Der Workflow Konfigurator ist das Herzstück der ShakeSpeare® Legal Process Management Software. Mit ihm lassen sich ohne Programmierkenntnisse Abläufe digital abbilden und automatisieren. Dies geht bis zu 25 mal so schnell im Vergleich zu herkömmlicher Softwareentwicklung.

Beliebte Anwendungen im Legal Bereich sind: Massenverfahren, Freigabe von Dokumenten, Verteilung Posteingang und wiederkehrende Kundenanfragen.

Über das Rollen / Rechte System lassen sich geteilte Workflows erstellen und sogar externe Parteien wie Partnerkanzleien oder Mandanten einbinden. ShakeSpeare® ist durch diese Komponente eine „Legal Workflow Management“ oder „Legal Process Management” Software, mit der man Legal Digital Workflows managen kann.

Über ShakeSpesre® Plug-Ins lassen sich die im Workflow Konfigurator erstellten Prozesse automatisieren. Plug-Ins sind kleine Bausteine, die entlang des Workflows eingesetzt werden können, um bestimmt Aufgaben automatisch zu erledigen, wie z.B. das Erstellen einer Akte, das Errechnen einer Frist oder das Versenden einer E-Mail. Automatisierung funktioniert so nach dem Baukastenprinzip (Lego Prinzip), schnell und flexibel.

Über die Kombination der Workflows mit den Plug-ins entstehen maßgeschneiderte und maximal automatisierte Lösungen, ohne dass eine einzige Zeile Code geschrieben werden muss. Darunter verstehen wir „Legal Process Automation“, „Legal Workflow Automation“ oder „legal RPA“.

Zur Klassifizierung, Zuordnung und zur Datenextraktion aus Dokumenten wird die OCR Technologie oder Textauslese genutzt.

Diese Technologie wird meistens zu Beginn eines Workflows für eingehende Dokumente eingesezt. Das Eingangsdokument wird in der Textauslese automatisch bearbeitet. Die Textauslese kann die Dokumentenart erkennen, das Dokument einer Akte zuordnen, relevante Daten wie Fristen, Absender oder Streitwert extrahieren und aufgrund dieser Daten automatisch verschiedene Folgeworkflows anstoßen.

Im Dokumentenmanagement werden Dokumente revisionssicher und versioniert gespeichert.

Über den Workflow Konfigurator können Dokumente mit Workflows verbunden werden um diese beispielsweise freizugeben. Auch können Dokumente über Workflows automatisiert erstellt, versendet oder Drittparteien zur Verfügung gestellt werden.

Sollte bereits ein DMS vorhanden sein, kann dieses mit wenig Aufwand angebunden und synchronisiert werden.