Dokumentenmanagement Software (DMS Software)

Alles über Dokumentenmanagement Software von A wie Arbeitserleichterung bis Z wie Zeitersparnis

Im Arbeitsalltag aller Firmen werden tagtäglich massenhaft Dokumente verwendet und bearbeitet (10.000 Dokumente / Mitarbeiter und Jahr). Aufgaben, wie Rechnungen bearbeiten, Verträge abschließen, Aufträge erstellen werden alle auf einem Dokument erledigt. In Dokumenten sind die wichtigsten Informationen von Unternehmen gespeichert, ein Verlust kann zu einem hohen (finanziellen) Schaden führen. Doch nicht nur der Verlust von Dokumenten kann Kosten verursachen. Allein das Suchen von Dokumenten nimmt viel Zeit in Anspruch (ca. 2 Stunden pro Tag), Zeit in der ein Mitarbeiter wertschöpfend tätig sein könnten.

 

Wäre es nicht schön, wenn es eine sichere Lösung gäbe, mit der Ihr Unternehmen effizienter arbeiten könnte, sich Zeit und Geld sparen würde, die Umwelt schonen könnte und von überall (auch aus dem Home Office) sicheren Zugang zu seinen Dokumenten hätte? All das leistet eine Dokumentenmanagement Software. Erfahren Sie mehr in diesem Artikel.

Was ist eine Dokumenten Management Software?

 

Eine Dokumentenmanagement Software (DMS) ist eine Software, die Sie bei der Verwaltung und Bearbeitung aller Dokumente eines Unternehmens unterstützt. Was das Dokumentenarchiv mit Regalen, Regalbrettern, Beschriftungen, Ordnern, Deckblättern und Verzeichnissen für Papierdokumente ist, ist die Dokumentenmanagement Software für digitale Dokumente. In einem DMS können Sie Dokumente genauso ordnen, verwalten ansehen und bearbeiten wie in einem Archiv. Durch die technischen Möglichkeiten gibt es einige Funktionen der Dokumentenmanagement Software, die den Arbeitsalltag gegenüber einem Dokumentenarchiv enorm erleichtern. Dabei lassen sich sowohl bereits digitale Dokumente speichern als nicht digitale. Die nicht-digitalen Dokumente müssen dafür digitalisiert bzw. gescannt werden.

Hauptfunktionen eines digitalen Dokumentenmanagements

 

Eine digitale Dokumentenverwaltung bietet durch seine Funktionen einige Vorteile gegenüber einem physischen Archiv. Die Hauptfunktionen sind hier aufgelistet:

 

  • Suchen und finden: Wesentliche Vorteile einer Dokumenten Management Software im Vergleich zu einem physischen Archiv ist die Suche. Die Suche kann digital Wie bei einer Suchmaschine können Sie nach einzelnen Suchbegriffen oder Schlagworten suchen und gelangen in Sekunden an Ihr Ziel. Im Vergleich zum Suchen von Dokumenten in Regalen und Ordnern sparen Sie Unmengen an Zeit.
  • Einfache Ablage und Speicherung: Auch das Ablegen im DMS ist einfach und kann mitunter automatisch erfolgen. So können Dokumenten aus verschiedenen Quellen wie Scanner, Drucker oder E-Mails im Dokumentenmanagement-System automatisch oder regelbasiert gespeichert und damit zentral abgelegt werden.
  • Revisionssicherheit: Ein Papierdokument kann verloren gehen und verrät Ihnen nicht, wer es zuletzt bearbeitet hat. Genau deswegen ist eine DMS revisionssicher. Revisionssicher heißt, dass Dokumente nicht verloren gehen können und die Bearbeitungshistorie zurück verfolgbar ist. Somit sind gesetzliche Aufbewahrungspflichten einhaltbar und sogar Originale können unter bestimmten Bedingungen zerstört werden.
  • Arbeiten mit Workflows (BPM): Dokumente werden in den seltensten Fällen einfach abgelegt und werden dann nicht mehr benötigt. Bevor Dokumente endgültig archiviert werden, müssen diese bearbeitet, genehmigt, aktualisiert und zur Wiedervorlage vorbereitet werden. All das kann in Workflows geschehen. Ein Beispiel dafür ist die Freigabe von Eingangsrechnungen. Erst nach dem Durchlauf wird das archiviert. Es ist aber schon bereits beim Empfang durch das Unternehmen im DMS gespeichert und wird dann entlang eines digitalen Workflows freigegeben.
  • Digitale Ablagen und To-Do Listen: Wer mit Workflows arbeitet, braucht digitale To-do Listen für die Mitarbeiter und Vorgesetzten. Diese sind die digitale Version von Vorlageordnern, Laufzetteln und Unterschriftenmappen, damit Sie genauso arbeiten können wie gewohnt, nur eben digital.
  • Automatisierung über BPM und RPA: Sich wiederholende Tätigkeiten können in den Workflows (teil-) automatisiert werden. So sparen die Mitarbeiter Zeit und werden entlastet, da einfache Tätigkeiten von der Software erledigt werden.
  • Zusammenarbeit und Versionierung: Oft arbeitet nicht nur eine Person, sondern gleich mehrere an einem Dokument. Das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten bei gleichzeitiger Vermeidung mehrerer Versionen ist eine Grundfunktion. Sie stellt sicher, dass es nur ein Dokument mit einem aktuellen Stand und einer Bearbeitungshistorie gibt, statt zig Versionen an unterschiedlichen Speicherplätzen.
  • Schnittstellen und Integration zu anderen Systemen: Dokumentenmanagement Software kann mit anderen Systemen kommunizieren und Dokumente und Daten austauschen. Dies führt zu einer Reduzierung von Ineffizienzen mit anderen Systemen und einer einheitlichen und synchronen Daten -und Dokumentenhaltung
  • Business Intelligence: Das aus Daten generierte Wissen wird immer wichtiger. Die in den Dokumenten und Geschäftsprozessen enthaltenen Daten können einfach ausgewertet und z.B. auf Dashboards anhand von KPI´s dargestellt werden.

Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagement?

 

Wie bereits beschrieben bietet ein Dokumentenmanagementsystem viele Funktionen, die ein normales Archiv nicht hat. Doch was sind die Vorteile? Ganz kurz und knapp: eine Dokumenten Management Software spart einem Unternehmen Zeit und Kosten und erhöht gleichzeitig die Sicherheit und verringert die Risiken. Im Einzelnen:

 

Effizienzsteigerung: Dadurch, dass ein Dokumentenmanagement System (ergänzt durch Workflows) die Arbeitsabläufe und das Handling von Geschäftsdokumenten vereinfacht und beschleunigt sowie Reaktions- und Durchlaufzeiten senkt, werden Druckkosten gespart und Personal massiv entlastet. Das steigert die Effizienz und schont die Budgets.

 

Compliance: Nebenbei hilft Ihnen ein Dokumenten Management dabei, gesetzliche Richtlinien und Vorgaben (z.B. GobD-Konformität) zu erfüllen und es steigert die Compliance in Ihrem Unternehmen. Dies freut vor allem die Risk Abteilung und die Geschäftsführung, da diese durch die Vergabe von Zugriffsrechten Ihre sensiblen Unternehmensdaten vor unberechtigtem Zugriff schützen können. Besonders wichtig dabei ist der Compliance-Aspekt, denn eine DMS ermöglicht eine revisionssichere Archivierung und Aktenführung sowie DSGVO-konformes Verarbeiten von personenbezogenen Daten und Dokumenten.

 

Für den Mittelstand: Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Vielzahl an Vorteilen, die eine Dokumentenmanagement Software bietet, gerade in Zeiten, in denen Home Office immer schneller Einzug in den Arbeitsalltag erhält.

 

Fehlervermeidung: Fehleranfällige Doppelablagen, Doppelbezahlungen von Rechnungen, das Verlieren von Verträgen, Unklarheit über Vertragsversionen, lange Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen, Nichtzugriff durch Home Office gehören so der Vergangenheit an, sodass die Mitarbeiter entlastet werden und sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

 

Zusammenarbeit: Dank der Integration von entscheidenden Unternehmensprozessen und der Verbindung von Abteilungen und Organisationsbereichen, ist Zusammenarbeit von nun an kein Fremdwort mehr und Informationsaustausch und Wissenstransfer werden auf ein neues Level gebracht.

 

Eine DMS ist ein Allrounder: Dank der umfangreichen Funktionen schafft eine Dokumentenmanagement Software Ordnung, Transparenz, Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit, Datensicherheit, Unveränderbarkeit und steigert die Effizienz – und tut unserem Klima und unseren Nerven etwas Gutes.

Vorteile von Dokumentenmanagement

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In welchen Bereichen kann ein DMS eingesetzt werden?

 

Egal ob in der Buchhaltung für Rechnungsworkflows, in der Rechtsabteilung für die Vertragsverwaltung, unternehmensweit für die E-Mail-Archivierung oder in der Personalabteilung für die digitale Personalakte: Eine Dokumentenmanagement Software kann in den meisten Abteilungen einen Vorteil bieten, da es individuell angepasst werden kann. Mit der Workflow Komponente ergeben sich gerade abteilungsübergreifend die meisten Synergien.

 

Die treibenden Abteilungen, in denen Dokumenten Management Software eingesetzt wird, sind meistens ähnlich, das belegen auch Studien, z.B. von der Bitkom. Demnach setzen auf Platz 1 53 Prozent der Unternehmen ihr digitales Dokumentenmanagement in der Finanz /Buchhaltung ein. Mit rund 43 Prozent der Befragten belegt der Einkauf und die Beschaffung den zweiten Rang. Auf Rang drei steht die Abteilung für Marketing und Vertrieb mit knapp 41 Prozent. Daneben sind die Rechtsabteilung und Personalabteilung Abteilungen, die am Meisten von einem DMS profitieren.

 

Die Anwendung in den Abteilungen sind selten von einem reinen Ablegen geprägt, sondern viel mehr workflowgetrieben. So interessiert die Buchhaltung nicht, wo die Rechnungen abgelegt sind sondern, dass der Freigabeworkflow flüssiger läuft. Diese Workflows sind in jedem Unternehmen ähnlich. Hier haben wir die Klassiker für Sie zusammengestellt.

 

Rechnungsgenehmigung

Jedes Unternehmen stellt Rechnungen aus und erhält Rechnungen, sonst würde es nicht existieren. Wo der Rechnungserstellungsprozess meistens gut definiert ist und durch Branchensoftware abgebildet werden kann, wir der Prozess der Eingangsrechnung oft stiefmütterlich behandelt und findet deswegen oft noch analog statt. Dieser analoge Prozess ist oft langwierig, fehleranfällig, intransparent und nicht „Home-Office-tauglich“. Ein DMS mit einem Workflow für die Eingangsrechnungen hilft Ihnen dabei, Ihre Rechnungseingangsprozesse, digital und automatisiert abzubilden. Lesen Sie mehr auf unserer Produktseite „S-Invoice“.

Vertragsmanagement

Die Verantwortung über das Vertragsmanagement ist in vielen Firmen nicht klar oder zentral geregelt. Geschlossene Verträge werden entweder in Ordnern abgeheftet oder aber auf dezentralen Laufwerken von den Abteilungen abgelegt und zur Nachverfolgung in einer Tabelle geführt. Da keiner die zentrale Übersicht hat und es keine Mechanismen gibt kommt es oft vor, dass Verträge länger laufen, als ursprünglich geplant oder sich die Konditionen mit längerer Laufzeit verschlechtern. Kündigunsfristen werden verschlafen, auslaufende Verträge bleiben unbemerkt. Es entsteht ein wirtschaftlicher Schaden. Ein Dokumentenmanagement System, das ein Vertragsmodul enthält, bietet Ihnen jederzeit einen Überblick und die vollständige Kontrolle über all Ihre Verträge. Lesen Sie mehr auf unserer Produktseite „S-Contracts“.

Vertragsmanagement

Digitaler Posteingang

Dokumente kommen auf vielen Wegen in ein Unternehmen: per Post, per Mail, per Fax, per beA (Rechtsanwälte) oder über Portale. Das Ziel des Workflows „Posteingang“ ist es, die eingehenden Postdokumente ihrem Empfänger zu übergeben, damit diese gelesen und ggfs. bearbeiten werden können. Bei den vielen unterschiedlichen Quellen ist das manchmal aber gar nicht so einfach wie es scheint. Briefe gehen verloren, kommen zu spät bei der adressierten Person an, oder werden zu spät bearbeitet. Ein digitaler Posteingang löst all diese Probleme und bietet darüber hinaus weitere nützliche Funktionen an. Lesen Sie mehr auf unserer Produktseite „S-Mailroom“.

 

Auftragsverwaltung

Die Auftragsverwaltung ist meistens unter der Hoheit der Einkaufsabteilung. Bis ein Material gekauft wird müssen Materialanforderungen und BANFs erstellt und freigegeben werden. Entlang des Weges müssen Budgetgrenzen beachtet werden, Abteilungsleiter informiert, Lieferdaten kommuniziert und Lieferanten qualifiziert werden. All das zieht eine Papierflut hinter sich her und kann effizienter mit einem workflowgestützten DMS erledigt werden. Lesen Sie mehr auf unserer Produktseite „S-Oder-Manager“.

 

Sie haben „Ihren“ Geschäftsprozess nicht gefunden? Schauen Sie hier in der Übersicht der Geschäftsprozesse nach.

Soll das DMS in der Cloud oder On Premise installiert werden?

 

Üblicherweise bieten Dokumentenmanagement Software Anbieter Ihre Lösung in zwei Installationsoptionen an: On Premise und Cloud. Unter On Premise versteht man, dass die Software auf den firmeninternen Servern installiert wird. Unter einer Cloud-Installation versteht man, dass die Software auf externen Servern bei einem Cloud-Anbieter installiert wird. Hierbei ist es wichtig auf einen flexiblen Anbieter zu setzen, der beide Lösungen anbietet, damit Sie die für Ihr Unternehmen richtige Lösung finden. Welche Lösung die richtige ist, lässt sich pauschal nicht sagen, beide Alternativen haben ihre Vor- und Nachteile, die hier erläutert werden sollen.

 

On Premise Lösungen gab es schon, als es noch keine Cloud gab. Bei einer On Premise Lösung wird die DMS Software auf den firmeninternen Servern in ihrer eigenen IT-Umgebung installiert. Die Kontrolle über die Hard- und Software liegt dabei genauso bei dem Unternehmen, wie die Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf sowie Wartung, Backups, Monitoring und die damit verbundenen Aufwände und Kosten. Sollte der eigene Server nicht funktionieren, kann es gut sein, dass das komplette System für eine Weile lahmgelegt sein. Auch die Einrichtung von Zugängen aus dem Home Office müssen dann von der eigenen IT übernommen werden, was nicht selten eine Herausforderung darstellt.

 

Cloud Installationen sind die modernere Variante. Aufgrund der positiven Eigenschaften werden Cloud-Lösungen zunehmend von Unternehmen eingesetzt und erleben einen regelrechten Hype. Die Flexibilität, individuelle Skalierbarkeit und umfangreichen Kostenvorteile einer Cloud-Lösung überwiegen die Sicherheit der eigenen Kontrolle, sodass viele Unternehmen eine cloudbasiertes DMS einer On Premise Lösung vorziehen. Nutzer haben durch den browserbasierten Zugang zu Dokumenten und anderen Inhalten die Möglichkeit, arbeitszeit- und arbeitsplatzunabhängig auf ihre gewünschten Unterlagen zuzugreifen. Da die Dokumente zentral auf externen sicheren Servern gespeichert sind, können mehrere Nutzer problemlos an einem gemeinsamen Dokument arbeiten. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen sparen mit einer Cloud-Lösung einiges an Geld und können ihre Kosten besser kalkulieren und budgetieren. Die IT-Landschaft muss nicht regelmäßig erneuert, geupdatet und gewartet werden. Das übernehmen von nun an die Provider der Cloud. Der Haupthindernisgrund bei einer Cloudentscheidung ist das Thema Sicherheit.

 

Zum Thema Sicherheit: Cloud Anbieter (wie t-systems) sind spezialisiert auf die Verwaltung von sensiblen Daten und können nur existieren, wenn Sicherheit an oberster Stelle steht. Seriöse Cloud Anbieter verfügen deshalb immer über gut abgesicherte und regelmäßig überwachte Rechenzentren, Infrastrukturen und Betriebsabläufe. Geschulte und eigens dafür eingestellte Experten für Cybersicherheit überwachen die Unternehmensdaten rund um die Uhr, um die Unternehmensressourcen und -daten aktiv zu schützen.

Üblicherweise bieten Dokumentenmanagement Software Anbieter Ihre Lösung in zwei Installationsoptionen an: On Premise und Cloud.

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Wie führe ich eine Dokumenten Management Software erfolgreich ein?

 

Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement passiert nicht über Nacht und sollte geplant werden. Nach der Entscheidung für einen Anbieter soll es meistens schnelle gehen und die Inbetriebnahme so rasch wie möglich erfolgen. Eine solide und durchdachte Planung sowie eine organisatorische Vorbereitung sind bei der Einführung die entscheidenden Erfolgsfaktoren, um einen reibungslosen und nachhaltigen Einsatz zu gewährleisten.

 

Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren und sie zukünftig digital abbilden wollen, sollten Sie Ihre internen Prozesse zunächst beschreiben, dokumentieren und überprüfen. Bewerten Sie Ihre Prozesse mit einem kritischen Blick. Die bloße Digitalisierung eines analogen Prozesses wird Sie nicht zufriedenstellen, Potentiale bleiben unausgeschöpft. Suchen Sie nach ineffizienten Arbeitsabläufen, um die digitalen Prozesse zu verschlanken und effizienter zu gestalten. Machen Sie sich Gedanken, welche Arbeitsschritte durch ein Dokumentenmanagement auf digitalem und (teil-)automatisierten Weg erledigt oder effizienter gestaltet werden können. Viele Firmen haben interne Prozessexperten, die darauf spezialisiert sind. Falls Sie dies nicht haben, wird sich das Hinzuziehen einer Beratung für Sie auszahlen.

 

Bei der Einführung sollten Sie nicht nur an die Gegenwart, sondern auch an die Zukunft denken: Wie entwickelt sich Ihre Organisation mittel- und langfristig und wie könnte ein DMS bei der Erfüllung der Ziele unterstützen? Wo benötigen Sie das DMS sofort, wo kann es vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt Mehrwerte schaffen?

 

Für das konkrete Projekt sollten Sie intern Ressourcen planen und es nicht neben dem Alltagsgeschäfts herlaufen lassen. Dies führt erfahrungsgemäß zu Stress und ist einem Projekterfolg unzuträglich.

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Wenn Sie mehr über Dokumentenmanagement im Allgemeinen und verschiedene Anwendungsfälle lesen möchten, klicken Sie bitte hier

Wenn Organisationen sich entscheiden, eine Software für das Dokumenten Management zu implementieren, ist es in der Regel eine sehr komplexe Prozedur, überhaupt zu verstehen, was sie von einer digitale Dokumentenverwaltung erwarten. Es gibt ein umfangreiches Angebot an DMS-Software auf dem Markt, und jede ist auf ihre Weise speziell.

 

Als grundlegendes DMS-Archiv wäre das vielleicht bekannteste System „Dropbox“, das für die Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten verwendet wird. Aber die Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten ist nur ein Bruchteil dessen, was eine Dokumentenmanagement bietet. In der modernen Arbeitwelt gibt es eine breite Liste von Anforderungen, die darauf basieren, was die Organisation mit der Lösung tun muss und warum sie sie implementiert.

 

Die Hauptgründe und Funktionalitäten einer Dokumentenverwaltung in Unternehmen und Institutionen sind in der Regel die folgenden:

 

  • Revisionssichere Archivierung: Auf Unternehmensebene wird eine revisionssichere Archivierung von Finanz- und Vertragsdokumenten benötigt.
  • Schnelles Finden: Darüber hinaus besteht häufig die Notwendigkeit, Dokumente effektiv und schnell auf der Grundlage ihres Inhalts, ihrer Klassifizierung, ihres Erstellungs- oder Änderungsdatums zu durchsuchen
  • Zusammenarbeit und Überblick: Versionen von Dokumenten sollten gespeichert werden, um auf frühere Versionen zurückgreifen zu können.

Die meisten Organisationen haben ein sehr klares Bild davon, wer welche Dokumente einsehen kann, und auch diese Benutzer sollten eine ähnliche Zugriffsebene auf Dokumente und Daten des Unternehmens haben. Das heißt, wenn ein Benutzer auf einer Management-Ebene ist, kann er oder sie auf mehr Dokumente und Daten zugreifen als jemand, der gerade als Praktikant in einer bestimmten Abteilung in die Firma eingetreten ist. Natürlich sollten viele Dokumente allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, wie z.B. die Qualitätspolitik, Regeln für die Beantragung von Urlaub, Krankenstand, Firmen-Newsletter usw.

 

Eine gute Dokumentenmanagementlösung für Unternehmen bietet die Möglichkeit, Dokumente über eine Organisation (oder Unterabteilung) zu veröffentlichen und zu aktualisieren.

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