ShakeSpeare™ Legal ist eine Software für Rechtsabteilungen, Rechtsanwaltskanzleien und Legal-tech Unternehmen, die aus vier Komponenten besteht: Workflow – Konfigurator, Texterkennung, Dokumentenmanagement und Plug-Ins,.

Die ShakeSpeare™ Software wird hauptsächlich dafür eingesetzt um Massenverfahren (teil-) automatisiert zu bearbeiten, digitale Assistenten zu erstellen (intern oder für Mandanten) und digitale Rechtsprodukte anzubieten.

Workflow Konfigurator:

Der Workflow Konfigurator ist das Herzstück der Software. Mit Ihm lassen sich ohne Programmierkenntnisse (no-Code Konfigurator) Abläufe digital abbilden und automatisieren. Dies geht 20 mal so schnell wie bei herkömmlicher Softwareentwicklung.

Der Workflow Konfigurator ist nicht alleinstehend sondern vollintegriert mit allen anderen Funktionen der Software wie Kontakten, Akten, Dokumenten und Kalender und über Plug-ins mit jeder anderen Software verbindbar.

Beliebte Workflows im Legal Bereich sind: Massenverfahren, Freigabe von Dokumenten, Verteilung Posteingang und widerkehrende Kundenanfragen.

Über das Rollen / Rechte System lassen sich geteilte Workflows erstellen und sogar externe Parteien wie Partnerkanzleien, Terminsvertreter oder Mandanten einbinden.

Plug – ins:

Über unsere Plug-ins lassen sich die im Workflow Konfigurator erstellten Prozesse/ Abläufe automatisieren. Plug-Ins sind kleine Bausteine, die entlang des Workflows eingesetzt werden können um bestimmt Aufgaben automatisch zu erledigen wie z.B.: das Erstellen einer Akte, das Errechnen einer Frist, das Ausfüllen eines Dokuments, das Abfragen einer Datenbank, das Auslesen eines Dokuments oder das Versenden einer E-Mail. Plug-Ins können beliebig oft und in beliebiger Kombination miteinander verknüpft werden. Automatisierung funktioniert so nach dem Baukastenprinzip, schnell und flexibel.

Auch Schnittstellen / Abfragen zu anderen Softwareanbietern werden über Plug-Ins realisiert, es kann also zu jeder Fremdsoftware eine Schnittstelle erstellt und an beliebig vielen Stellen verwendet werden.

Derzeit gibt es ca. 180 verschiedene Plug-ins, täglich kommen nach Kundenanforderung neue hinzu.

Über die Kombination des Workflow Konfigurators mit den Plug-ins entstehen maßgeschneiderte und maximal automatisierte Lösungen, ohne das eine einzige Zeile Code geschrieben werden muss.

Texterkennung:

Zur Klassifizierung, Zuordnung und zur Datenextraktion aus Dokumenten wird die OCR oder Textauslese genutzt.

Diese Technologie steht meistens am Anfang eines Workflows. Das Eingangsdokument (FAX, Post, E-Mail oder BeA) wird in der Textauslese automatisch bearbeitet. Die Textauslese kann zum Beispiel die Dokumentenart (Ladung, Klageschrift, Beschluss..) erkennen, das Dokument einer Akte zuordnen, relevante Daten wie Fristen, Absender oder Streitwert extrahieren und aufgrund dieser Daten verschiedene Workflows anstoßen, wie z.B.: Fristenkontrolle, Freigabeworkflows oder Erstellung und Freigabe Gegenschreiben.

Über ein Plug-in kann die Textauslese in jeden beliebigen Workflow eingebunden und mit dem DMS, Akten und Dokumenten verknüpft werden. Alle Dokumente sind per Volltextsuche auffindbar.

Dokumentenmanagement (DMS)

Im Dokumentenmanagement werden Dokumente revisionssicher gespeichert. In der Aktenanlage können Dokumente zu einem Fall gesammelt und mit am Fall beteiligten Parteien verknüpft werden.

Über den Workflow Konfigurator können Dokumente mit Workflows verbunden werden um diese beispielsweise freizugeben. Auch können Dokumente über Workflows automatisiert erstellt, versendet oder Drittparteien zur Verfügung gestellt werden.

Wann immer ein Dokument über die Texterkennung, einen Workflow oder manuell ins System gelangt ist es durch die DMS Funktion automatisch revisionssicher gespeichert.

Sollte bereits ein DMS vorhanden sein, kann dieses mit wenig Aufwand angebunden und synchronisiert werden.

Weitere Funktionen sind:

• Inkasso Management
• eAkte – Digitale Mandantenakte mit sicheren Zugang für Mandaten
• Schriftsatzerstellung – von Vollmacht bis zu  hochkomplexen Verträgen und Schreiben mit mit eigenemTextbaustein Konfigurator
• Texterkennung und automatisierte Datenabhnahme aus Dokumenten
• Dokumentklassifizierung und Zuordnung
• Integrierbar mit E-Mails – einfach die E-Mail Kommunikation mit ShakeSpeare™ managen und der richtigen eAkte zuordnen
• Workflows im Juristischen Bereich
• Schnittstellen zu anderen DMS, CRM, ERP Softwares
• Collaborative Akte und Prozesse
• Aufgabenmanagement & Planung
• Personalmanagement & Planung
• Fristenmanagement
• Kalenderfunktion und Arbeitszeiterfassung
• Leistungsfähige Rollen & Rechte Komponente für Zusammenarbeit mit Mandanten oder externen Partner
• Integrierbar mit Standard Kanzleilösungen (wenn die Schnittstellen fähig sind)