator kann jeder beliebige Geschäftsprozess digitalisiert werden.
Diese Workflow Software kommt bei Rechtsabteilungen, in Kanzleien, Banken, Kliniken, mittelständischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen vielseitig zum Einsatz, um Prozesse besser zu organisieren und verwalten.
a) Rechnungsfreigabe (S-Invoice)
Der Rechnungsfreigabe Prozess für Eingangsrechnungen ist der Klassiker unter den digitalen Prozessen, da ihn jedes Unternehmen kennt und durchführen muss. Welches Unternehmen hat nicht schon mal die Bezahlung einer Rechnung verschlafen, eine Rechnung doppelt bezahlt oder gar verloren? All das kann mit einer digitalen Lösung nicht passieren. Zusätzlich spart man Bearbeitungszeit, reduziert Fehler und erhält die Möglichkeit den Cashflow aktiv zu kontrollieren.
b) Bestellprozesse und Einkaufsprozesse (S-Order)
Digitale Bestellungen und Einkaufsprozesse sparen viele Schritte bei Bestellungen und schaffen einen Überblick über offenen Bestellungen für ein (oder mehrere) Unternehmen. Für Abteilungen und deren Mitarbeiter ist es wichtig, dass immer klar ist, mit wem Lieferverträge abgeschlossen sind, damit die Produkte oder Dienstleistungen per Mouse-klick ausgelöst werden können. So wird ein gleichbleibend hoher Standard von Analysen, Entscheidungen und Daten gewährleistet. Der Prozess gelingt mit kürzeren Durchlaufzeiten und ermöglicht deutlich geringere Personalkosten.
c) Auftragseingang Prozess oder Auftragserfassung Prozess (S-Order)
Der Auftragseingangsprozess ist einer der wichtigsten Prozesse im Unternehmen. Einen Auftrag muss ein Unternehmen intern durch unterschiedliche Abteilungen gut steuern, um die Lieferung oder den Auftrag optimal und zeitnah erfüllen zu können. Bei manueller Eingabe kommt es schnell zu Fehlern, die die weitere Verarbeitung der Bestellung oder des Auftrags verzögern und es so sogar zu falschen Lieferungen oder Auftragsdurchführungen kommt. Lange Bearbeitungs- und Wartezeiten haben zur Folge, dass sich Unzufriedenheit beim Kunden einstellt. Auftragsspitzen oder Personalmangel können optimal aufgefangen werden.
d) Freigabeprozesse
Teilautomatisierte und volldigitale Freigabe Prozesse für Rechnungsfreigabe, Abgleich mit Bestellung und Lieferschein und ähnliches sind meistens die ersten Unternehmensprozesse, die intern digital abgebildet werden. Dies kann mit der Hilfe von Texterkennung und Schnittstellen zu ERP Systemen oder Buchhaltungssystem geschehen. Mit einem schnellen Prozess sparen Unternehmen Kosten im Lieferantenumgang und erlangen durch schnellere Zahlung eine bessere Liquidität.
e) Vertragserstellung und Verwaltungsprozesse (S-Contract)
Auch die Vertragserstellung kann digitalisiert und automatisiert werden – dieser Prozess kann automatisiert mit dem Eingang (z.B. über Webseiten CRM-System, z.B Pipedrive) anfangen und von da an digital gesteuert werden bis hin zur Vertragskündigung oder dem Vertragsende. Die Verträge und Daten sind allzeit in einem digitalen Archiv sicher gespeichert für potenzielle spätere Nutzung oder Nachweis.
f) Qualitäts- und Compliance Management
Während viele Unternehmensbereiche beim Stichwort Digitalisierung klar auf der Hand liegen, sollte das Qualitäts- und Compliance Management keinesfalls vergessen werden. Die strategische Ausrichtung des Qualitäts- und Compliance Managements wird immer entscheidender, weil es als Wettbewerbsvorteil in der Wirtschaft verstanden wird. Dank der Automatisierung werden einzelne Arbeitsschritte optimiert, interne Abläufe greifen besser ineinander, Betriebsabläufe werden festgelegt und überwacht. Nicht zuletzt eine Zertifizierung z.B. nach ISO 9001 stützt die interne und externe Wahrnehmung und schafft Vertrauen.
g) Arbeitsabläufe im Personalwesen
Der administrative Aufwand im Personalmanagement steht auf der Tagesordnung, die Verwaltung von Daten ist zeitaufwändig und die menschliche Komponente bei HR-Prozessen kommt daher meist zu kurz. Prinzipiell lassen sich alle administrativen Aufgaben im Personalmanagement digitalisieren. Selbst komplexe Prozesse, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung können erleichtert und die Fehlerquote nahezu ausgeschlossen werden. Ebenso werden Mitarbeiterdaten wie Namensänderungen, Krankmeldungen oder Spesenabrechnungen schnell aktualisiert.
h) Ticketing-Systeme (S-Ticketing)
Ticketing Systeme werden in der IT und Wartung am häufigsten für die Meldung eines Problems oder einer Anfrage eingesetzt, um so schnellstmöglich die Verteilung an den Sachbearbeiter und die Verfolgung des Lösungsprozesses anzustoßen. Unternehmen gewinnen so an Effizienz und Transparenz und ermöglichen immense Zeitersparnis im Bearbeitungsverfahren.
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