S-Order Manager je programska oprema za digitalno izdajo naročil in upravljanje prejetih naročil.

Pridobite popoln nadzor nad naročili in naročilnicami – tudi v domači pisarni. S programom S-Order Manager lahko od koder koli sprožite, sprostite in izvršite notranja naročila ali pa digitalizirate vnos naročil. Sistem je mogoče povezati s prejemom računov ali upravljanjem pogodb. Enostavno lahko izvedete individualne zahteve, prilagojene vašemu podjetju.

Dostopno od vsepovsod

  • Naročila je mogoče začeti, odobriti ali izvršiti od koder koli prek vmesnika brskalnika – tudi v domači pisarni.
  • Vsak uporabnik glede na svojo vlogo v podjetju prejme lastno pooblastilo za dostop in seznam opravil.
  • Naročila lahko sprejmete, zavrnete, posredujete, prenesete in obdelate od koder koli v digitalnem vnosu naročil.

Poslovna pravila v programski opremi

  • Načrtujte svoja pravila za izdajo, proračunske omejitve in pooblastila.
  • Izogibajte se napakam svojih zaposlenih ter upoštevajte smernice in zakone o skladnosti.
  • Samodejni opomniki in eskalacije zagotavljajo, da na nobeno naročilo ne boste pozabili.

Avtomatizacija: povezava s prejetimi računi

  • S povezavo z izdajo prejetih računov lahko povežete in avtomatizirate svoje poslovne procese.
  • Ob prejemu računa program samodejno preveri, ali v sistemu obstaja izdano naročilo za račun.
  • Račun se samodejno pripiše nabavnemu naročilu, uskladitev podatkov poteka samodejno, tako da se račun lahko obdela v temi.

Digitalizacija postopka naročanja in vnosa naročil

Skoraj vsako podjetje ima postopek notranjega naročanja, saj skoraj vsako podjetje kupuje materiale ali storitve, da lahko posluje.

Prav tako vsakdo v neki obliki prejema naročila ali naročilnice in tako neizogibno uporablja postopek vnosa naročil.

Večinoma sta ta dva procesa dobro opredeljena, vendar se zanju ne uporablja posebna programska oprema. Običajno je pojasnjeno, kaj stori prodajni delavec, ko novi stranki proda izdelek, projekt ali storitev svojega podjetja. Odredbo preda operativni enoti, ki jo izvaja.

V ta namen napiše elektronsko sporočilo, izpolni Excelovo preglednico, pošlje pogodbo, izpolni Wordov dokument itd. in ga shrani na disk ali pošlje po elektronski pošti. Pri tem se izgubi veliko administrativnega časa. Podatki se kopirajo ročno, vedno znova se ustvarjajo isti dokumenti, ki bi lahko bili ustvarjeni tudi samodejno in shranjeni, za kar niste prepričani.

Poleg tega prihaja do napak. Podatki se napačno kopirajo, kopirajo se v napačna polja, pozabijo se pomembne informacije ali dokumenti, dokumenti se izbrišejo, pošljejo se napačni dokumenti, pošljejo se stare različice dokumentov itd. To pomeni, da sta potrebna dodaten čas in trud. Zato je treba za odpravljanje napak porabiti dodaten čas in živce. Enako velja za notranja naročila.

Avtomatizacija postopka vnosa naročil - rešitev

Digitalni postopek je rešitev, saj se izogne vsemu zgoraj navedenemu. Jasna opredelitev zahtevanih podatkov in dokumentov ter obveznih polj, izbirnih polj, pravil, samodejnih preverjanj in opomb že od samega začetka zmanjšuje število napak. Centralizacija in možnost revizije zagotavljata, da se noben postopek ne izgubi, podvoji ali po nesreči izbriše.

Prihranite čas in se izognite napakam

Dokumenti in podatki so na voljo centralno in v digitalni obliki ter jih je mogoče pregledovati od koder koli, odvisno od stopnje avtorizacije. Ocene in poročila se lahko ustvarjajo samodejno, drugi procesi v podjetju, kot so prejemanje računov ali upravljanje pogodb, ter druga programska oprema podjetja se lahko samodejno integrirajo. Celotno podjetje prihrani čas in poveča varnost, saj upravne naloge potekajo hitreje, napake in ovinki pa so preprečeni.

Individualno prilagojeno vašim zahtevam

Vemo, da sta vsaka panoga in vsako podjetje drugačna. Zato smo programsko opremo razvili tako, da lahko zlahka uresničite svoja pravila, zahteve in želje. Izhajamo iz industrijskega standarda in vam prilagodimo programsko opremo.

Revizijsko odporen DMS - programska oprema za upravljanje dokumentov

S-Order Manager je rešitev, ki temelji na programski opremi ShakeSpeare®. ShakeSpeare® je revizijsko zanesljiv sistem za upravljanje dokumentov, ki izpolnjuje vse znane standarde ter šifrirano in revizijsko zanesljivo shranjuje in arhivira dokumente na strežniku ali v oblaku. V shranjenih dokumentih lahko poiščete njihovo vsebino, če je aktivirana funkcija "iskanje celotnega besedila OCR". Tako lahko iščete posamezne besede in vsebino v pogodbah ter "Googlate" po vsebini svojih pogodb.

Skladnost - celovita

S centralno in celovito nastavitvijo vlog, pravic, odgovornosti, pravil in opomnikov zagotovite skladnost v svojem sistemu. Za vsa naročila in delovna mesta veljajo enaka pravila. Tako lahko zagotovite skladnost v svojem podjetju. Na primer, ali želite, da lahko zaposleni brez odobritve sprožijo naročila do 500 EUR in da mora od 500 EUR dalje naročila odobriti le vodja oddelka, od 10.000 EUR dalje pa direktor? Brez težav.

Integracija in vmesniki

Ali že imate vzpostavljen sistem za upravljanje dokumentov? Imate že vzpostavljeno upravljanje uporabnikov, npr. v Microsoftovem imeniku Active Directory? Imate vse pogodbene partnerje že shranjene v sistemu ERP? ShakeSpeare® je zelo prijazen do vmesnikov, zato so možni vmesniki z vsemi drugimi programi. Na voljo so na primer standardne integracije z MS Dynamics NAV, MS Actice Directory, SAP, Datev Unternehmen Online, iManage ali beA.

Za platformo za upravljanje podjetja s funkcijo prejemanja računov, upravljanjem pogodb, mapo prejete pošte in drugo ter skladnostjo (ISO 9001:2015 itd.) in drugimi delovnimi tokovi ter celovito programsko rešitvijo za upravljanje dokumentov (DMS) si oglejte platformo ShakeSpeare® tukaj.

Digitalni nakupni procesi so v porastu

Da bi povečali hitrost in učinkovitost nabavnega oddelka, je smiselno digitalizirati posamezne nabavne procese, kot so ocenjevanje dobaviteljev, izbira dobaviteljev, vključitev dobaviteljev, revizija dobaviteljev in odobritev naročila. Običajno se številni od omenjenih postopkov še vedno izvajajo s pisalom, tiskanimi obrazci, elektronsko pošto in papirjem, nato pa se vnesejo v sisteme, če sploh.

Pri tem je treba veliko podatkov vnesti ali natipkati ročno, kar je izpostavljeno napakam ali izgubi.

Z digitalnimi nabavnimi postopki lahko vse podatke vnesete neposredno v sistem, deloma jih vnesejo tudi dobavitelji sami, shranjeni pa so na revizijsko zanesljiv način in pripravljeni za ocenjevanje. S tem prihranite čas in preprečite napake.

Digitalna izdaja naročil pospeši proces v vaši organizaciji

V postopku od nakupa do plačila je sprostitev ali odobritev naročil na samem začetku. Vsako podjetje ima svoj postopek odobritve naročilnic, ki je odvisen od njegovih notranjih pravil in smernic.

Običajno obstaja skupina zaposlenih (včasih vsi), ki lahko sprožijo naročilo. Naročilo običajno konča v nabavnem oddelku prek enostopenjske, dvostopenjske ali tristopenjske odobritve (odvisno od velikosti podjetja) s strani nadzornika, vodje lokacije, vodje oddelka ali kontrolinga, ki na koncu sproži naročilo. Z digitalnim postopkom izdaje naročila je mogoče skrajšati čas priprave in s tem časovni razpon med naročilom in prejemom blaga ter skrajšati čas notranje obdelave posameznega naročila.

Digitalni zahtevek za material v postopku naročanja

Zahtevki za material so posebna vrsta naročilnic in se razlikujejo od naročilnic za storitve in drugo neopredmeteno blago. Zahtevki za material ali naročila materiala so vse pogostejši v proizvodnih ali predelovalnih podjetjih ter v zdravstvenem sektorju. Digitalni materialni zahtevki lahko zainteresiranim stranem prihranijo veliko časa med dejanskim postopkom naročanja in izdaje, zlasti pri rednih naročilih. Ponavljajoče se vnose v sistem je mogoče avtomatizirati. Tudi tu je pomembno, da porabimo čim manj časa za administrativna opravila, kot so vnos, izdaja in sprožitev zahtevkov za material, da bi se čim prej lotili dejavnosti, ki ustvarjajo vrednost. V proizvodnih podjetjih ima prihranek časa pri izdaji zahtevka za material tudi pozitiven učinek v obliki podaljšanja proizvodnega časa ali skrajšanja dobavnih rokov.