Dokumentenmanagement Software (DMS Software)

Digitale Dateien, Versionierung von Dokumenten, Zusammenarbeit an Dokumenten, Ordnern und Projekten sowie Verbindung mit digitalen Geschäftsprozessen und Workflows.

ShakeSpeare® DMS ist eine revisionssicheres Dokumentenmanagement System zur digitalen Dokumentenverwaltung- und -archivierung, die in kleinen und mittelständischen Unternehmen eingesetzt wird. Die folgenden Funktionen zeichnen die DMS Software aus München aus:

  • Mobil: Zugriff über WEB- und Windows-Interface.
  • Einfach: Integration mit bestehenden Benutzerrollen und Rechteverwaltung
  • Rollen und Rechte: Zugriffsrechte für Dokumenten- und Projektdateien auf der Grundlage von Benutzerrechten innerhalb der Organisation und Integration mit Microsoft Active Directory.
  • Schnelles finden: Erweiterte Suchfunktionalitäten nach Volltext und Schlagworten
  • Intelligent: Integrierte OCR- und Datenerfassungstechnologie (siehe OCR) von ABBYY
  • Zusammenarbeit: Versionierung und Archivierung von Dokumenten
  • Revisionssicher: Auditierbarer Revisionspfad für jedes Dokument, jede Aktion, Änderung und Version
  • Sicher: Verschlüsselung auf mehreren Ebenen
  • Unabhängig: Möglichkeit der Installation in der Cloud oder vor Ort
  • Langlebig: Elektronisches Archiv mit sicheren Sicherungs- und Verschlüsselungsfunktionen
  • Anwenderfreundlich: Live-Support und Anwenderschulung für unsere Kunden
Document Management Software (DMS)

Als Dokumentenmanagementsoftware wird ShakeSpeare® DMS von Regierungseinrichtungen, Banken, Produktions- und Dienstleistungsunternehmen, Rechts-, Compliance-, Revisions- und Qualitätsmanagement-Unternehmen eingesetzt. Unsere kleinsten Kunden sind Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern aus der Dienstleistungsbranche, die nur einen kleinen Teil der Funktionalität nutzen und ShakeSpeare in der Regel als Cloud-Lösung einsetzen, bis hin zu unseren Großkunden – medizinische Einrichtungen mit ~ 10.000 Mitarbeitern, in denen Patientendaten mit einem extrem hohen Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit behandelt werden. Weitere Kunden sind Banken, die Kreditakten ihrer Kunden verwalten, und Anwaltskanzleien, die sensible Kundendaten und Dokumente über ShakeSpeare® bearbeiten.

 

Die DMS Software wir zum sicheren Speichern digitaler Dokumente verwendet und um den BPM-Teil (Workflows, digitale Geschäftsprozesse) der ShakeSpeare-Technologie ergänzt werden. So können digitale Prozesse zur Generierung, Verwaltung, Archivierung und Zusammenarbeit an Dokumenten, die im ShakeSpeare® DMS gespeichert sind, mit einer ganzen Reihe von Automatisierungsmöglichkeiten und der Zusammenarbeit mit externen Organisationen oder Kunden im DMS verwaltet werden.

 

Eine typische Anwendung der Workflow Funktion im Zusammenhand mit dem DMS (Workflow DMS) ist das Rechnungsmanagement in Unternehmen. Die Rechnungen liegen im revisionssicheren DMS und werden über einen digitalen Workflow freigegeben (Rechnungsfreigabe, s. S-Invoice).

 

Auch das Vertragsmanagement ist ein Standardbeispiel: Vertragsdokumente werden revisionssicher gespeichert, über einen Workflow werden Nutzer ein Auslaufen des Vertrags erinnert.

 

In einer höheren Ausbaustufe, z.B. als DMS für Rechtsanwälte lassen sich auch komplexe juristische Dokumente per Mausklick auf der Grundlage von Eingabeparameter nach einer vordefinierten Logik erstellen.

 

Häufig ist das DMS auch mit bereits eingesetzten ERP-Lösungen verbunden, wobei Rechnungen, Verträge oder Bestellungen gespeichert, verknüpft und Daten zu und von solchen Systemen zur Automatisierung und Verwaltung innerhalb des Unternehmens gesendet werden können.

 

Jede ShakeSpeare® DMS-Installation – ganz gleich, ob es sich um eine Standard-Bereitstellung in der Cloud oder um eine on-premise  installiertes fortschrittliches System handelt, das mit anderen Lösungen kommuniziert – ist einfach zu bedienen, zuverlässig und sicher.

 

Die aus dem Gesundheits-, Rechts- und Finanzsektor stammende Technologie wurde mit Blick auf Effizienz und Sicherheit entwickelt, und die gesamte Funktionalität steht jedem Unternehmen zur Verfügung, das sich für ShakeSpeare als DMS seiner Wahl entscheidet.

Vorstellung vereinbaren

1 Step 1
Ihre Privatsphäre ist uns wichtig
keyboard_arrow_leftPrevious
Nextkeyboard_arrow_right
FormCraft - WordPress form builder

PRICING

 

ShakeSpeare® in der Cloud ist ab 149€ / Monat erhältlich und umfasst 10 GB Speicherplatz sowie Lizenzen für 10 Benutzer.

Teilnehmen an einer einleitenden 20 Minuten Webinar

1 Step 1
Ihre Privatsphäre ist uns wichtig
keyboard_arrow_leftPrevious
Nextkeyboard_arrow_right
FormCraft - WordPress form builder

Vorstellung vereinbaren

1 Step 1
Ihre Privatsphäre ist uns wichtig
keyboard_arrow_leftPrevious
Nextkeyboard_arrow_right
FormCraft - WordPress form builder

Wenn Sie mehr über Dokumentenmanagement im Allgemeinen und verschiedene Anwendungsfälle lesen möchten, klicken Sie bitte hier

Wenn Organisationen sich entscheiden, eine Software für das Dokumenten Management zu implementieren, ist es in der Regel eine sehr komplexe Prozedur, überhaupt zu verstehen, was sie von einer digitale Dokumentenverwaltung erwarten. Es gibt ein umfangreiches Angebot an DMS-Software auf dem Markt, und jede ist auf ihre Weise speziell.

 

Als grundlegendes DMS-Archiv wäre das vielleicht bekannteste System „Dropbox“, das für die Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten verwendet wird. Aber die Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten ist nur ein Bruchteil dessen, was eine Dokumentenmanagement bietet. In der modernen Arbeitwelt gibt es eine breite Liste von Anforderungen, die darauf basieren, was die Organisation mit der Lösung tun muss und warum sie sie implementiert.

 

Die Hauptgründe und Funktionalitäten einer Dokumentenverwaltung in Unternehmen und Institutionen sind in der Regel die folgenden:

 

  • Revisionssichere Archivierung: Auf Unternehmensebene wird eine revisionssichere Archivierung von Finanz- und Vertragsdokumenten benötigt.
  • Schnelles Finden: Darüber hinaus besteht häufig die Notwendigkeit, Dokumente effektiv und schnell auf der Grundlage ihres Inhalts, ihrer Klassifizierung, ihres Erstellungs- oder Änderungsdatums zu durchsuchen
  • Zusammenarbeit und Überblick: Versionen von Dokumenten sollten gespeichert werden, um auf frühere Versionen zurückgreifen zu können.

Die meisten Organisationen haben ein sehr klares Bild davon, wer welche Dokumente einsehen kann, und auch diese Benutzer sollten eine ähnliche Zugriffsebene auf Dokumente und Daten des Unternehmens haben. Das heißt, wenn ein Benutzer auf einer Management-Ebene ist, kann er oder sie auf mehr Dokumente und Daten zugreifen als jemand, der gerade als Praktikant in einer bestimmten Abteilung in die Firma eingetreten ist. Natürlich sollten viele Dokumente allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, wie z.B. die Qualitätspolitik, Regeln für die Beantragung von Urlaub, Krankenstand, Firmen-Newsletter usw.

 

Eine gute Dokumentenmanagementlösung für Unternehmen bietet die Möglichkeit, Dokumente über eine Organisation (oder Unterabteilung) zu veröffentlichen und zu aktualisieren.

Zeige mehrZeige weniger

Screenshots

1 Step 1
keyboard_arrow_leftPrevious
Nextkeyboard_arrow_right
FormCraft - WordPress form builder

Wir verwenden Cookies, um Ihnen die beste Online-Erfahrung zu bieten. Mit Ihrer Zustimmung akzeptieren Sie die Verwendung von Cookies in Übereinstimmung mit unseren Cookie-Richtlinien.

Privacy Settings saved!
Datenschutz-Einstellungen

Wenn Sie eine Website besuchen, kann sie Informationen über Ihren Browser speichern oder abrufen, meist in Form von Cookies. Steuern Sie hier Ihre persönlichen Cookie-Dienste.

Diese Cookies werden über unsere Website von unseren Werbepartnern gesetzt.

Wir verwenden HotJar, um zu verfolgen, was die Benutzer auf dieser Website anklicken und sich damit beschäftigen.
  • _hjClosedSurveyInvites
  • _hjDonePolls
  • _hjMinimizedPolls
  • _hjDoneTestersWidgets
  • _hjMinimizedTestersWidgets
  • _hjIncludedInSample
  • 1P_JAR

Wir nutzen Facebook, um Verbindungen zu Social-Media-Kanälen zu verfolgen.
  • m_pixel_ratio
  • presence
  • sb
  • wd
  • xs
  • fr
  • tr
  • c_user
  • datr

Alle Cookies ablehnen
Alle Cookies akzeptieren